バックオフィス業務とは?効率化するメリットは?

公開日:2022年10月03日
最終更新日:2022年11月11日

この記事のポイント

  • バックオフィスとは、総務や経理などの職種や業務のこと。
  • バックオフィスの業務効率化は、フロントオフィスの業務効率化につながる。
  • バックオフィスは、クラウドfreee ERPで簡単に効率化ができる。

 

近年、バックオフィス業務の効率化が注目されています。
しかし、ツールは多岐にわたっていて、必ずしも適切なツールの導入や運用がされているとは言えない状況が多々あります。
この記事では、バックオフィス業務の基礎知識から、業務効率化のためのポイント、活用したいツールなどについてご紹介します。

バックオフィス業務とは

バックオフィスとは、総務や人事、経理など企業の利益に関わらず、かつ顧客と直接接することがない業務全般をいいます。
バックオフィスは、「間接部門」と呼ばれることもあります。これは、直接部門(生産部門、営業部門など、会社の利益に直接かかわる部門・フロントオフィス)の支援を行い、会社の利益に間接的に関わっているからです。
このようなバックオフィス業務の改善は、単にサービス向上や業務効率化の問題だけでなく、フロントオフィスの業務効率化につながります。

(1)バックオフィスの主な職種

バックオフィスは、「間接部門」と呼ばれると紹介しましたが、実は間接部門ならすべてバックオフィス業務というわけではありません。
たとえば、顧客とやり取りを行うサポート窓口は、利益に直接関わっているわけではありませんから、間接部門といえますが、顧客と直接やり取りを行う「フロントオフィス業務」が中心です。ただし、顧客からの問い合わせなどの情報を社内データベースで共有する業務は「バックオフィス業務」です。
したがって、企業の利益に関わらず、かつ顧客と直接接することがないバックオフィス業務としては、経理・総務・人事・情報システム等を挙げることができます。

顧客と直接接する業務 顧客と直接接しない業務
企業の利益に直接関わる業務 営業
販売
生産
研究開発
企業の利益に間接的に関わる業務 サポート窓口
広報
バックオフィス業務
経理
総務
人事
情報システム

(2)バックオフィスを効率化させるべき理由

バックオフィスの最適化で「今まで2人の従業員が2週間かけていた作業が、3日で済むようになった」といった作業の効率アップを実現できますから、残業代などの人件費が減ります。また、クラウドでデータを保存すれば、紙で保存する必要がなくなりますから、消耗品費も減ります。
残業がそもそもないという会社であれば、空き時間を利用して新しい取り組みを始めることもできます。
また、見込み客の情報を適切に管理し分析することで、見込み客に定期的なアプロ―チを行うことも期待できるようになります。さらに、販売管理や労務管理、財務会計の機能をまとめることで、部門を横断した管理が可能となります。

バックオフィス業務の効率化のポイント

中小企業のバックオフィス業務、特に会計業務と勤怠管理業務においては、クラウドサービスの活用が進んでいます。中小企業庁の2022年版「中小企業白書」では、コミュニケーションやバックオフィス分野において、とくに導入率入率が高いという調査結果が報告されています。これは、クラウド型がオンプレミス型に比べて、短期間で比較的導入することが可能なパッケージソフトの活用が可能となったことが、一因であると指摘されています。

参照:中小企業庁2022年版「中小企業白書」「第2-3-59図 分野別に見た、主に活用しているITツール・システム」

(1)労務管理データは連携させる

労務管理は、社会保険労務士という士業が設けられているほど、専門性の高い業務です。
必要な手続きや作成しなければならない書類は多く、さらに法律は年々改正されます。最新の法改正を常に意識しフォローしつつ、ミスなく業務をこなすのは至難の業といえるでしょう。
クラウド労務管理システムを活用すれば、法改正があってもそれに対応するアップデートがクラウド上で行われるので、ツール側では対策が済んでいることになります。
また、従業員情報をシステム上で管理することで、従業員に個人情報を自身のPC等から入力してもらうので、紙を渡したり提出してもらったりといった、個人情報を収集する手間も省くことができ、個人情報流出のリスクを大幅に軽減できます。
仮に入力ミス等があっても、アラートで指摘されるので専門的な知識がなくても、業務を進めることができます。

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(2)勤怠管理はムダ作業が多い

勤怠管理は、バックオフィス業務のなかでも最も速やかにシステム導入を行い効率化すべきセクションといえます。
なぜなら、働き方改革による労働基準法等の改正で、勤怠管理を正確に行いその業務を最適化することが、全企業に義務付けられることとなったからです。

働き方改革に関しては、管理職を含めた労働時間の客観的な把握が義務化されました。これまでも、労働時間の把握は使用者の責任ではありましたが、これが義務であると明文化されたことになります。そして、労働時間の客観的な把握について、厚生労働省のガイドラインでは、①使用者自ら現認すること、②タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎とすることの2つが想定されています。
まず①の「使用者自ら現認すること」については、経営者自らが現場で確認することが必要となりますから、現実的ではありません。そのため、多くの場合には②の「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎とすること」を基礎としてデータを管理することが求められます。

②の対応方法としては、タイムカードか勤怠管理システムのどちらかを利用する必要がありますが、タイムカードは、集計に膨大な時間がかかり、不正打刻を防げない・給与計算ソフトとの連携が難しいといったデメリットもあります。

一方、勤怠管理システムを活用すれば、打刻の手間は減りミスもなくなり、集計作業も激減します。また、システム上のワークフローで有給や残業などの申請・承認が可能となり、書類の作成も提出の手間も、承認する管理職の手間もなくなります。
勤怠管理とあわせて労務管理や給与計算機能を連携させれば、広義の労務管理を1つのツール内で完結することもできるようになります。

