公開日:2018年08月01日
最終更新日:2022年04月02日
クラウド会計ソフトは、インターネットがつながる環境であればパソコンでもスマートフォンなどでも利用することができ、かつ簿記の知識もほぼ必要ないため、従来の会計ソフトに比べると手軽に導入することができる会計ソフトです。
さらにクラウド会計ソフトは、経理業務を効率化する機能を多数備えています。たとえば、金融機関やクレジットカードとデータ連携させれば、明細が自動反映されて仕訳を自動入力することができます。また、スマホで処理することもできるので、カフェや電車の待ち時間などちょっとした空き時間を利用して社外で経費精算することも可能です。
さらに、電子帳簿保存法に対応しているため、紙の領収書を保存する手間やスペースも削減することができます。
ここでは、経理業務の効率化に役立つ多彩な機能をもつクラウド会計ソフトの15個のメリットをご紹介します。
クラウド会計ソフトとは、インターネット上のサーバーにアクセスして利用する形態の会計ソフトです。
「クラウド」とは、「クラウドコンピューティング」の略で、インターネット上のサービスの1つです。
なぜ「クラウド」というかについては、データベースがインターネット上のどこに保管されているか、その存在が見えるようで見えない「クラウド=雲」のような存在である、というところから名づけられたと言われています。
クラウド会計ソフトは、従来の会計ソフトと異なり各自のパソコンにインストールする必要がなく、さまざまな端末から同時にアクセスできるなどさまざまな特徴があります。
クラウド会計ソフトのなかでも「クラウド会計ソフト freee会計」は、簿記の知識がなくても利用することができ、銀行口座やクレジットカードとデータを連携すれば、面倒な仕訳作業をほぼ自動化することができるなど、多くのメリットがあります。
クラウド会計ソフトはインターネット上のサーバーにアクセスして利用する形態の会計ソフトですから、インターネットに接続できれば端末の種類を選ばずアクセスすることができます。
各自のパソコンにソフトをインストールする必要がなく、パソコンやスマートフォンなどさまざま端末からIDとパスワードを入力するだけで、簡単にログインすることができます。
スマートフォンによる作業は、特に隙間時間の活用というメリットがありますが、従業員の経費精算でも強みを発揮します。従業員のスマホに経費精算アプリを入れておけば、社外でも経費精算ができるようになるからです。経費精算のためだけに帰社したり、上長が不在で承認が下りずに精算が遅れたりといったこともなくなり、担当の作業工数を大幅に削減することができます。
操作性を考えると、パソコンかタブレットで使う方が早く作業をすることも多いですが、経費の仕訳作業といった作業であれば、スマートフォンで十分対応することができます。なお、スマートフォンで利用する場合は対応したアプリを使うことでさらに効率よく作業をすることができます。
なお、「freee会計」はWindowsでもMacでも使うことができます。従来の会計ソフトはMacに対応していないものが多いですが、「freee会計」はMacユーザーでも簡単に利用することができます。
「freee会計」の特徴のひとつが、簿記の知識がなくても利用できるということです。
「freee会計」の入力画面は、従来の簿記とは異なる考え方で設計されていて、取引内容と支出の内容(現金なのか預金なのか)を選択して金額を入力すれば、仕訳の入力ができるよう工夫されています。「勘定科目」などの専門用語で悩む必要もありませんし、「借方・貸方の区分」で悩む必要はありません。
また、「freee会計」ではユーザーサポートも充実していて、操作方法で分からない点は電話やメールですぐに解決することができます。
クラウド会計ソフトは、各自のパソコンにソフトをインストールするのではなく、インターネット上のサーバーにアクセスして利用します。
従来の会計ソフトは、バージョンアップが行われるたびに対応しなければなりませんでしたが、クラウド会計ソフトは、ソフトのバージョンアップがサーバー側で行われるため、ユーザーが作業する必要はありません。
したがって、ユーザーは常に最新のクラウド会計ソフトを利用することができます。
このようにソフトのメンテナンスの手間がかからない点もクラウド会計ソフトの特長です。
「freee会計」は、頻繁に行われる税制改正に対応しているので、ユーザー側で再インストールなどを行う必要がありません。たとえば、消費税の改正については、新消費税率に対応しているのはもちろん、軽減税率の税区分を利用することで、対応する税率の表記が可能です。
もちろん追加料金も発生しません。
▶ 「クラウド会計ソフト freee会計」「消費税などの自動計算や税制改正に対応する会計ソフト」
従来の会計ソフトでは、使用しているパソコンが破損すればデータが消失してしまうリスクがありました。
