就業規則に記載すべき内容と運用ポイント

この記事のポイント

• 就業規則は、常時10人以上の従業員を雇用している場合に作成する義務がある。
• 就業規則の記載事項は、絶対的記載事項・相対的必要記載事項・任意的記載事項がある。
• 作成した就業規則は、所轄の労働基準監督 署長に届け出なければならない。

就業規則とは、始業時刻と就業規則、休憩時間などの労働時間や賃金の決定法や計算方法、退職事由とその手続きや解雇事由など、従業員が会社で働くうえでのルールをまとめたものです。

就業規則は、常時10人以上の従業員を雇用している場合には、必ず作成しなければなりません。しかし従業員が9人以下の会社でも、後々のトラブル防止のためには就業規則を定めておく方がよいでしょう。

就業規則は会社のルールブック

就業規則とは、賃金や労働時間、休憩時間、休日などの労働条件や、会社のルールなどを定めて文書化したものです。
会社によっては、インターネットからダウンロードした就業規則をそのまま使っているケースもありますが、就業規則は、会社の規則や業種、雇用形態によって盛り込むべき内容が異なりますので、自社の状況に合った就業規則を作成することが大切です。

（1）就業規則の作成義務のある会社の要件

就業規則は、すべての会社が作成しなければならないというわけではありません。
就業規則を作成する義務があるのは、常時10人以上の労働者を使用する使用者（会社や個人事業主など）です。

労働基準法第89条では、常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し行政官庁に届けなければならない旨について規定しています。
「常時10人以上」とは、正社員以外のパートやアルバイトなども含み、行政官庁とは、常時10人を使用する事業場を管轄する労働基準監督署長をいいます。

なお、労働基準法では「10人以上」と定められてはいますが、従業員が9人以下の会社でも就業規則は作成した方がよいでしょう。
労使間で労働条件をめぐってトラブルが起こった時などに、就業規則があれば「うちの会社は、このようなルールがある」と双方で確認することができるからです。
また従業員が9人以下でも、最低限守るべきルールは必要です。出社も退社も各人の自由で何の規定もなければ、業務の効率が上がりませんし、出勤日や休日の定めがなければ、誰がいつ出社してくるかも分かりません。
したがって、従業員の人数に関わらず、就業規則はぜひ作成することをおすすめします。

（2）就業規則の記載事項

就業規則に盛り込む事項については、労使トラブルに発展しやすい労働条件を明確にするために必ず記載する事項（絶対的記載事項）と、記載する義務はなくても定める場合には記載が必要な事項（相対的必要記載事項）と、任意に記載する任意的記載事項があります。

（3）厚生労働省のモデル就業規則（令和3年4月）

厚生労働省労働基準局監督課では、就業規則に記載する事項について、モデル就業規則を発表しています。

モデル就業規則では、「採用・異動等」「服務規律」「休暇等」「賃金」「欠勤等の扱い」「退職及び解雇」「退職金」「安全衛生及び災害補償」「職業訓練」「表彰及び制裁」「無期労働契約への転換」「公益通報者保護」「副業・兼業」について各条項が規定されています。
就業規則は、自社の状況に応じた内容を盛り込むべきですが、始業時間および就業時間、休憩時間、休日、休暇、交代勤務（シフト勤務など）の場合の終業時転換に関する事項などの絶対的記載事項や、後々トラブルに発展しやすい服務規律などについては、参考にすることをおすすめします。

参照：厚生労働省「モデル就業規則について」

就業規則の運用ポイント

従業員が10人以上の会社は、就業規則を作成する義務があり、作成した就業規則は、労働基準監督署に届け出ることが必要です。
その際には、労働組合や従業員代表による意見書を添付する必要があります。なお、就業規則を変更する時には、「就業規則変更届」と意見書の提出が必要です。
また、従業員への周知を徹底することも求められています。

また、就業規則は、ただ作成すればよいというものではありません。
就業規則を作成したら従業員の代表者から意見を聞き、意見書とともに労働基準監督署長に届け出る必要がありますし、受理された就業規則は、誰でも閲覧できるような状態にしておかなければ効力を持ちません。

（1）従業員の代表者の意見を聞く

就業規則の届出の際には、就業規則と一緒に「意見書」を添付します。
この意見書とは、就業規則の内容に対して、従業員の代表者（従業員の過半数を代表して選ばれた管理監督者の立場ではない人か、または従業員の過半数が入る労働組合の意見を書面にしたものです。

意見書を作成する際には、従業員代表もしくは労働組合に就業規則の内容を説明して、内容に対する意見を記載します。
なお、パート従業員に適用される就業規則を作成・変更する際には、労働者代表が正社員であったとしても、パート労働者を代表する者の意見書が必要です（パートタイム労働法）。
従業員代表などの意見を聴取しなかった時には、労働基準法違反となり罰金の対象となります。

（2）周知の徹底が必要不可欠

就業規則は、従業員への周知を徹底することが求められます（労働基準法106条）。
社内や各作業場の見やすい場所に常時備え付けたり、書面で従業員に交付したり、社内LAN内のフォルダに格納しておくなどの工夫をして、職場に十分周知しなければなりません。この周知を徹底することで、ようやく就業規則の効力が認められるようになり、従業員に命じることができるようになります。

たとえば、従業員を懲戒処分しようとしても、従業員から「就業規則など見たことがない」と指摘されると、使用者と労働者の間の労働条件が不十分となり、懲戒処分が否定されてしまう可能性もありますから、注意が必要です。

（3）就業規則は適宜見直しすべき

就業規則は、1度作成すればそれで終わりというわけではありません。
１年に１度は、会社の状況や、法改正・社会動向・裁判例などに沿って内容を見直すことが必要です。
労務に関係する法律は、毎年のように改正が行われているため、就業規則のなかで法令に反する内容は、無効・違反となってしまいますので、注意しましょう。

（4）変更した時には届出が必要

就業規則を変更する時には、就業規則変更届と意見書の提出が必要です。
変更する際にも従業員代表などの意見書が必要であり、意見を聴取しなかった時には、就業規則の作成時と同様に、労働基準法違反となり罰金の対象となります。

（5）不利益変更の際の注意点

経営状態の悪化などの理由で、労働条件を下げざるを得なくなり、就業規則を変更することもあるでしょう。しかし、それが従業員にとって不利益な変更となる場合には、原則として事前に従業員の個別の同意が必要です。
また、時間外労働や変形労働制などを変更する場合には、労使協定を締結する必要があります。

まとめ

以上、就業規則の届出や記載内容、運用するうえで注意したいポイントなどについてご紹介しました。
就業規則は10人以上の従業員を雇用している事業場では必ず作成する必要があります。また、盛り込むべき内容について自己流でアレンジしたりすると、後々トラブルに発展する可能性があります。社会保険労務士などの専門家と相談しながら、自社に最適な就業規則を作成するようにしましょう。

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