クラウド会計ソフトで会社の経理を自動化する方法

公開日:2018年08月01日
最終更新日:2019年04月02日

目次

  1. クラウド会計とは
    • 従来の会計ソフトとの違い
  2. 日々の経理作業はどう変わるか
    • 金融機関データと連携してさらに効率アップ
    • 自動仕訳のルール設定で事務量の削減
    • 請求書の発行事務量の削減
    • 未決済取引の管理と消込
  3. 経営分析はどう変わるか
    • タイムリーな経営分析が可能に
    • 取引のチェックもスムーズ
  4. 決算作業はどう変わるか
    • 確認作業と期末の登録だけでOK
    • 不一致があれば修正対応する
    • 固定資産と在庫の棚卸も自動仕訳が可能に
    • 税務申告業務もスムーズ
    • 勘定科目内訳書、事業概況書の作成
  5. まとめ

この記事のポイント

  • クラウド会計ソフトを活用することで経理業務の事務量を大幅に削減できる。
  • 学習機能があるので、使えば使うほど事務量を削減することができる。
  • 会計情報は常に最新の状態なので、タイムリーに経営分析ができる。

 

クラウド会計とは、インストールなしで今すぐ使える会計ソフトです。
「クラウド」とは「クラウド・コンピューティング」の略で、インターネット上のサービスの1つです。身近な例で言うと、GmailやHotmail、Dropboxなどがクラウドの代表例です。
従来の会計ソフトとは違い、インストールする必要がなく、パソコン、スマホ、タブレットなどの媒体から、ID・パスワードを入力するだけで、いつでも最新の状態を確認することができます。

クラウド会計のメリットは多々ありますが、もっとも大きいメリットのひとつが「経理業務の効率化」です。煩雑な記帳業務はほぼ自動化することができますので、「事務量がこれまでの1/3、1/5になった」「会計管理がスムーズになった」というユーザーも少なくありません。

ここでは、クラウド会計で会社の経理を自動化し、効率アップする方法をご紹介します。

クラウド会計とは

クラウド会計とは、インターネット上のサーバから提供されるサービスのひとつで、クラウドの代表例としては、GmailやHotmail、Dropboxを挙げることができます。
会計ソフトをインターネット上で使用しデータを保存することができるので、インストールする必要がなく、パソコン、スマホ、タブレットなどの媒体から、ID・パスワードを入力するだけで、いつでも最新の状態を確認することができます。

従来の会計ソフトとの違い

前述したとおり、クラウド会計は、従来の会計ソフトと違いインストールする必要がありません。
ID・パスワードを入力すれば、パソコンやスマホなど、端末を選ばずいつでもどこからでも、複数人が同時に最新の状態にアクセスすることができます。
タイムリーに財務分析情報が入手できるため、迅速に経営上の意思決定を行うことが可能となります。
簿記の「勘定科目」「貸方借方」などの用語が分からなくても、すぐに利用をすることができますし、日々の記帳業務などをほぼ自動化することができるので、事務量を大幅に削減することができ、事務量が減る分入力ミスも減らすことができます。

日々の経理作業はどう変わるか

クラウド会計ソフトは、上手に活用することで経理業務の事務量を大幅に削減することができます。
従来の会計ソフトだと、日付、勘定科目、金額、摘要欄を入力してやっと1つの取引入力が完了しますが、クラウド会計ソフトは、これらの作業をほとんど行う必要がなくなります。
クラウド会計は学習機能があるので、日付、内容、金額を取り込んでおけば、翌月からはこれらの作業が自動で行われるようになるからです。
学習機能を備えているので、利用すればするほど経理業務の効率をアップすることができますし、
さらに、頻繁に行われる税制改正などが自動的に反映されるので、ソフトのバージョンアップも必要なくなります。

金融機関データと連携してさらに効率アップ

従来の会計ソフトは、端末にインストールして使用するため、銀行やクレジットカードの取引を入力する際には、通帳などのデータを取り寄せ、手作業で入力しなければなりません。
しかし、クラウド会計はインターネットのサーバにデータが蓄積されるので、銀行やクレジットカードの取引データをインターネット上で、自動で会計情報に取り込み仕訳を作成する機能があるので、記帳業務の作業がほぼなくなり、会社の最新の業績を常に把握することができるようになります。「もっと早く使えば良かった」という声が最も多い、大きなメリットのひとつです。

自動仕訳のルール設定で事務量の削減

従来の会計ソフトでは、1つ1つの取引を、手入力で仕訳し入力していくことになります。しかし、クラウド会計では自動仕訳のルールを設定することができます。
「自動仕訳のルールの設定」とは、金融機関の明細等から一度仕訳を作成したものに関しては、「A社からの入金は売上」などルールを設定してクラウド会計に記憶させることによって翌月からは自動で仕訳を生成することができる仕組みです。
この自動仕訳のルールを設定することにより、仕訳作業はほぼ自動化することができるようになります。つまり、使えば使うほど事務量を削減することができるようになるというわけです。

請求書の発行事務量の削減

請求書の発行は売上先が多ければ多いほど手間になる業務であり、省力化したい業務の一つといえます。従来の会計ソフトには、請求書の作成機能がないものがほとんどで、あるとしても、紙やデータで一つ一つ仕上げて得意先に郵送やメールで送らなければなりません。

しかし、クラウド型の請求書作成ソフトとクラウド会計ソフトを連携すれば、請求書業務からクラウド会計ソフトへの入力まで、スムーズに処理することができるようになります。
請求書の発行で築盛された請求データを、取込ボタンを押すことで、クラウド会計ソフトに「売掛金/売上」の仕訳が転記されるという機能もあり、事務量をさらに削減することが可能です。
さらに請求書だけでなく見積書、領収証、納品書など、実際の取引の流れに沿ってさまざまな形態で書類を作成することができます。