しかし、「freee会計」ではインターネット上のサーバーにデータを保存するため、パソコンが破損したとしてもデータに影響はありません。また、出力した帳票やカメラで撮影した領収書の画像などの資料は、ファイルボックスに保存することができますが、自社のパソコンよりセキュリティのレベルが高いため、帳票や資料を安心して保存することができます。
サーバーのデータの消失や漏えいが心配される方もいますが、「freee会計」は金融機関と同等レベルの高いセキュリティでデータを保全しています。自社のパソコンでデータを保存するよりはむしろ安全といえるでしょう。
「freee会計」は、銀行口座やクレジットカードとデータ連携すれば、銀行やカード会社のネットサービスにアクセスして、取引データを自動的に読み込む仕組みになっています。
このように銀行口座やクレジットカードとのデータ連携によって自動仕訳が可能になった点は、従来の会計ソフトにない大きなメリットです。
たとえるなら、通帳のコピーと会計ソフトが常に連携しているような状態です。入出金が発生するごとにそのデータが自動で「freee会計」に取り込まれ、読みこんだ取引データから仕訳が作成されるため、記帳もれの心配がありません。
データ連携は都市銀行や地方銀行だけでなく信用金庫やJAバンクなど幅広い金融機関に対応しています。都市銀行や地方銀行との取引がなくてもデータ連携のメリットを受けることができるというわけです。
▶ 「クラウド会計ソフト freee会計」「freee が同期対応している口座の一覧」
確定申告には、青色申告と白色申告がありますが、青色申告の方が65万円の控除を受けることができたり、赤字の繰越、家族の給与を経費にすることができたりするなど、多くの税金の優遇を受けることができるため、節税をしたい方には非常に有利な制度です。
この青色申告を行うためには、日々の取引を高度な簿記の知識を必要とする「複式簿記」という方法で帳簿を作成しなければなりませんが、「freee会計」なら、簿記の知識はそれほど必要なく複式簿記による帳簿を作成することができます。
勘定科目や借方・貸方は自動で選定され、内容が合っていればワンクリックで仕訳を登録することができます。
自動仕訳の勘定科目が違っていた場合でも、手作業で修正することができます。
さらに、勘定科目の選定ではAI(人工知能)を活用して精度を向上させているため、次に同じような取引があった場合は正しい勘定科目が選定されるようになります。
「freee会計」には、スマートフォンやタブレットのカメラで撮影した領収書の画像を会計処理の資料に変換する機能が備わっています。
これまで、紙の領収書と経費精算の書類の束を保存することは、スペースを確保するという意味でも経理業務の大きな負担になっていました。この手間やコストを削減する方法として、電子帳簿による保管を認めるための「電子帳簿保存法」が制定されました。
電子帳簿による保存は、青色申告の10万円控除の選択肢ともなっていますので、ぜひ活用したい制度といえます。
電子帳簿保存法には「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たさなければ電子帳簿として認めないという規定がありますが、「freee会計」は、この電子帳簿保存法の要件に対応していますので、一定の要件を満たして税務署に申請すれば、カメラで撮影した領収書の画像をそのまま税法上の保存資料とすることができます。
「freee会計」には請求書を作成する機能がありますが、作成した請求書の情報は、売掛金として自動で登録されます。
入金されたかどうかの確認も、インターネットバンクと連携させておけば、自動で予測をしてくれます。
この請求書の発送代行サービスはクラウド会計ソフトならではのサービスです。出力した請求書を封筒に入れて、郵便局に出しに行く手間がなくなりますし、請求書をpdfにしてメールで送ることもできます。
店舗で現金で買い物をした時など、ついレシートをもらうのを忘れてしまうこともあるでしょう。
「レシートがないと経費を計上できない」と思っている方もいますが、実はレシートがなくても明細を把握していれば経費計上をすることが可能です。
具体的には、日付、金額、取引先、内容を記載した振替伝票を作成すれば、経費計上をすることができるのです。
「freee会計」では、必要事項を記入して登録するだけで、振替伝票を作成して経費計上することができます。
ただし、レシートがないと税務調査で説明に困ったり消費税で損をしたりする可能性がありますので、レシートはしっかり受領して、適切に保存するようにしましょう。
「freee会計」は、会計分野だけでなくクラウドERP(基幹業務システム)として開発されています。銀行口座やクレジットカードとの連携だけでなく、さまざまな業務ソフトと連携することができます。
たとえば、「AIレジ」との連携です。AIレジとは、小売業、飲食業などに必須のレジ業務をスマートフォンやタブレットで行うことができるPOSレジアプリです。
