クラウド会計の導入手順と導入するメリット

公開日:2018年11月06日
最終更新日:2018年11月06日

目次

  1. クラウド会計ソフトの導入手順
    • どのような環境を整えるべきか
    • セキュリティ対策の設定
    • 利用開始までの手順・期間
    • アクセスメンバーの登録・管理も簡単
    • 勘定科目や補助科目の追加
    • 金融機関からのデータ取得
  2. クラウド化すると何が楽になるのか
    • クラウド会計ソフトで経費精算はどう変わる?
    • 金融機関との連携&経費の自動仕訳
    • 買掛金や未払費用の管理もスムーズ
  3. 請求業務や帳簿作成
    • 請求書を発行すると仕訳が計上される
    • 見積書や領収書などの発行もできる
    • 請求書のデザインは自由にカスタマイズできる
    • 取引先情報もすぐに登録できる
  4. 顧問税理士を探すなら「税理士検索freee」

クラウド会計ソフトは、最低限の環境と簡単な操作で導入することができる、インターネット経由で利用できる会計ソフトのことをいいます。
ソフトウェアそのものを購入するのではなく、サービス提供会社に対して使用料を支払うことで利用するソフトで、インターネット環境と一定のスペックを備えたパソコンさえあれば、細かな設定をすることなく、サービス開始と同時に利用することができます。
従来の会計ソフトと比較すると、クラウド会計ソフトは、導入手順も設定方法も飛躍的に向上したことは間違いありません。
また、クラウド会計ソフトでは、金融機関とのデータ連携で多くの会計処理がほぼ自動化することができるほか、経費精算や請求業務の工数削減も実現することができます。

ここでは、クラウド会計ソフトを導入する方法、スムーズなデータ移行、そして経営分析などの活用法までご紹介します。

クラウド会計ソフトの導入手順

前述したように、クラウド会計ソフトはソフトウェアそのものを購入する必要はなく、パソコンでWebブラウザが使用できる環境があれば、導入することができます。

どのような環境を整えるべきか

クラウド会計ソフトは、インターネットに接続できる環境があれば、機器の種類を問わずに利用できます。WindowsでもMacでも、スマホでも、どこからでも接続でき、自宅からでもカフェからでもアクセスすることができます。
ソフトによっては細かな動作環境が指定されているため、事前に確認しましょう。

セキュリティ対策の設定

クラウド会計ソフトはインターネット上のサーバーにデータが保存されています。サーバーでは金融機関並みの高度なセキュリティ対策が施されていますが、ユーザーの側でもセキュリティ対策が必要です。

まず、パソコンにウイルスソフトを入れておくことは必須です。また、ソフトを利用するときのユーザーIDとパスワードは厳重に管理しましょう。複数の従業員で利用する場合は一人ずつIDを設定して、業務の権限を決めておくなどの対策も必要です。

また、街中の無料のWi-Fiは利用しない方がよいでしょう。無料Wi-Fiはあまり深く考えずに利用している人が多いようですが、通信傍受の被害は多数発生していています。
もちろん、クラウド会計ソフトは金融機関レベルの十分なセキュリティ対策を講じてはいますが、ユーザー側としてもセキュリティ対策はしっかり意識したいところです。

利用開始までの手順・期間

クラウド会計ソフトはパソコンにインストールする必要がないので、アカウントの作成(利用登録)ができればすぐに利用することができます。アカウントの作成は会社名、メールアドレスなどの情報を入力してパスワードを決めるだけで完了します。
会計ソフトfreee」では、さまざまな利用プランが容易されていて、無料で試用できるプランもあります。Web上で利用申し込みをすれば、すぐに使い始めることができます。

利用申し込みをした後は、個人事業主の場合は氏名、会社の場合は会社名を入力し、事業年度などの基本情報を登録します。あとは、入力フォーマットに必要事項を入力すれば、設定作業も簡単に進めることができます。

アクセスメンバーの登録・管理も簡単

手軽に複数人でソフトを利用できる点もクラウド会計ソフトの強みです。
経営者や経理責任者だけでなく、経理担当者や支店の担当者にも必要に応じてアクセス権限を与えることができます。担当者が変わった場合も、ソフトのインストールやデータの移し替えなどは必要ありません。
また、顧問税理士にもリアルタイムで会計データを確認してもらうことができるので、仕訳のミスなどはすぐに指摘をしてもらうことができます。

ただし、プランによっては利用人数に制限があり、利用料金が変わる場合があります。会社の実情に応じてアクセスメンバーを選定するとよいでしょう。

勘定科目や補助科目の追加

クラウド会計ソフトでは、一般的に必要とされる勘定科目はすでに設定されています。また、銀行口座や請求書などと自動連携すると、必要な科目が自動的に設定されます。
そのため、基本的にユーザーが手作業で科目を登録する必要はありません。
もし、科目を追加したり名前を変えたりしたい場合があっても、クラウド会計ソフトでは、誰でも簡単に操作ができるよう、直感的で分かりやすい操作方法になっています。

ただ、消費税の課税区分の選択などは、どのように行えばいいか迷う人も多いでしょう。その場合には、クラウド会計ソフトを導入している税理士にサポートをお願いするのがおすすめです。
会計ソフトfreee」では、「認定アドバイザー制度」を設けていて、会計ソフトのユーザーと税理士のマッチングにも積極的に取り組んでいます。

