クラウド会計の機能を活用した経理業務

公開日:2018年08月01日
最終更新日:2019年04月02日

目次

  1. クラウド会計ソフトとは
    • 端末を選ばない
    • 簿記の知識がなくてもOK
    • バージョンアップが不要
    • 銀行口座やクレジットカードとのデータ連携できる
    • 安心のバックアップ体制
  2. クラウド会計ソフトの多彩な機能
    • スマホで取引入力が可能
    • 自動で仕訳できる
    • カメラで領収書を登録できる
    • ファイルボックスの活用でさらに効率アップ
    • 請求書の登録で一括管理
    • 取引先の情報管理もできる
    • 自動登録ルールが設定できる
    • 取引テンプレートが登録できる
  3. まとめ

この記事のポイント

  • クラウド会計ソフトとは、インターネット上のサーバーにアクセスして利用する形態の会計ソフトである。
  • クラウド会計は、簿記の知識がなくても利用できる。
  • 銀行口座やクレジットカードとデータ連携すれば、取引データを自動的に読み込むことができる。

 

クラウド会計ソフトは、さまざまな機器で利用できて簿記の知識もほぼ必要なく利用することができるため、従来の会計ソフトに比べると手軽に導入することができる会計ソフトです。
また、経理業務を効率化する機能も備えていて、金融機関とのデータ連携で仕訳を自動入力できる他、スマホで処理することもできるので、カフェや電車の待ち時間などちょっとした空き時間を利用して社外で経費精算することも可能です。さらに、電子帳簿保存法に対応しているため、紙の領収書を保存する手間やスペースも削減することができます。

ここでは、クラウド会計ソフトの特長と経理業務の効率化に役立つ多彩な機能をご紹介します。

クラウド会計ソフトとは

クラウド会計ソフトとは、インターネット上のサーバーにアクセスして利用する形態の会計ソフトです。
「クラウド」とは、「クラウドコンピューティング」の略で、インターネット上のサービスの1つです。
なぜ「クラウド」というかについては、データベースがインターネット上のどこに保管されているか、その存在が見えるようで見えない「クラウド=雲」のような存在である、というところから名づけられたとされています。

クラウド会計は、従来の会計ソフトと異なり、各自のパソコンにインストールする必要がなく、さまざまな端末から同時にアクセスできるなどさまざまな特徴があります。
また、「会計ソフトfreee」は、簿記の知識がなくても利用することができ、銀行口座やクレジットカードとデータを連携すれば、面倒な仕訳作業をほぼ自動化することができるなどのメリットもあります。

端末を選ばない

インターネットに接続できれば端末の種類を選ばないのがクラウド会計ソフトの特長の一つです。
クラウド会計は、従来の会計ソフトと異なり、各自のパソコンにインストールする必要がなく、さまざま端末からIDとパスワードを入力するだけで、簡単にログインすることができます。さまざまな特長があります。

パソコンはWindowsでもMacでも使うことができます。従来の会計ソフトはMacに対応していないものが多いですが、クラウド会計ソフトはMacユーザーでも簡単に利用することができます。

また、タブレットやスマホといった携帯端末でも使うことができます。操作性を考えると、パソコンかタブレットで使うことをおすすめですが、経費の仕訳などといった作業であれば、スマホで十分対応することができます。なお、スマホで利用する場合は、対応したアプリを使うとよいでしょう。

簿記の知識がなくてもOK

簿記の知識がなくても利用できることも、クラウド会計ソフトの特長です。
クラウド会計ソフトの入力画面は、従来の簿記とは異なる考え方で設計されていて、取引内容と支出の内容(現金なのか預金なのか)を選択して金額を入力すれば、仕訳の入力ができるよう工夫されています。「勘定科目」などの専門用語で悩む必要もありませんし、「借方・貸方の区分」で悩む必要はありません。
また、「会計ソフトfreee」ではユーザーサポートも充実していて、操作方法で分からない点は電話やメールですぐに解決することができます。

バージョンアップが不要

クラウド会計ソフトは、各自のパソコンにソフトをインストールするのではなく、インターネット上のサーバーにアクセスして利用します。
従来の会計ソフトは、バージョンアップを行う必要がありましたが、クラウド会計ソフトは、ソフトのバージョンアップが行われる場合は、サーバーの側で自動的に作業が行われるため、ユーザーが作業する必要はありません。
インターネット上の会計ソフトは常に最新の状態にアップデートされているため、常に最新の法令に対応した会計ソフトを利用することができます。
このようにソフトのメンテナンスの手間がかからない点もクラウド会計ソフトの特長です。

銀行口座やクレジットカードとのデータ連携できる

銀行口座やクレジットカードとのデータ連携が簡単にできる点は、従来の会計ソフトにない大きなメリットです。銀行口座やクレジットカードとデータ連携すれば、銀行やカード会社のネットサービスにアクセスして、取引データを自動的に読み込む仕組みになっています。例えるなら、通帳のコピーと会計ソフトが常に連携しているような状態です。入出金が発生するごとにそのデータが自動で会計ソフトに取り込まれ、読みこんだ取引データから仕訳が作成されるため、記帳もれの心配がありません。

