クラウド会計ソフトで経理はどう変わるか
公開日：2018年08月01日
最終更新日：2022年03月31日
この記事のポイント
- クラウド会計ソフトで、経理作業が最小限になる。
- クラウド会計ソフトは学習機能があるので、使えば使うほど効率化できる。
- クラウド会計ソフトは自動でアップデートされるので常に最新のソフトを利用することができる。
クラウド会計ソフトとは、インターネットにつながる環境であれば、今すぐ使い始めることができる会計ソフトです。
「クラウド」とは「クラウド・コンピューティング」の略で、インターネット上のサービスの1つです。身近な例で言うと、GmailやHotmail、Dropboxなどがクラウドの代表例です。
従来の会計ソフトとは違いパソコンにインストールする必要がなく、パソコン、スマートフォン、タブレットなどから、ID・パスワードを入力するだけでいつでも最新のデータを確認することができます。
クラウド会計ソフトのメリットは多々ありますが、もっとも大きいメリットのひとつが「面倒な経理業務を大幅に削減できる」ということでしょう。
「クラウド会計ソフト freee会計」の「自動で経理」機能を活用すれば、面倒な経理作業を大幅に削減することができます。実際「事務量がこれまでの1/3、1/5になった」「会計管理がスムーズになった」というユーザーも少なくありません。
ここでは、クラウド会計ソフトで会社の経理を自動化し、効率アップする方法をご紹介します。
クラウド会計ソフトとは
クラウド会計ソフトとはインターネット上のサーバから提供されるサービスのひとつで、クラウドの代表例としては、GmailやHotmail、Dropboxを挙げることができます。
会計ソフトをインターネット上で使用してデータを保存することができるのでインストールする必要がなく、ID・パスワードを入力するだけでいつでもアクセスすることができます。
（1）クラウド会計ソフトと従来の会計ソフトとの違い
前述したとおりクラウド会計ソフトは、従来の会計ソフトと違いインストールする必要がありません。
ID・パスワードを入力すれば、パソコンやスマートフォンなど、端末を選ばずいつでもどこからでも、複数人が同時に最新の状態にアクセスすることができます。
データが自動で反映されるので、タイムリーに財務分析情報が入手できて、迅速に経営上の意思決定を行うことが可能となります。
操作はガイド付きなので、簿記の「勘定科目」「貸方借方」などの用語が分からなくてもすぐに利用をすることができ、金融機関等と連携することで日々の記帳業務などをほぼ自動化することができるので、事務量を大幅に削減することができ、その分入力ミスも減らすことができます。
クラウド会計ソフトで経理はどう変わるか
「クラウド会計ソフト freee会計」には「自動で経理」など、便利な機能が多数備わっています。
従来の会計ソフトだと、日付、勘定科目、金額、摘要欄を入力してやっと1つの取引入力が完了しますが、「クラウド会計ソフト freee会計」であれば、これらの作業をほとんど行う必要がなくなります。
「クラウド会計ソフト freee会計」は学習機能があるので、日付、内容、金額を取り込んでおけば、翌月からはこれらの作業が自動で行われるようになるからです。
さらに、頻繁に行われる税制改正などが自動的に反映されるので、ソフトのバージョンアップも必要なくなります。
（1）簿記の知識がなくても経理作業が可能に
「クラウド会計ソフト freee会計」は、すべての操作に分かりやすいガイドがついていますので、簿記の知識がなくて経理を初めて行う人でも迷わず利用することができます。「勘定科目」も案内にしたがって選択するだけで、青色申告の条件である複式簿記の帳簿が自動で作成されます。
（2）「自動で経理」で面倒な経理作業が最小限に
従来の会計ソフトでは、1つ1つの取引を、手入力で仕訳し入力していくことになります。しかし「クラウド会計ソフト freee会計」では、「自動で経理」の機能が備わっており、銀行やクレジットカードの取引データと連携させれば自動でデータが取り込まれます。
この「自動で経理」を活用すれば、仕訳作業はほぼ自動化することができるようになります。
データは常に最新の状態が反映されるので、リアルタイムの会社の状況を把握することができます。
（3）スマホでいつでもどこでも経理作業が可能
