請求書の督促状の書き方

公開日:2019年11月06日
最終更新日:2019年11月06日

目次

  1. 請求書とは
    • 請求書は「重要書類」
  2. 請求書の督促状発行のスケジュール
    • (1)請求書を発行する
    • (2)督促状を発行する
    • (3)2度目の督促状を発行する
    • (4)内容証明郵便
    • (5)法定手段、少額訴訟
  3. まとめ
    • 税理士をお探しの方

この記事のポイント

  • 督促状とは、いわば、2度目、3度目の請求書のようなもの。
  • 売掛金の消滅時効に注意して、請求書や督促状は迅速に手続きを行うことが大切。
  • 督促状を2、3回送付しても効果がない場合は少額訴訟などの法的手段も検討する。

 

請求書の督促状とは、いわば、2度目、3度目の請求書のようなものです。
代金を確実に回収し予定通り入金されることは、事業を安定的に継続させるために必要不可欠なことです。
しかし、それでも入金の遅れが発生した場合には、担当者や責任者にすぐに確認し、督促状や内容証明書を送付して入金を促したり、少額訴訟に進んだりすることがあります。
売掛金には時効があるので、これらの作業は迅速に行う必要があります。

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請求書とは

請求書とは、取引した相手に商品やサービス代金を請求するために、注文内容や単価、合計金額、支払い方法や振込先などを記載した書類のことです。
消費税法では、請求書について「消費税の仕入税額控除を受けるためには、課税仕入れなどに関する帳簿及び請求書等を保存しなければならない」とし、税務調査のときには請求書をすぐに提示できる状態にしておくことが必要としています。
なお、請求書の記載事項については以下を記載すべきとしています。

1. 書類作成者の氏名又は名称
2. 取引年月日
3. 取引内容
4. 取引金額(税込)
5. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

※ 小売業、飲食店業、写真業、旅行業等を営む事業者は、上記の5について省略することができます。

請求書は「重要書類」

請求書は、請求するということ以外にも大変重要な意味を持つ書類です。
たとえば、間違えて甲社という取引先に乙社の請求書を送ってしまったら、甲社に乙社との取引条件を知られてしまうことになってしまいます。
しかも、もし乙社との取引で値引きしていた場合などは、後日甲社との間で思わぬトラブルに発展することもあるのです。
ですから、請求書を送付する際には、請求書の内容だけでなく、宛先にも十分注意して正確に確実に相手方に届くように万全の注意を払いましょう。

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請求書の督促状発行のスケジュール

請求書を送付するタイミングは、取引の形態によって異なります。
卸売業や事務代行など、継続的に取引を続けている場合には、取引先との契約で決められた締め日と支払日に基づいて毎月決められたスケジュールで作成します。
これに対して、建設業やソフトウェア開発業など、契約の際に仕様がきめられてそれに合わせて完成し納品する「受託請負型」の取引である場合には、請求書発行のタイミングは契約で業務開始前か、業務終了後か決められている場合がほとんどです。

業務開始前
取引先との契約後、着手金を受取る取決めがある場合には、契約締結後すみやかに作成します。なお、中間金を受取る取決めがある場合もあります。

業務開始後
検収書の受領、または担当者から業務完了の報告書を受けた際にすみやかに作成します。

(1)請求書を発行する

まずは、期日通りに入金してもらうよう、請求書を発行します。
請求書は、担当者や決裁者の承認員が必要になることがあります。
したがって、発送日の10日前には作成し、承認印をもらってから発送するようにしましょう。

① 発送の10日前: 請求書の作成
発送の10日前に請求内容を確認して請求書を作成します。

② 発送5日前:承認印をもら
必要に応じて、営業担当者や決裁者の承認印をもらいます。承認印は、発送の5日前までには依頼しておくようにしましょう。

③ 請求書の発送

「請求書の書き方|請求書作成のテンプレートやマナーなど」を読む

なお、請求書を送付する際には、添え状などのほか、業務内容に応じて請求書明細や会社からのお知らせなどの資料を同封することもあります。

請求書明細
請求書とは別に請求明細を入れるケースもあります。たとえは、派遣社員の業務についての請求書を送付する場合です。
その場合は、業務日誌のような書式の請求書明細が必要となる場合があります。

