領収書の書き方|記載内容・但し書の意味・印紙の有無

公開日:2019年07月06日
最終更新日:2019年10月15日

目次

  1. 領収書とは
    • 領収書は求められたら発行する義務がある
    • レシートとの違い
    • 受領書も領収書になる
    • 印紙の貼付が必要なケース
    • 但し書の意味
    • 再発行する時の注意点
  2. 領収書の書き方
    • 1.タイトル
    • 2.宛名
    • 3.日付
    • 4.金額
    • 5.但し書
    • 6.発行者
    • 7.収入印紙
  3. 会計ソフトの利用
    • 一括管理できる
  4. まとめ

領収書は、仕入や売上などの大事な商取引で発行されるものであり、後で「支払った」「支払われていない」などのトラブルを防ぐという意味でも、大変重要です。
発行する際には、必要な事項がきちんと記載されているか、しっかり確認するようにしましょう。

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領収書とは

領収書とは、支払ったこと(支払われたこと)を証明するために、代金を受け取った人が発行する証憑です。

たとえば、売買の時に領収書を受け取っていれば、買った側は「すでに支払いは済んでいる」ということを主張することができます。
しかし、領収書がないと「支払が済んでいるのかどうか」などのトラブルが起こった時に証拠とできるものがなく、二重に支払わなければならなくなることもあります。

つまり、支払う側からみれば、自分が支払ったことについて証明することができ、受け取る側からみれば、自分が受け取ったことを証明することができるため、二重払いなどのトラブルを防ぐ効果があります。

領収書は求められたら発行する義務がある

領収書は、必ず発行しなければならないというものではありません。
しかし、民法486条には「弁済をした者は、弁済を受領した者に対して受取証書の交付を請求することができる」と規定されています。
つまり、支払った側が領収書を求めた時には、発行をしなければならない義務があります。
領収書は、期日通りに支払いをしたという証拠になるものですから、「領収書と引き換えでなければ、支払をしない」と主張することもできます。

レシートとの違い

領収書をもらうのを忘れて、レシートしかないというケースもあるでしょう。
領収書は、宛名を記載してもらうことが基本ですが、レシートを経費の証明として使うこともできます。その場合には、その費用が事業に関連するかどうかが判断できるようにしておくことが大切です。そのため、宛名がなくても店名・発行日・商品内容・金額が書いてあれば、領収書の代わりとして使用することができます。

受領書も領収書になる

領収書は、金銭だけでなく書類や商品の受け渡しなどの時にも発行され、この時には「受領書」という名前になります。
つまり、領収書は、取引明細書、受領書など、「債務の弁済を受けたこと」が明確に記載されていれば、領収書と同じ法的な意味を持つことになります。

印紙の貼付が必要なケース

領収書は、金額に応じて収入印紙が必要です。

収入印紙とは、国が発行する証票で、手数料や税金、罰金の納付のために利用されます。ただし、領収書の場合には、5万円未満は印紙税がかからないので、収入印紙は不要です。

金額が5万円以上の場合には、印紙を貼る必要があるわけですが、この時消費税の取扱については注意が必要です。たとえば、税抜で5万円以下の場合で税込みにすると5万円以上になるケースです。この場合には、5万円を超える金額を受領金額として記載する場合には、印紙を貼る必要があります。
しかし、消費税額が明らかになる場合には、その消費税額等は印紙税の記載金額に含めないでよいことになります。つまり48,000円の受領金額を「51,840円(但、うち消費税3840円)と記載すれば、印紙を貼る必要はなくなります。

但し書の意味

領収書に「但し、商品代金として」など、但し書をすることがあります。
この但し書には、何に対して支払ったのかということを明確にする意味があります。
たとえば、経費として処理した時には但し書に商品名やサービス名が書かれていれば、何を購入したのかが分かりますので、経理作業の効率化にもつながります。
また、税務調査の時にも、しっかり説明することができるので安心です。

再発行する時の注意点

領収書を紛失したとして、領収書の再発行を依頼されることがあります。
しかし再発行すると、相手方に領収書を不正使用されるリスクがあるため注意が必要です。
したがって、再発行をする際には、領収書に「再発行」という表示を入れ、日付は再発行をする日を記入します。こうすることで、領収書を二重に発行したわけではないということを証明することができるからです。

「再発行」と表示しないと、お金を二重に受け取ったとして経費の水増しなどの不正利用されることもありますので注意しましょう。

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領収書の書き方

領収書は、用紙や大きさや形状に決まりがある訳ではないため、特別な書き方がある訳ではありません。
しかし、領収書が取引上の重要な証憑であることから考えれば、最低限、「タイトル」「金額」「日付」「発行者の氏名」「押印」「宛名」「但し書」の6つは記載するのがよいでしょう。
これらの事項を記載しておくことで、「いつ、誰が、誰に対して、いくら支払った」という事実を明確にすることができます。

1.タイトル

まず、この証憑が「領収書」であることを表記します。

2.宛名

原則として、誰宛てか特定できない「上様」という書き方は避けましょう。また、社名を(株)と省略することもNGです。必ず正式な名称を記入します。

3.日付

発行日を記入します。

4.金額

金額を記入する時には、改ざんを防ぐために以下のルールを守ります。
①冒頭に「¥」をつける。
②3桁ごとに「,」をつける。
③末尾に「-」をつける。

5.但し書

但し書は必ず必要というわけではありませんが、何の代金なのかを明確にするためにも記載しておいた方がよいでしょう。
記入する際には「品代」ではなく「書籍代」「PC代」など、具体的に記入します。

6.発行者

発行社名とその住所、連絡先を記入します。

7.収入印紙

5万円以上の場合には、収入印紙を貼ります。
貼付するのは、領収書を発行する側です。

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会計ソフトの利用

会計ソフトfreeeでは、日々の仕訳作業を簡単に行うことができるだけでなく、お金を受け取った際に領収書を作成することができます。
領収書を作成する根拠となる取引(一般的には売上となる取引)を作成する場合と、支払者に対する領収書のみ発行する場合を選択することもでき、効率よく領収書を作成することができます。

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一括管理できる

作成した見積書、納品書、請求書、領収書などは、一覧でその送信状況や入金状況を確認できます。

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まとめ

  • 領収書とは、商品やサービスなどの代金を受け取った人が発行する証憑。
  • レシートを経費の証明として使うこともできる。
  • 金額が5万円以上の場合には、印紙を貼る必要がある。

以上、領収書の書き方や記載のルール、印紙が必要なケースなどについてご紹介しました。領収書やレシートは、仕入や売上などの大切な取引で発行されるものであり、後々のトラブルを回避するためにも大変重要な証憑です。
効率的に作成し管理するためにも、「会計ソフトfreee」を上手に利用してください。

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