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従業員の入退社時の手続きとは

従業員の入退社時には、さまざまな手続きが必要です。

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従業員の入社時
従業員が新たに入社したときには、社会保険の加入手続きが必要です。
社会保険とは、健康保険、介護保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険の5つがあります。
健康保険と厚生年金保険は、年金事務所で、雇用保険はハローワークで手続きを行います。
ただし、従業員によっては加入できない場合もありますので注意が必要です。

従業員の退社時
従業員の退社時には、入社時とは反対に社会保険の脱退の手続きが必要です。これを「資格喪失」といいます。健康保険と厚生年金保険の資格喪失手続きでは、従業員の健康保険被保険者証を回収し、年金事務所に返却するほか、雇用保険の資格喪失の際には離職票を発行する作業も必要となります。

退職金を支給したときには、所得税と住民税の計算を行います。退職金はほかの所得と合算しない「分離課税」であるため、給与や賞与とは別に退職金だけで税金の計算を行います。
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従業員の入社時の手続きのポイント

従業員の入社時には、社会保険（健康保険と厚生年金保険）や雇用保険の加入手続きが必要です。
この手続きは、「従業員が独身なのか家族なのか」「従業員が正社員なのか、アルバイトなのか」といった個々の事情によって変わります。
そのため従業員が入社したら、まずその従業員が加入基準を満たしているかを確認します。

なお、入社手続きで最も優先すべき手続きが従業員の健康保険被保険者証の交付です。
この手続きが遅れると、健康保険適用で診察を受けることができません。
医療機関ですでに治療を受けているなど、すぐに健康保険被保険者証が必要な従業員がいる場合には「健康保険被保険者資格証明書」という書面を発行します。これは、健康保険被保険者証の代わりに使用することができます。

そのほか、従業員本人からは、本人だけでなく扶養する家族のマイナンバーや住民票が必要になることもあります。必要な書類や手続きについては、社会保険労務士のサポートを受けることをおすすめします。

従業員の退社時の手続きのポイント

従業員の退社時には、入社時とは反対に社会保険の脱退の手続きが必要です。
従業員が退職した後では、健康保険被保険者証の回収や、退職時の手続きに必要な情報の聞き取りなどの、退職手続きが難しくなります。
したがって従業員の退職が決まったら、手続きに必要な書類や情報を収集できるよう準備を進めておきます。

退職時の健康保険と厚生年金保険の喪失手続きは、従業員が退職した日から5日以内に行います。
協会けんぽに加入している事業所は、健康保険と厚生年金保険の喪失手続きを同時に行うことができますが、健康保険組合に加入している事業所は、別々に行う必要があります。
このとき、従業員と被扶養者の健康保険被保険者証を返却します。

また、注意したいのが雇用保険の資格喪失手続きです。
雇用保険に加入している被保険者は、会社を退職すると失業等給付を受給することができます。
失業等給付とは、雇用保険の被保険者が失業したときや雇用の継続が難しいと判断されるときなどに生活や雇用の安定のために雇用保険から支給される給付金をいいます。
雇用保険の資格喪失手続きは退職日の翌々日から起算して10日以内に行う必要があります。

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社労士に依頼するメリット

給与計算や入退社に伴う社会保険や労働保険の手続き、労災申請等、日々発生する人事・労務に関する煩雑な業務については、「freee人事労務」を導入したり、手続きを社労士にアウトソーシングすることで、大幅に業務を効率化させ、加えて人件費削減を実現することができます。

社労士によるサポート

社会保険労務士には、入退社した従業員の手続き以外にも下記のような業務を依頼することができます。
社労士にアウトソーシングすることで大幅に工数を削減することができます。

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・毎月の給与計算代行
・入退社した従業員の手続き
・年末調整
・健康診断の案内
・「freee人事労務」の導入
・「クラウド会計ソフト freee会計」の導入
・残業アラート
・人事マスタの管理・変更
・勤怠データの集計・管理
・パワハラ、セクハラ等のハラスメント窓口
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