会社からのお知らせ
請求書を送付する際に、新商品の案内などの資料を同封するのもおすすめです。別途送付するより請求書と同封したほうが送料も節約できますし、DMを単独で送るよりも相手の目に触れる可能性が高くなるというメリットもあります。

(2)督促状を発行する

何らかの事情で相手方からの振込みが遅れていて、督促しなければならないことがあります。督促する場合でも、メールの件名などに督促と書くのは避けて、丁寧で誠意ある対応を心がけるようにして、相手が払ってくれないことでこちらが困っていることを丁寧に伝えるようにしましょう。

商品代金のお支払について
拝啓 時下益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。
 さて、6月2日付でご購入いただきました弊社商品「〇〇」につきまして、7月20日付にて商品代金の御請求(請求書番号123)をさせていただきましたが、支払期限の8月31日を1週間経過した本日にいたっても、いまだにご送金の確認がとれておりません。
 つきましては、来る9月30日までにお振込みいただきますようお願い申し上げます。
 なお、本状と行き違いに既にお振込みいただいきました節は、悪しからずご容赦くださいますようお願いいたします。
まずは取り急ぎ商品代金のお支払をお願いしたくご連絡をさせていただきました。
引き続き今後ともどうぞよろしくお願い致します。
敬具

(3)2度目の督促状を発行する

相手に督促をしたにもかかわらず相手が応じてくれないなど、再督促状を送付しなければならなくなるケースもあります。その場合には、緊急性のある督促であることをあらわすために、前文を省略して1度目の督促状より、厳しい文面で支払いを促します。

また、相手が応じてくれなかった経緯を述べ、法的手段を取らざるを得ないことも明記しましょう。ただし法的手段に出た場合には、督促状が重要な証拠として使われるため、脅迫にならないように言葉遣いには慎重になる必要があります。

商品代金のお支払について
前略 6月2日付でご購入いただきました弊社商品「〇〇」につきまして、7月20日付にて商品代金の御請求(請求書番号123)をさせていただきました、支払期限の8月31日を3か月あまり経過しても、いまだにご入金の確認ができておりません。
この間、再三にわたって電話および書面にてお支払いをお願いしてまいりましたが、何のご回答もいただけませんでした。
 つきましては、○月○日までに必ずご送金くださいますようお願い申し上げます。ご送金いただけない場合、誠に遺憾ではありますが、弊社といたしましても法的手段を取らざるを得ませんことをご承知おきください。
 なお、本状と入れ違いにご送金いただきました節は何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。
以上、よろしくお願い申し上げます。
早々

(4)内容証明郵便

督促状を2度、3度送付しても入金がされない場合には、普通郵便ではなく、内容証明郵便で送付する催告書である「内容証明郵便」の送付を検討しましょう。
内容証明郵便とは、郵便局が内容を証明してくれるもので、法的手段に訴える前の段階では、これが最終勧告となります。

(5)法定手段、少額訴訟

督促状や内容証明郵便を送付しても、まだ入金がされない場合には、簡易裁判所に調停手続きを申し立てます。しかし、調停が成立しない場合には訴訟になります。
訴訟となった時には、売掛金の消滅時効(5年)に注意が必要です。
なお、未回収金額が60万円以下であれば、裁判所で1日で結審する「少額訴訟制度」の利用も検討すると良いでしょう。

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まとめ

請求書の督促状を送付するには、気が進まないことではありますが、入金の遅れは、資金繰りに大きな影響が及ぶこともあります。また、督促状を送付せずに時間が経ってしまえば、5年で消滅時効にかかり、その後は請求をすることができなくなってしまいます。

また、掛け取引による売上代金を買い取って、代金の回収を実行する「ファクタリング会社」の利用も効果的です。ただし、債権を買い取るファクタリング会社は、貸倒れリスクを負うことになるので、譲渡する時に多額の手数料をとられることになります。

いずれにせよ、売掛金の回収が困難な場合には、税理士や弁護士に相談し早急にアドバイスを求めることをおすすめします。

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