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(3)給与計算は自動化する

給与計算は、勤務時間や勤務日数に、時給をかければ求められるといった単純なものではありません。さまざまなデータを参照しながら法規定にしたがって計算する必要がある上に、勤怠管理もIT化していなければ、勤務時間の集計から手作業で行わなければならなくなります。
また、月60時間を超える残業分の割増賃金率は、大企業で50%、中小企業で25%となっていますが、2023年4月からは中小企業も50%となります。したがって、このような法改正の動きも、常にフォローして対応する必要があります。
給与計算システムを導入するうえでも確かに初期設定は必要ですが、逆に言えば初期設定さえ正確に行えば、従業員の出勤時間や出勤日数が確定され次第自動的に給与額が求められます。勤怠管理システムと給与計算システムを連携させれば、勤怠管理情報を入力作業すら必要すらないので、業務のほとんどが自動化できます。
さらに給与計算ソフトと会計ソフトを連携させれば、給与計算を行うと自動的に会計ソフト上で経理処理がなされます。

(4)経費管理は入力コスト減で生産性アップ

従来の会計ソフトは、テクノロジーの進歩や法改正を受けて都度バージョンアップしており、法改正に合わせて使用するためには、買い直して再びインストールしたりアップデート料金を支払ったりする必要がありました。

この点、クラウド会計ソフトならインストールが不要で、アップデートも適宜ソフト側で行われます。クラウド会計ソフトを銀行口座やクレジットカードと連携させれば、銀行振込や引き落とし、クレジットカードによる備品購入等の取引が自動的に経理処理されます。

(5)販売管理は会計ソフトと連携する

見積もり・請求などの販売管理システムと会計ソフトと連携すれば、請求書を出すタイミングで売上に関する経理処理を自動化することができます。
小売店の場合には、会計ソフトと連携可能なPOSレジを導入すれば、売上と入金の経理処理も自動化できます。

このように、お金の出入りの大部分をリアルタイムで経理処理できるため、経営における会計ソフトの重要性が大きく変化しています。クラウド会計ソフトで周辺業務とデータ連携できていれば、月末などに特別な作業をせずとも、かなりタイムリーな数字の財務諸表を確認することができるようになり、経営の意思決定の材料としての価値が非常に大きくなっているのです。

また、現場レベルでの最適化効果も非常に大きなものがあります。
多くの記帳を自動で処理できる上に、請求書を出した案件の売掛金・未収金が入金されているかを確認する消込作業も、販売管理システムを導入すれば見積書・請求書・入金が紐づけられ、チェックが簡単かつ、正確にできるようになります。

(6)バックオフィス最適化の最短ルートfreeeERP

バックオフィス業務のムダは、請求書作成や債権債務管理、会計処理などの同じ情報をさまざまなツールに繰り返し入力する転記作業です。時間がかかるうえに、記入漏れやミスの一因ともなってきました。

freee ERPでは、会計だけでなく請求書作成や債権債務管理、人事労務などバックオフィス業務に必要な機能を標準搭載しています。

取り込んだデータは、「クラウド会計ソフト freee会計」が自動的に仕訳を推測するので、後は確認作業を行うだけなので、作業時間もミスも大幅に削減することができます。さらに仕訳化のルールをメンテナンスしていくだけで入力業務が不要になることもあります。
さらに、APIを用い既にある業務システムとも自動連携が可能です。

もちろん、電子帳簿保存法に対応しています。全ての紙媒体をスマホや複合機等で取り込むだけで、仕訳にひも付けることが可能です。


バックオフィス業務の最適化で、経営の強化を実現「freee ERP」

まとめ

バックオフィス業務の最適化は、現場目線で考えて使用するツールを選ぶべきですが、ここで注意したいのが、それぞれの部署で個々にツールを選ぶのはなく、他部署との連携も考えたうえで検討すべきであるという点です。

では、ツールを選ぶ際に、どの視点から考えればいいのかといえば、それは会計処理業務つまり会計ソフトといえます。なぜなら、従業員の管理業務は勤怠管理→給与計算、そして会計ソフトに紐づきますし、顧客取引の業務の場合は、販売管理→請求書管理、そして会計ソフトに紐づきます。つまり必ず最後には、情報が会計システムに集約されるからです。

freee ERPであれば、インストールは不要ですし、アップデートもすべてソフト側で実行されます。新機能の拡充やユーザーの利便性向上に向けた機能改善に注力しており、日々バージョンアップし、法改正にも無料で対応しています。

さらに、freee ERPで、会計ソフトと周辺教務のデータ連携ができていれば、リアルタイムに集まる取引(仕訳)情報に、商品や部門などの業務情報を自由にタグ付けできるので多角的な分析ができるほか、タイムリーな財務諸表を確認し、経営判断の材料とすることもできるのです。

組み合わせ可能な多種多様なプランをご用意し、貴社状況に応じた最適なアドバイスを行う導入アドバイザリー制度も整備されています。
また、機能について不明点等あれば、プロダクト内からお気軽にご相談いただくことができます。

バックオフィス最適化について相談する

freee税理士検索では、数多くの事務所の中から、バックオフィス最適化について相談できる税理士を検索することができます。
また、コーディネーターによる「税理士紹介サービス」もあるので併せてご利用ください。

税理士の報酬は事務所によって違いますので、「税理士の費用・報酬相場と顧問料まとめ」で、税理士選びの金額の参考にしていただければと思います。

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監修:「クラウド会計ソフト freee会計」

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