従来の会計ソフトは端末にインストールして使用するため、銀行やクレジットカードの取引を入力する際には、通帳などのデータを取り寄せ、手作業で入力しなければなりませんでした。
しかし、「クラウド会計ソフト freee会計」は、銀行やクレジットカードの取引データをインターネット上で、自動で会計情報に取り込み仕訳を作成する機能があるので、記帳業務の作業がほぼなくなります。
電車の待ち時間などのスキマ時間を利用して、スマートフォンで確認作業を行えば、日々の経理作業を済ませることもできるようになります。
（4）請求書、領収書などの書類作成が効率化
請求書の発行は売上先が多ければ多いほど手間になる業務であり、月に一度の業務とはいえ、効率化したい業務の一つといえます。従来の会計ソフトには、請求書の作成機能がないものがほとんどで、あるとしても、紙やデータで一つ一つ仕上げて得意先に郵送やメールで送らなければなりませんでした。
しかし、クラウド型の請求書作成ソフトと「クラウド会計ソフト freee会計」を連携すれば、請求書業務からクラウド会計ソフトへの入力まで、スムーズに処理することができるようになります。
請求書の発行で作成された請求データについて取込ボタンを押すと、「クラウド会計ソフト freee会計」に「売掛金/売上」の仕訳が転記されるという機能もあり、事務量をさらに削減することが可能です。
さらに請求書だけでなく見積書、領収証、納品書など、実際の取引の流れに沿ってさまざまな形態で書類を作成することができます。
（5）未決済取引の管理と消込が自動で反映
請求書を発行した後は、取引先からの入金状況を管理し、入金があった際には、会計ソフト上の債権と消し込みを行わなければなりません。一般の会計ソフトの場合は、この一連の流れを手作業で行わなければなりませんでした。
しかし「クラウド会計ソフト freee会計」を使用した場合、金融機関の口座と会計ソフトが連携しているため、取引先から入金があれば、リアルタイムで会計情報に反映されます。
入金管理業務も、大幅に効率化できるというわけです。
クラウド会計ソフト freee会計
クラウド会計ソフトで経営分析はどう変わるか
「クラウド会計ソフト freee会計」では、常に最新のデータを確認することができるため、リアルタイムで経営数字を把握することができるというのも、忙しい経営者にとっては大きなメリットのひとつです。
「資金繰りは問題ないか」「儲かっているか」「取引先からの振込は完了しているか」など確認したい時にも、銀行にわざわざ行かずにすぐにパソコンやスマートフォンで確認することができます。
（1）タイムリーなデータ取得が可能
従来の会計ソフトの場合は、「正確な決算書を作成する」という目的だけでも相当手間がかかりますし、正しい決算書を作成するということが目的となってしまい、その後の経営分析に時間をかける余裕がほとんどありませんでした。いわゆる「どんぶり勘定」で経営判断を行う場合も多かったのです。
しかし「クラウド会計ソフト freee会計」では、日々の経理作業だけでなく決算書作成までの工数を大幅に削減することができるため、会社の状況について、正確な数字に基づいた経営判断を行うことができるようになります。
損益計算書の月次推移・貸借対照表の月次推移も簡単に確認できるようになりますし、多種多様なレポートでさまざまな視点から経営状況を分析することができます。
また、会計情報は常に最新の状態なので、「資金繰りを予想できず、ぎりぎりになってから資金調達をする」といったこともなく、早目早目に資金繰り対策を行うことも可能となります。
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（2）税理士との打ち合わせもスムーズに
クラウド会計ソフトで銀行口座やクレジット情報と自動連携することで、すぐに取引を会計情報に反映させ、内容をチェックすることができます。
入力ミスが減るだけでなく、取引情報をリアルタイムで把握することができるので、税理士と打ち合わせをする場合にも同じデータを共有しながら、その場でアドバイスをもらったり修正してもらったりすることができます。
つまり税理士のチェックの適時性という観点からも、「クラウド会計ソフト freee会計」は大変優れているといえるのです。
クラウド会計ソフトで決算はどう変わるか
