会計ソフトって何?「クラウド」って何?

公開日:2018年08月27日
最終更新日:2018年08月27日

目次

  1. クラウド会計とは
    • 従来の会計ソフトとの違い
    • データの安全性は担保されているか
  2. クラウド会計で会計業務はどのように効率化するか
    • 請求書連動機能
    • 経費精算自動仕訳機能
    • 金融機関データの自動取込と自動仕訳
    • 給与システム連動自動仕訳機能
  3. クラウド会計ソフトの機能上のメリット
    • 簿記の知識がない人でも利用できる
    • データ連携が簡単にできる
    • パソコンが変わってもOK
    • バージョンアップの作業が不要
  4. クラウド会計ソフトの作業上のメリット
    • 事務作業時間が減る
    • ケアレスミスが減る
    • 資金繰りが可視化できる
    • タイムリーな経営判断が可能になる
    • 税理士と連携してリアルタイムにサポートを受けられる

クラウド会計は、ここ数年で税理士事務所や企業を中心に急速な広がりを見せています。ソフトの導入やメンテナンスに手間がかからず、会計処理にかける時間も短縮できる点が特長です。また、データが同期されるので、いつでも最新の状態を税理士とリアルタイムでデータを共有できるといった、クラウドならではの利点もあります。

それでは、クラウドとはそもそもどういうしくみなのでしょうか。また、なぜ「クラウド会計は、中小企業に適した会計ソフト」と言われるのでしょうか。
ここでは、クラウド会計の特徴や導入するメリットについてご紹介します。

クラウド会計とは

クラウド会計ソフトとは、広い意味ではインターネット上のサーバーにデータを保存するクラウドサービスを使った会計ツールのことをいいます。

クラウドとは英語で雲(cloud)の意味であり、一説ではインターネット上のサーバーを空に浮かぶ雲にたとえて名づけられたとされています。ソフトを利用するたびに雲の上に保存されているデータを参照するイメージです。
身近な例でいえば、GmailやDropBoxがクラウドの代表例です。パソコンやタブレット、スマートフォンなど、色々な媒体を選ばずにアクセスでき、IDとパスワードを入力するだけで、最新の状態にアクセスできます。

似たような言葉として「クラウドソーシング」や「クラウドファンディング」などがあります。こちらのクラウドは英語で群衆を意味するcrowdであり、インターネットによって不特定多数の人や会社を結びつけるしくみを表しています。

従来の会計ソフトとの違い

従来の会計ソフトとは、店舗で購入したりオンラインショップからダウンロードしたりする形態のソフトです。利用するためには、パソコンにソフトをインストールする必要がありますし、パソコンの基本ソフトの種類(Windows/Mac)によって制限を受けることもあります。
また従来の会計ソフトは、パソコンが壊れてしまうと、保存していたデータが消失してしまったり、バックアップデータがあったとしてもそのデータを復元するのに時間がかかったりというリスクがありました。

しかし、クラウド会計ソフトを利用すれば、万が一手元のパソコンが壊れてしまっても、データは安全に保存されています。そして、IDとパスワードさえあれば、他のパソコンからデータにアクセスすることができます。

クラウド会計ソフトは、インターネットを経由して利用するためパソコンにインストールする必要がありません。インターネットに接続できれば、端末や基本ソフトの種類で制限を受けることもありません(ただし細かい動作環境はソフトごとに指定されています)。

データの安全性は担保されているか

クラウド会計ソフトでは、金融機関と同等のセキュリティーレベルでデータが管理されています。金融機関のシステム構築・運用のプロフェッショナルがシステム構築を行っています。むしろ自社のパソコンでデータを保存するよりも、安全性は格段に高いと考えられます。

ただし、いくらサーバーのセキュリティーが強固でも、クラウド会計ソフトのユーザーIDとパスワードが盗まれてしまえば、部外者でも簡単にデータの読み出しや書き換えができてしまいます。ユーザーIDとパスワードは厳重に管理しましょう。

クラウド会計で会計業務はどのように効率化するか

クラウド会計ソフトでは、会計帳簿の記帳の他にも、さまざまな機能を活用することができます。これらの機能は従来の会計ソフトにもありますが、クラウド会計ソフトではより手軽に利用できるよう工夫がされています。また、請求書の郵送代行サービスやスマートフォンでの経費精算など、クラウド会計ならではの機能もあります。

請求書連動機能

クラウド会計ソフトには、請求書の発行業務に連動する機能があります。
請求書を発行するだけで売上の計上までできるため、売上の計上漏れといったミスもなくなります。
この他、納品書、見積書から請求書に変換できる機能や、請求書の郵送を代行するサービスと連携することもできます。

経費精算自動仕訳機能

クラウド会計ソフトには、経費精算業務に連動する機能もあります。仕訳が自動で計上されるだけでなく、精算業務そのものを改善することもできます。従業員がスマートフォンで領収書などを撮影すれば、それ以降の処理がすべてインターネット上で完結できます。経費精算のためだけに帰社する手間や、上長が不在で承認が得られず精算が遅れるといった不便が解消します。