未決済取引の管理と消込

請求書を発行した後は、取引先からの入金状況を管理し、入金があった際には、会計ソフト上の債権と消し込みを行わなければなりません。一般の会計ソフトの場合は、この一連の流れを手作業で行わなければなりません。

しかし、クラウド会計を使用した場合、金融機関の口座と会計ソフトが連携しているため、取引先から入金があれば、リアルタイムで会計情報に反映されます。
入金管理に手間がかからなくなるので、効率よく業務を進めることが可能となります。

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経営分析はどう変わるか

忙しい経営者にとっては、即時に経営数字を把握することができるというのも、大きなメリットのひとつです。
「資金繰りは問題ないか」「儲かっているか」「取引先からの振込は完了しているか」など、銀行にわざわざ行かなくても、すぐにパソコンやスマホで確認することができます。
クラウド会計を利用することで、日次に業績を把握し問題があれば迅速にその対応策を検討することができるようになります。

タイムリーな経営分析が可能に

従来の会計ソフトの場合は、「正確な決算書を作成する」という目的だけでも相当手間がかかりますし、正しい決算書を作成するということが目的となってしまい、その後の経営分析に時間をかける余裕がほとんどありませんでした。いわゆる「どんぶり勘定」で経営判断を行う場合も多かったのです。
しかしクラウド会計では、決算書作成までの工数を大幅に削減することができますし、会社の状況について、正確な数字に基づいた経営判断を行うことができるようになります。
損益計算書の月次推移・貸借対照表の月次推移も簡単に確認できるようになりますし、多種多様なレポートでさまざまな視点から経営状況を分析することができます。
また、会計情報は常に最新の状態なので、「資金繰りを予想できず、ぎりぎりになってから資金調達をする」といったこともなく、早目早目に資金繰り対策を行うことも可能となります。

取引のチェックもスムーズ

前述した通り、クラウド会計ソフトで銀行口座やクレジット情報と自動連携することで、すぐに取引を会計情報に反映させ、内容をチェックすることができます。
入力ミスが減るだけでなく、取引情報をリアルタイムで把握することができるので、のチェックの適時性という観点からもクラウド会計は優れており、業務の効率化につながります。

決算作業はどう変わるか

会計期末に経営者を悩ませる決算作業ですが、クラウド会計ソフトを導入すると、決算作業の事務量も大幅に削減することができます。

確認作業と期末の登録だけでOK

基本的に期中の取引においては、銀行にかかる入出金取引などは自動で仕訳を生成し、蓄積しています。したがって、設定の方法に誤りがなく正しく処理されていれば、通常の決算で良く経営者を悩ませる漏れやダブリなどはほとんど発生しません。
ですから期中作業に関しては、確認作業を行うだけで済むことになります。

なお期末だけに行うべき処理については、それぞれ登録作業が必要です。
例えば、棚卸の結果を会計に反映させることによって売上原価を確定させる処理や固定資産の減価償却の計上などです(※後述)。これらの作業については、それぞれ登録作業を行うことによって、自動で期末に仕訳が生成されるようになります。

不一致があれば修正対応する

クラウド会計はほぼ自動で記帳が行われますが、たまに設定ミスなどで適切でない仕訳が行われ、処理されていることもあります。
決算作業の際には、会社の中の各種データとの不一致があるか確認することが必要です。そして、万が一不一致があった場合はそれを修正し仕訳をレビューして対応します。

固定資産と在庫の棚卸も自動仕訳が可能に

固定資産は期末に減価償却を行う必要がありますが、前もって登録作業(取得原価、耐用年数、減価償却方法、事業供用開始日)を行えば、期末には自動で会計仕訳が生成されます。
また、在庫がある場合には期末に期首の在庫を費用化し、期末の在庫を費用から控除(差し引く)して売上原価を確定させなければなりません。
しかし、クラウド会計ソフトでは月末または決算期末に未販売の商品残高を入力するだけで、自動で在庫にかかる仕訳を生成してくれます。

税務申告業務もスムーズ

決算書を作成したら、法人税等の申告を行わなければなりません。クラウド会計ソフトを利用することで、この申告書の作成もスムーズに行うことができるようになります。

従来は、会計ソフトと申告ソフトが別々だったため、申告書を作成するためにはそれぞれのソフトで、ひとつひとつの項目を確認する……という、非常に大変な作業を行う必要がありました。

しかし、クラウド会計ソフトを利用すれば、今までのような面倒な作業を解消され、会計ソフトのデータは自動で取り込み、申告書作成を自動で行ってくれます。また、ガイド機能も充実しているので、スムーズに正確な申告書を作成することが可能となります。

勘定科目内訳書、事業概況書の作成

勘定科目内訳書、事業概況書は、税務申告の際に必ず提出が必要になるものですが、これらの書類は非常に内容が多岐にわたっていて、税務申告業務の際の手間を煩わせるものでした。しかし、クラウド会計ソフトを利用することで、これらの書類もスムーズに作成することができますので、税務申告業務の工数を大幅に削減することができるようになります。

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まとめ

以上、クラウド会計を利用して、会社の経理を自動化し効率化する方法をご紹介しました。

これまで述べてきたように、クラウド会計を導入すると、非常に効率的に経理業務を進めることが可能となります。
もちろん会計ソフトを利用するだけでなく、書類作成や申告、月次決算などでは税理士と連携をとりサポートやアドバイスを受けることは大変重要です。
しかしその際にも、税理士に「この仕訳は正しいか」「この書類で問題ないか」といった点に時間をかけるのではなく、財務、税務の計画を立てることに時間を使えるようになるのは、大きなメリットといえるでしょう。

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