改正電子帳簿保存法｜対処法をわかりやすく解説

改正電子帳簿保存法｜対処法をわかりやすく解説
公開日：2022年08月07日
最終更新日：2023年07月04日

改正電子帳簿保存法とは、帳簿書類を電子データで保存できる旨の法律。
大幅な規制緩和により、会計ソフトを導入するだけで電子帳簿保存が可能となった。
優良電子帳簿であれば、過少申告加算税が5%軽減されるメリットもある。

2022年1月、改正電子帳簿保存法（電帳法）が施行されました。

この改正電子帳簿保存法施行によって、これまで必要とされていた、領収書や請求書などの大量の紙原本の保管の必要性が、なくなったことになります。
ペーパーレスの問題だけでなく、その対応に要していた従業員の業務時間の削減、経理システムの見直し等で、会社の収益性、生産性の向上につながると期待されています。

改正電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、紙書類を電子的に保存することを定めた法律であり、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

電子帳簿保存法は1998年7月に施行され、すでに20年以上の歴史があります。
しかし、紙中心の日本では電子情報に対する信頼性が低く、さらに導入するうえでも、改ざんに対する懸念から厳しい運用要件が求められていました。
そのため、利用する企業は一部にとどまり、普及しない状態が続いていました。
それが、2021年度の改正電子帳簿保存法においては、次元が異なる大幅な要件緩和の改正が行われました。

申請承認が必要だった制度の根幹を届出制度に改め、実施要件についても不正改ざんを防御できるシステムを使えば、それ以外の実施要件が大幅に緩和された改正内容となりました。

（1）改正電子帳簿保存法のメリット

法人、個人事業主は、帳簿書類を保存する義務がありますが、改正電子帳簿保存法を適用すると、紙で保存する方法に代えて電子データで保存することが可能となります。つまり、貸借対照表や損益計算書、総勘定元帳や売掛金台帳といった帳簿、および請求書や領収書等を、紙ではなく電子データで保存することができるようになります。
紙中心の仕事から、改正電子帳簿保存法を適用して電子データ保存へシステムを変えていけば、自宅からPCでデータにアクセスすることができ、テレワークの後押しにもなります。

また、青色申告書を提出する個人事業主は、複式簿記の方法によって帳簿を作成するなど一定の要件を充たせば青色申告特別控除額が55万円となりますが、さらに、この55万円の控除を受けることができる個人事業主が、帳簿の電子保存の規定（優良電子帳簿）を適用し、もしくは電子申告をすれば、65万円の控除を受けることができます。

（2）改正電子帳簿保存法の対象

改正電子帳簿保存法の対象となる帳簿は、帳簿と書類でその範囲が定められています。国税関係書類で保存が義務づけられている書類ではない場合は、電子保存の対象とはなりません。たとえば、社内規程である定款、就業規則、経理規程などは、対象とはなりません。
したがって、改正電子帳簿保存法の申請を準備する際には、これらの資料の電子保存の検討は不要です。

電帳法の対象			電帳法の対象外
決算書類	帳簿	証憑書類	社内規程	業務関係書類
貸借対照表損益計算書棚卸表　など	総勘定元帳仕訳帳現金出納帳売掛金元帳　など	注文書請求書領収書契約書　など	定款就業規則給与規程経理規程　など	株主総会議事録稟議書営業報告書出張報告書　など

（3）電子帳簿保存法改正前の課題

従来の電子帳簿保存法については、導入にあたって厳しい要件がいくつもあり、普及が進まないという課題がありました。

たとえば、スキャナ保存制度については、2005年からがスタートしていたものの、導入にあたっては厳しい要件がいくつもあったため、なかなか普及が進まないという課題がありました。
そのため、順次要件の緩和が実施され、2015年には電子署名が不要になり、2016年からはスマホでの撮影が許可されました。令和に入ってからは、さらに入力期間が緩和され、重要な事業所以外での定期的な検査が緩和されました。
しかし、このようなさまざまな改正にも関わらず、定期的な検査をしないと原本を介することができないなどの要件があったため、スキャナ保存は普及しませんでした。

また、電磁的記録による保存の対象となる帳簿書類は、国税関係帳簿と国税関係書類の2種類に分れていますが、このうち国税関係帳簿において適用を受けるためには、求められるシステム要件が厳しく、高額なシステムの導入が必要でした。

さらに、電子取引データについては書面に出力して保存することが認められていましたが、従来の制度では書面出力の際に改ざんを防ぐ要件がなかったことから、データと書面の内容の同一性を十分確保できないという課題がありました。