会計期末に経営者を悩ませる決算作業ですが、「クラウド会計ソフト freee会計」を導入すると、決算作業の事務量も大幅に削減することができます。
（1）確認作業と期末の登録だけでOK
基本的に期中の取引においては、銀行にかかる入出金取引データなどは自動で仕訳を生成し蓄積しています。したがって、設定の方法に誤りがなく正しく処理されていれば、通常の決算で良く経営者を悩ませるモレやダブリなどはほとんど発生しません。
ですから期中作業に関しては、確認作業を行うだけで済むことになります。
たまに設定ミスなどで適切でない処理されていることもありますが、その場合にはそれを修正し仕訳をレビューして対応します。
なお期末だけに行うべき処理については、それぞれ登録作業が必要です。
たとえば、棚卸の結果を会計に反映させることによって売上原価を確定させる処理や固定資産の減価償却の計上などです（※後述）。これらの作業については、それぞれ登録作業を行うことによって、自動で期末に仕訳が生成されるようになります。
（2）固定資産、在庫の棚卸も仕訳が生成される
固定資産は期末に減価償却を行う必要がありますが、前もって登録作業（取得原価、耐用年数、減価償却方法、事業供用開始日）を行えば、期末には自動で仕訳が生成されます。
また在庫がある場合には、期末に期首の在庫を費用化し期末の在庫を費用から控除（差し引く）して売上原価を確定させなければなりません。
しかし、「クラウド会計ソフト freee会計」では月末または決算期末に未販売の商品残高を入力するだけで、自動で在庫に関する仕訳を生成します。
（3）税務申告までスムーズに対応できる
決算書を作成したら、法人税等の申告を行わなければなりません。「クラウド会計ソフト freee会計」を利用することで、この申告書の作成もスムーズに行うことができるようになります。
従来は、会計ソフトと申告ソフトが別々だったため、申告書を作成するためにはそれぞれのソフトで、ひとつひとつの項目を確認する……という、非常に大変な作業を行う必要がありました。
しかし「クラウド会計ソフト freee会計」を利用すれば、今までのような面倒な作業を解消され、会計ソフトのデータは自動で取り込み、申告書作成を自動で行ってくれます。また、ガイド機能も充実しているので、スムーズに正確な申告書を作成することが可能となります。
勘定科目内訳書、事業概況書は、税務申告の際に必ず提出が必要になるものですが、これらの書類は非常に内容が多岐にわたっていて、税務申告業務の際の手間を煩わせるものでした。しかし、「クラウド会計ソフト freee会計」を利用することで、これらの書類もスムーズに作成することができますので、税務申告業務の工数を大幅に削減することができるようになります。
まとめ
以上、クラウド会計を利用して、会社の経理を自動化し効率化する方法をご紹介しました。
これまで述べてきたように「クラウド会計ソフト freee会計」を導入すると、非常に効率的に経理業務を進めることが可能となります。
もちろん「クラウド会計ソフト freee会計」を利用するだけでなく、適切な節税対策を行ったり経営分析を行ったりする場合には、税理士と連携をとりサポートやアドバイスを受けることは大変重要です。
しかしその際にも、税理士に「この仕訳は正しいか」「この書類で問題ないか」といった点に時間をかけるのではなく、財務、税務の計画を立てることに時間を使えるようになるのは、大きなメリットといえるでしょう。
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また、コーディネーターによる「税理士紹介サービス」もあるので併せてご利用ください。
税理士の報酬は事務所によって違いますので、「税理士の費用・報酬相場と顧問料まとめ」で、税理士選びの金額の参考にしていただければと思います。
監修：「クラウド会計ソフト freee会計」
クラウド会計ソフトの「クラウド会計ソフト freee会計」が、税務や経理などで使えるお役立ち情報をご提供します。
「クラウド会計ソフト freee会計」は、毎日の経理作業を最小限で終わらせることができるクラウド型会計ソフトです。疑問点や不明点は、freee税理士検索で税理士を検索し、「クラウド会計ソフト freee会計」について相談することができます。
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