データ連携は都市銀行や地方銀行だけでなく信用金庫やJAバンクなど幅広い金融機関に対応しています。都市銀行や地方銀行との取引がなくてもデータ連携のメリットを受けることができるというわけです。

安心のバックアップ体制

従来の会計ソフトでは、使用しているパソコンが破損すればデータが消失してしまうリスクがありました。
しかし、クラウド会計ソフトではインターネット上のサーバーにデータを保存するため、パソコンが破損したとしてもデータに影響はありません。

サーバーのデータの消失や漏えいが心配されますが、クラウド会計ソフトでは金融機関と同等レベルの高いセキュリティでデータを保全しています。自社のパソコンでデータを保存するよりはむしろ安全といえるでしょう。

クラウド会計ソフトの多彩な機能

クラウド会計ソフトは、経理業務の省力化に役立つ多彩な機能を備えています。
ここではクラウド会計ソフトの代表的な機能をご紹介します。ただし、クラウド会計ソフトは、常にアップデートされユーザーのニーズに沿って新しい機能が追加され、拡張性が高くなっていますので、詳細は「会計ソフトfreee」の無料体験版をお試しください。

スマホで取引入力が可能

クラウド会計ソフトは、インターネットに接続できればどのような機器でも利用できます。前述したようにスマホに対応したアプリを使うと、スマホで取引を入力することができます。

スマホでの入力は、特に隙間時間の活用というメリットがありますが、従業員の経費精算でも強みを発揮します。従業員のスマホに経費精算アプリを入れておくと、社外でも経費精算ができるようになるからです。経費精算のためだけに帰社したり、上長が不在で承認が下りずに精算が遅れたりといったこともなくなり、担当の作業工数を大幅に削減することができます。

自動で仕訳できる

銀行やカード会社とのデータ連携機能を使えば、取引内容が自動的に取得されて仕訳も自動で作成されます。自分で銀行やカード会社のネットサービスにアクセスしてデータを取り出す必要はありません。勘定科目や借方・貸方は自動で選定され、内容が合っていればワンクリックで仕訳を登録することができます。

自動仕訳の勘定科目が違っていた場合でも、手作業で修正することができます。
さらに、勘定科目の選定ではAI(人工知能)を活用して精度を向上させているため、次に同じような取引があった場合は正しい勘定科目が選定されるようになります。

カメラで領収書を登録できる

クラウド会計ソフトを利用すると、スマホやタブレットのカメラで撮影した領収書の画像を会計処理の資料にすることができます。

税法上は原則として紙の領収書を一定年数保存することが義務づけられています。そのため、経費精算では紙の領収書が必要です。しかし、紙の領収書と経費精算の書類の束を保存することは、スペースを確保するという意味でも経理業務の大きな負担になっています。

しかし、クラウド会計ソフトは電子帳簿保存法に対応しています。一定の要件を満たして税務署に申請すれば、カメラで撮影した領収書の画像をそのまま税法上の保存資料とすることができるようになりました。

ファイルボックスの活用でさらに効率アップ

出力した帳票やカメラで撮影した領収書の画像などの資料は、ファイルボックスに保存することができます。クラウド会計ソフトのサーバーは自社のパソコンよりセキュリティのレベルが高いため、帳票や資料を安心して保存することができます。

請求書の登録で一括管理

クラウド会計ソフトには請求書発行機能があります。請求書を発行すると売上仕訳が作成されるため、売上の計上もれを防ぐことができます。

請求書の発送代行サービスはクラウド会計ソフトならではのサービスです。出力した請求書を封筒に入れて、郵便局に出しに行く手間がなくなりますし、請求書をpdfにしてメールで送ることもできます。

取引先の情報管理もできる

クラウド会計ソフトに取引先の情報を登録しておくと、売上や仕入、入出金の情報を取引先ごとに管理することができます。この時住所や担当者名も登録しておくと、請求書や納品書の発行にも活用できます。

自動登録ルールが設定できる

クラウド会計ソフトでは、金融機関とのデータ連携により自動で仕訳が作成されます。勘定科目はAIを活用して高い精度で自動選択されますが、ユーザーが仕訳の自動登録ルールを設定することもできます。
決まった取引であれば、ほぼ人が作業することなく自動で仕訳入力することが可能です。
銀行などの金融機関だけでなく、amazonやクレジットカードなど、さまざまなサービスと連携することができます。

取引テンプレートが登録できる

現金取引や科目の振替は、金融機関とのデータ連携による自動仕訳の作成ができません。そのような取引でもパターン化されていれば、取引テンプレートで仕訳入力を簡単にすることができます。
取引内容をテンプレートに登録しておけば、テンプレートから取引を選択して日付や金額を書き換えるだけで仕訳が登録することができます。

まとめ

以上クラウド会計ソフトの機能を活用して、経理業務を効率化する方法をご紹介しました。
これまでご紹介したように、クラウド会計ソフトは従来の会計ソフトに比べて簡単に利用することができ、これまでの経理業務を大幅に効率化することが可能となります。経理業務でこれから会計ソフトの導入を考えている会社やこれから開業する予定の会社には、クラウド会計ソフトの導入をおすすめします。
なお、導入の手順や設定方法については、freeeの認定アドバイザーである税理士にサポートを受けることもできます。
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