（4）改正電子帳簿保存法のポイント

前述したように、導入にあたって多くの厳しい要件があり、普及が進まなかった電子帳簿保存法ですが、改正電子帳簿保存法では大幅な要件緩和が行われました。

①スキャナ保存制度の大幅な要件緩和
改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存制度の導入の際に必要となっていた、「署名」「タイムスタンプ」「ダブルチェック」「定期検査」の4項目が廃止または大幅に緩和されました。

要件の大幅緩和
受領した紙原本にペンで自署	廃止
3営業日以内のタイムスタンプ	緩和
紙原本との同一性のダブルチェック	廃止
データと紙原本を定期的に突合検査	廃止

特に「紙を受領してから、3営業日以内にスキャンしてタイムスタンプを付与する」という要件については、「約70日以内」と大幅に緩和されました。
また、訂正・削除履歴が残るシステムを利用していれば、タイムスタンプの付与自体も不要となりました。
領収書への自署も廃止され、紙の原本とスキャナ画像が同一であるかを、税理士等がチェックする社内相互牽制・定期検査も不要となりました。

	改正前	改正電子帳簿保存法
税務署長の事前承認	取引先から受領した領収書等についてスキャナ保存するためには、事前に税務署長の承認が必要	承認制度を廃止
同一性担保改ざん防止策	・領収書には受領者が自署・経理担当がスキャンする場合には、最長約2カ月以内にタイムスタンプ付与（営業担当者がスキャンする場合はおおむね3営業日以内）・紙とスキャナ画像とが同一である旨を社内や税理士がチェック（社内相互牽制・定期検査）	・領収書への自署は廃止・タイムスタンプ付与までの期間は約70日以内・訂正・削除履歴の残るクラウドに最長約2カ月と概ね7営業日以内に格納する場合は、タイムスタンプ不要・社内相互牽制・定期検査は不要

②高額なシステムは不要。会計ソフトで帳簿の電子化が可能に
従来は、導入に当たって高額な会計ソフトでないと要件を満たすことができないうえに、帳簿の電子保存制度を利用するためには、所轄の税務署長の承認を受ける必要がありました。
しかし、改正電子帳簿保存法では、帳簿書類の電子的保存について大幅な見直しが行われました。
複式簿記で記録をすることが大前提ではありますが、最低限の要件を満たす電子帳簿については、一般電子帳簿として電磁的記録による保存制度が可能となりました。
さらに、事業者の事務負担を軽減するために、事前に税務署長の承認が必要となる制度は不要となりました。

	改正前	改正電子帳簿保存法
税務署長の事前承認	電子的に作成された帳簿書類を電子データのまま保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要	承認制度を廃止
優良電子帳簿	・訂正等の履歴が残ること、帳簿間で相互関連性があること、検索機能があること・モニター、説明書等を備え付けること	・現行制度の要件を満たし、税務署に届出したもの・優良電子帳簿について過少申告があった場合には、過少申告加算税5%軽減（ただし、その過少申告に係る修正申告・更正に重加算税対象が含まれる場合には軽減なし）・検索機能の改正

③電子取引の保存要件の緩和
電子取引とは、紙を使わずに行う取引で、メールによる取引のほか、EDI取引、インターネット取引などのことをいいます。
たとえば、メールに添付されたPDFの請求書のデータや、銀行口座の明細データなどです。
従来は、電子取引のデータを書面で出力することが認められていましたが、これではデータと書面の内容が同一であることの十分な確保ができず、さらに元データが削除された場合には、その真実性を追跡するのが困難であるという課題が指摘されていました。

しかし、改正電子帳簿保存法では、電子取引データの書面保存は禁止され、原則として電子データのままで保存することが義務化されました。
電子取引の検索項目の要件は緩和され、①取引年月日その他の日付、②取引金額、③取引先に限定されました。
また、「日付または金額の範囲指定検索」・「2以上の記録項目を組み合わせた複数条件検索」は要件ではありますが、税務調査等の場合にデータをダウンロードすることができれば、範囲指定検索と複数条件検索の要件は不要となりました。

	改正前	改正電子帳簿保存法
税務署長の事前承認	なし	なし
同一性担保改ざん防止策	・授受後遅滞なくタイムスタンプを付す	・タイムスタンプ付与までの期間は約70日以内
検索要件	・取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係帳簿の書類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定・日付、または金額は範囲指定が可能・2以上の任意の記録項目の組み合わせ可能	・①取引年月日その他の日付、②取引金額、③取引先に限定・保存義務者が、税務調査等でダウンロードに応じる場合は、検査要件不要・ダウンロード要求に応じる場合で、保存義務者が売上高1,000万円以下の事業者等は、すべての検索要件は不要