金融機関データの自動取込と自動仕訳

金融機関の取引データと自動的に連携できることもクラウド会計ソフトの特長です。
「会計ソフトfreee」は、銀行やクレジットカード会社などの金融機関や、レジアプリや交通マネー系ICカードなどのオンラインサービスとの連携を行っています。

通帳の摘要欄に記載された内容からAI(人工知能)で勘定科目が選定され、仕訳が作成されます。ユーザーは自動で作成された仕訳の内容を確認して登録するだけで会計処理ができます。

給与システム連動自動仕訳機能

給与システムと連携すれば、給与の計上や支払に関する仕訳を自動的に入力することができます。クラウド会計ソフトと同じシリーズの給与システムを使うとよりスムーズに連携ができます。

クラウド会計ソフトの機能上のメリット

クラウド会計ソフトのメリットはいくつもありますが、ここでは代表的なポイントをご紹介します。

簿記の知識がない人でも利用できる

クラウド会計ソフトのなかでも、「会計ソフトfreee」は、従来の会計ソフトに比べて簿記の知識がないユーザーでも、直感的に入力ができるように工夫されています。取引内容をリストから選択して金額を入力するだけで会計処理ができ、「貸方」「借方」「勘定科目」など難解な用語も簿記の知識もそれほど必要ありません。

データ連携が簡単にできる

会計ソフトでは銀行預金の取引データを取り込む機能があります。従来の会計ソフトでは、銀行などのインターネットバンキングからデータを取り出して、自社のソフトに取り込む作業が必要でした。クラウド会計ソフトで外部のデータと連携する場合は自動的にデータが取り込まれるため、ほぼ自動的に経理処理することも可能です。

パソコンが変わってもOK

従来の会計ソフトでは、パソコンを買い替えた時や経理担当者が変わった時には、新しいパソコンにソフトをインストールして面倒な移行作業や引き継ぎ作業が必要でした。
しかし、前述したとおり、クラウド会計は、ソフトウェアそのものを購入するのではなく、サービス提供会社に対して使用料を支払うことで、インターネット経由で利用できる会計ソフトです。したがって、ソフトのインストールやデータの移し替えは必要なく、新しいパソコンでもすぐに利用することができます。

バージョンアップの作業が不要

会計ソフトでは、会計制度の改正やソフトの機能強化のためにバージョンアップが行われます。従来の会計ソフトでは、そのたびにバージョンアップされたソフトを購入してパソコンにインストールしなおす必要がありました。
クラウド会計ソフトでは、こうしたバージョンアップはインターネット上のサーバーで行われるため、ユーザーがパソコンで何か作業をする必要はありません。バージョンアップのための追加料金も不要です。

クラウド会計ソフトの作業上のメリット

ここまでは、クラウド会計の機能上のメリットについてご紹介してきましたが、クラウド会計ソフトは、作業効率についても格段にアップすることができます。
ここでは、クラウド会計ソフトの作業上のメリットについてご紹介します。

事務作業時間が減る

クラウド会計ソフトのさまざまな連携機能を利用すれば、仕訳の大半が自動で行うことができます。内容が適切であるか確認する必要はあるものの、これまでの作業と比較すると比べ物にならないくらい簡単な操作で仕訳を完成することができます。
実際に使用してみると、「こんなにスムーズに作業が行われるのか」と思われる人も多いはずです。クリックひとつで仕訳が完成していくので、作業効率は格段にアップし、事務作業時間が大幅に削減することは間違いありません。

ケアレスミスが減る

仕訳が自動作成されるメリットは、作業時間の短縮だけではありません。勘定科目の誤り、借方と貸方の誤り、金額の誤りといったケアレスミスについても、劇的に減らすことができます。このようなケアレスミスを後で見つけて修正する作業は、時として多大な工数をかけなければならないことがあります。
このようなケアレスミスを未然に防ぐことで、事務作業の効率がアップします。

資金繰りが可視化できる

クラウド会計ソフトでは、今後の入出金予定を入力することで資金繰り(キャッシュフロー)のレポートも作成できます。資金繰りが可視化でき、財務についてタイムリーな意思決定ができるようになります。

タイムリーな経営判断が可能になる

試算表(貸借対照表、損益計算書)は簡単に出力でき、資産、負債、損益の月ごとの推移も一目でわかります。収益、費用、売掛金、買掛金に関するレポートは、経営判断のスピードアップに役立ちます。複数のユーザーでデータを共有して、離れた拠点どうしの意思疎通もスムーズに行えます。

税理士と連携してリアルタイムにサポートを受けられる

クラウド会計では離れた拠点のユーザーどうしでもデータが共有できますが、この機能を税理士との連携に活用することもできます。経営者と税理士がそれぞれの事務所で同じデータを見ることができるため、リアルタイムでより良いサポートを受けられるようになります。

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