金融機関からのデータ取得

金融機関からのデータ取得は、クラウド会計ソフトならではの便利な機能です。預金については銀行だけでなく、信用金庫、信用組合、労働金庫、JAバンク、JFマリンバンクといった数多くの金融機関に対応しています。クレジットカードや電子マネーにも対応していて、経費の管理に活用できます。

金融機関からデータを取り込むためには、金融機関のネットサービスのユーザーIDやパスワードをクラウド会計ソフトに登録する必要があります。これらの情報はクラウド会計ソフトのサーバーで暗号化して保存されているため、安心してサービスを利用することができます。

クラウド化すると何が楽になるのか

経理業務の中でも経費精算は事務負担の大きな業務です。
クラウド会計ソフトを導入することで、この経費精算業務を飛躍的に改善することができ、人件費削減を実現することができます。

クラウド会計ソフトで経費精算はどう変わる?

従来型の会計ソフトや手書き伝票による会計では、従業員が起票した帳票をもとに経理担当者がひとつひとつ仕訳を登録していました。クラウド会計ソフトでは、これらの手続きを自動化することができます。

スマホ専用アプリで従業員が領収書を撮影すると、アプリが自動的に内容を読み取って経費申請を起票します。上長の承認もアプリで対応可能で、経費精算のためにオフィスに戻ったり上長が不在で精算が遅れたりといったことがなくなります。

アプリで経費申請が行われると、同じシリーズのソフトであれば自動的に仕訳が作成されます。また、総合振込や給与支払と連携すると、従業員への支払いもスムーズに対応することができます。

金融機関との連携&経費の自動仕訳

金融機関との連携機能を使うと、経費の支払いや、売掛入金などの入出金明細は、自動で会計帳簿に取り込むことができます。
月末に通帳を見ながら預金残高の照合に頭を悩ませる必要がなくなり、会計業務が効率化できます。

金融機関との連携でデータを取り込んだ場合は、自動で仕訳が作成されます。取り込まれたデータは自動で取引データが仕訳されるだけでなく、登録された仕訳作業をクラウド会計ソフトが学習するので、以降同じ取引先とのデータについては、自動的に同じ仕訳に変換してくれます。
電気代の引き落としは水道光熱費といったように、摘要欄の内容をAI(人工知能)が読み取って適切な勘定科目を選択します。内容が適切であることを確認すれば、ユーザーはワンクリックで仕訳が登録できます。

現金の支払いなど金融機関を経由しない取引については、手動で仕訳を入力しなければなりません。ただしクラウド会計ソフトでは、取引内容を選択して金額を入力するだけで簡単に仕訳が入力できます。

買掛金や未払費用の管理もスムーズ

買掛金や未払費用を管理する支払管理機能は既存の会計ソフトにもある機能ですが、クラウド会計ソフトでは、さらにスムーズに作業を行うことができます。

請求書を受け取って取引内容と金額を登録すると、仕入や経費の仕訳が作成されます。銀行の振込データも自動で作成され、支払いが終われば買掛金・未払費用を消し込む仕訳が作成され、非常に作業がシンプルです。

「会計ソフトって何?「クラウド会計ソフト」って何?」を読む

請求業務や帳簿作成

クラウド会計ソフトの「会計ソフトfreee」では、請求業務の機能を組み込むことができます。見積書、納品書、請求書など複数の帳票が効率的に発行・管理でき、売上の計上もれがなくなる点がメリットです。

請求書を発行すると仕訳が計上される

通常、請求書の発行業務は、
①請求書の発行
②その請求書に関する売掛発生の会計伝票の起票
が必要でした。

また、売掛金の入金時には、
①売掛台帳の消込作業
②売掛入金の会計伝票の起票
が必要でした。

しかし、クラウド会計ソフトで請求書を発行すると、自動的に売上の仕訳が計上されます。定期的に発生する取引については請求書の定期発行機能もあり、ケアレスミスによる売上の計上もれを防ぐことができますし、請求書発行と同時に売掛金発生の会計伝票の起票を行いますし、売掛金の消込と同時に売掛入金の会計伝票を起票するのです。
また、この効率化のしくみを一度構築してしまえば、もっと作業をシンプルにすることも可能です。

見積書や領収書などの発行もできる

請求業務では、一つの取引について見積書、納品書、請求書、領収書といった複数の帳票を発行する必要があります。
しかし、クラウド会計ソフトは、見積書、納品書、領収書の発行にも対応しているので、複数の帳票で取引内容を引き継ぐこともでき、納品書や見積書の内容を請求書に変換したり、複数の納品書をまとめて1枚の請求書に変換したりできます。

請求書のデザインは自由にカスタマイズできる

請求書のデザインはあらかじめ用意された多数のテンプレートから選択するほか、ロゴを組み込むなど自社の仕様にカスタマイズすることもできます。印影も組み込むことができるので、完成した請求書に押印する手間も省けます。

取引先情報もすぐに登録できる

クラウド会計ソフトでは、請求業務に必要な取引先情報もすぐに登録することができます。一度情報を登録すれば、次回からはリストから選択するだけで会社名や住所が入力されます。クラウド会計ソフトと連携すれば、売上や売掛金の補助科目も自動的に作成されます。

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