（5）改正電子帳簿保存法に対応するためには

これまでご紹介したように、改正電子帳簿保存法では大幅に規制が緩和され、導入に向けた対策をとりやすくなりました。
スキャナ保存については、訂正・削除機能が残るシステムもしくはタイムスタンプ付与が可能なシステムを導入すればよくなりましたので、会計ソフトを導入するだけで電子帳簿保存が可能となりました。
ただし、電子取引データを紙で保存することは禁止になりましたので、改正電子帳簿保存法に対応する機会に、システムに対応するフローを整備する必要があります。

つまり、要件に適したシステムを導入すれば、改正電子帳簿保存法に対応することが可能となります。

「クラウド会計ソフト freee会計」は、改正電子帳簿保存法に完全対応しており、導入するだけで電子帳簿保存が可能となります。
優良電子帳簿（高いレベルの会計ソフト）であれば、過少申告加算税が5%軽減されるというメリットもあります。

（6）改正電子帳簿保存法の導入フローの落とし穴

前述していたとおり、電子取引を紙で保存することは、原則として禁止され、電子取引はすべてデータのまま保存しなければならなくなりましたが、これはPDFだけでなく電子明細も対象となります。
つまり、取引先から送られてきたPDFの請求書だけでなく、ネットバンキングの明細データ、ECサイトの購買データなども保存の対象となります。

したがって、日々利用している電子取引について、どのように対応すればよいのか検討する必要があります。

さらに、過少申告加算税の軽減措置を受けたいと思う場合には、国税関係帳簿（総勘定元帳、仕訳帳、売掛金元帳、買掛金元帳、経費帳、固定資産台帳など）の作成を行うすべてのシステムが、優良電子帳簿の要件を満たす必要があります。

したがって、これらを管理するシステムがバラバラだと、過少申告加算税の軽減措置という優遇措置を受けられなくなってしまいます。

また、電子取引データをデータのまま管理するフローの構築も必要です。
書面の帳簿書類を電子保存に切り替えるのは、帳簿や書類の出力をやめるということだけ考えてしまうと、重要な内部統制を失うことになりかねません。したがって、業務フローを把握したうえで、その一部を電子化したとすれば、どのような影響がもたらされるかを予測したうえで、実施することが大切です。

紙の申請書や印鑑による承認作業などは、これを機にすべて見直して、申請は電子化し、印鑑による承認作業を廃止して電子承認に移行するなど、業務のデジタルシフトに取り組んでいく必要があります。

（7）freeeなら改正電子帳簿保存法の課題をすべて解決！

「クラウド会計ソフト freee会計」は、改正電子帳簿保存法で課題となるすべての点を考慮しています。
「freee会計」を導入するだけで、大がかりな業務フローの見直しも必要なく、改正電子帳簿保存法に完全に対応することができます。

PDFはもちろん、電子明細など、あらゆる電子取引のデータを電子保存することができますし、明細データなどは改ざんできない仕様となっているので、「freee会計」を導入するだけで、改正電子帳簿保存法で求められている要件をクリアすることができます。

また、過少申告加算税の優遇措置を享受できる優良電子帳簿の要件も、もちろん満たしています。

さらに電子ワークフローを活用すれば、電子承認への移行も簡単です。
申請時に入力した日付・勘定科目・金額の内容は、承認と同時に仕訳に反映され、債権債務管理、振込、消込まで経理作業が完結します。

（8）改正電子帳簿保存法｜いつから準備すべきか

2023年10月にインボイス制度がスタートします。
従来は、適した帳簿の記載と3万円以上の領収書や請求書の保存があれば、課税事業者は仕入税額控除（預かった消費税額から支払った消費税額を差し引いて、消費税納税額を計算すること）が可能でしたが、インボイス制度がスタートすると、適格請求書発行事業者の登録を受けたうえで、原則としてすべての発行・受領した適格請求書を保存し、さらに適した帳簿の記帳を行わないと、仕入税額控除を受けることができなくなってしまいます。

さらに、2023年12月末には、電子帳簿保存法の猶予措置（やむを得ない事情がある場合に限り、認められている電子取引データの書面保存を許可する猶予措置）が終了し、電子取引データの電子保存義務化が徹底されます。
そして、この猶予措置の終了前までに、インボイス制度がスタートし、原則としてすべての適格請求書の保存が義務づけられることになります。
つまり、猶予措置の終了と同時に、仕入税額控除を受けるためには、PDFの請求書だけでなく、あらゆる電子取引データを電子で保存する必要があるということです。