このAIレジと「freee会計」を連携させれば、当日の売上データをもとに「freee会計」が自動で記帳をするようになるため、毎日のレジ締め後の作業を削減することができます。
さらに、「部門別機能」を活用すれば、店舗別の売上を管理することもできます。
クラウド会計ソフトに取引先の情報を登録しておくと、売上や仕入、入出金の情報を取引先ごとに管理することができます。この時住所や担当者名も登録しておくと、請求書や納品書の発行にも活用できます。
「取引先」「品目」「部門」「メモタグ」「備考」などの摘要(情報)を取引につけることで、相手先別の売掛金・買掛金(債権・債務)を管理することができます。
▶ 「クラウド会計ソフト freee会計」「取引先・品目・部門・メモタグ・セグメント・備考を活用する」
クラウド会計ソフトでは、金融機関とのデータ連携により自動で仕訳が作成されます。勘定科目はAIを活用して高い精度で自動選択されますが、ユーザーが仕訳の自動登録ルールを設定することもできます。
決まった取引であれば、ほぼ人が作業することなく自動で仕訳入力することが可能です。
しかし、現金取引や科目の振替は、金融機関とのデータ連携による自動仕訳の作成ができません。そのような取引でもパターン化されていれば、取引テンプレートで仕訳入力を簡単にすることができます。
取引内容をテンプレートに登録しておけば、テンプレートから取引を選択して日付や金額を書き換えるだけで仕訳が登録することができます。
「freee会計」は、日々の取引を自動仕訳できるうえに、その仕訳から自動でレポートが作成されます。
売掛金や買掛金の確認はもちろん、リアルタイムで経営状況を把握することができるので、問題点があれば迅速に対応することが可能となります。
レポートの種類 | 使い方のアイディア |
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入金管理レポート |
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支払管理レポート |
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収益レポート |
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費用レポート |
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損益レポート |
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現預金レポート |
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資金繰りレポート |
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集計表 |
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「freee会計」は、①基本情報の入力、②収入と支出の入力、③一問一答式による回答の入力といった簡単な作業だけで確定申告書を作成することができます。さらに、電子申告を行うために必要なe-Taxの準備をサポートするための「電子申告開始ナビ」も公開されています。この「電子申告開始ナビ」に利用者識別番号とマイナンバーカード等の情報を入力すれば、簡単に電子申告を行うことができます。
以上クラウド会計ソフトの機能を活用して、経理業務を効率化する方法をご紹介しました。
これまでご紹介したように、「freee会計」は従来の会計ソフトに比べて簡単に利用することができ、これまでの経理業務を大幅に効率化することが可能となります。経理業務でこれから会計ソフトの導入を考えている会社やこれから開業する予定の会社には、「freee会計」の導入をおすすめします。
なお、導入の手順や設定方法については、「freee会計」の認定アドバイザーである税理士にサポートを受けることもできます。
freee税理士検索では数多くの事務所の中から、「freee会計」の導入や活用方法について相談できる税理士を検索することができます。
また、コーディネーターによる「税理士紹介サービス」もあるので併せてご利用ください。
税理士の報酬は事務所によって違いますので、「税理士の費用・報酬相場と顧問料まとめ」で、税理士選びの金額の参考にしていただければと思います。
監修:「クラウド会計ソフト freee会計」
クラウド会計ソフトの「クラウド会計ソフト freee会計」が、税務や経理などで使えるお役立ち情報をご提供します。
「クラウド会計ソフト freee会計」は、毎日の経理作業を最小限で終わらせることができるクラウド型会計ソフトです。疑問点や不明点は、freee税理士検索で税理士を検索し、「クラウド会計ソフト freee会計」の導入や活用方法などについて相談することができます。
クラウド会計ソフト freee会計