したがって、改正電子帳簿保存法にスムーズに対応するためには、できるだけ早く、遅くとも今年中には業務フローの見直しを行うことが大切です。

（9）改正電子帳簿保存法｜何から対応すべきか

業務フローの見直しについては、紙と押印を前提とした業務フローを根本から見直す必要があります。たとえば、受け取ったPDFは、書面ではなく共有フォルダなどに格納したうえで、そのまま経理に届け出るフローを構築する必要があります。それなのに紙と押印のフローを変えないままでいると、頻繁に共有フォルダを確認する作業が発生し、従業員の作業負荷が増えてしまうリスクがあります。

したがって、これまでの業務フローを見直し、電子完結の報告・承認業務、すべてのフローを総合的に管理することができるシステムを構築するための対策が必要です。

①電子化する申請書の優先順位を決める	すべての申請書を、一気に電子化するのは、大変です。したがって、まず、どの申請書を電子化するか、優先順位をつけます。もっとも多いのは、稟議書等の申請書だと思われますので、まずは、申請書のなかから使用頻度が多いものから電子化を進めていきます。
②領収書や請求書の取込方法を決める	領収書や請求書といった電子取引データをどのようにシステムに取り込むか、検討します。スキャナやスマートフォンなどの方法が考えられますが、業務効率化の視点で見れば、スマートフォンがもっとも効果的と言えるでしょう。また、電子取引データについては、システムにアップロードする方法やメールを転送する方法などが考えられますが、スムーズな運用を行うためにも、システムにデータを格納する方法は、ある程度限定する方が望ましいでしょう。
③申請フォームごとに、申請手順の整理を行う	役職の指定や承認などのフローを整理します。個々の企業ごとに慣習上で必要であるとされている場合でも、実は手間をかけるほどのメリットがなかったり、必要以上に複雑になったりしているケースもありますので、この機会に申請フローを一から見直してみましょう。
④適切な権限を設定し、システムを導入する	情報漏えいを防ぐためには、システムを導入する際に「申請者は、申請だけを行うことができる」「閲覧は、自身の情報のみ可能とする」など、従業員ごとに適切な権限を設定し、そのうえで権限を付与された人材が日付、金額、取引先について正確に登録することが重要です。

まとめ

以上、改正電子帳簿保存法について解説しました。
改正電子帳簿保存法では、経理業務が電子化され、生産性の向上やテレワークの促進につながることから、適用を受けやすくするために要件が大幅に緩和されています。改正電子帳簿保存法は、保存要件が大幅に削減され、より普及しやすい内容とはなりましたが、企業として内部統制部分が含まれていることについては、十分な注意が必要です。つまり、電子帳簿保存法の要件に従っていれば、すべてがＯＫではなく、情報処理、セキュリティに関する内部統制については、各企業に任されていることになりますから、企業の規模や社内環境に応じた内部統制がしっかり実施されていることが大切です。
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この記事の監修者：アトラス総合事務所

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電子帳簿保存法は、令和3年度の税制改正によって抜本的に変わりました。
これまでは事前の承認申請が必要とされていたものが、一定の要件を満たしていれば承認申請なしに、いつでも誰でも電子保存ができるようになりましたし、その一定の要件も大幅に簡素化されました。
この改正電子帳簿保存法に対応する機会にシステムに対応する業務フロー全体を見直し、業務全体の効率化・品質の確保・コストダウンを図るツールを導入することは、多くの企業にとって喫緊と言えます。
なぜなら、生産年齢人口は今後ますます減少することが予想され、求人難となることが予想されています。今までと仕事の量が変わらないのであれば、少ない人数で多くの仕事をこなせるようにするしか方法はなく、そのためには生産性を向上させることが不可欠といえるからです。
もちろん、そのために新たなシステムを導入する必要もありますし、その導入コストや運用コストも検討材料にはなります。また業務フローがどのように変化するかも検討したうえで、電子化を進める必要がありますが、改正電子帳簿保存法への対応だけでなく、生産性向上の視点から見ても、業務フロー全体の見直しは必要不可欠な経営課題と言えるのではないでしょうか。
アトラス総合事務所では、企業の経理業務の効率化や、経営状態の分析に役立たせる経理業務改革の推進をサポートしております。
常にお客様の立場に立ったサービスと明瞭な料金設定で、経理業務の効率化のみならず税務から労務、法務に至るまで法人・個人事業経営を総合サポートいたします。遠方のご相談にも対応しておりますので、改正電子帳簿保存法についての不明点、疑問点、導入に関するサポート等について、お気軽にお問い合わせください。

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