発注書・注文書とは|発行する理由・作成ルール(テンプレート付き)

公開日:2019年11月03日
最終更新日:2022年11月02日

この記事のポイント

  • 発注書(注文書)は、商品・製品、サービスなどを発注(注文)する時に作成する書類。
  • 実際には発注書(注文書)を作成せず、口頭で取引を進めることもある。
  • ただし、下請法違反とならないためにも、発注書は作成するべきである。

 

発注書(注文書)とは、商品・製品を発注(注文)したり、サービスの提供を発注(注文)したりする時に発行する証憑(しょうひょう)の1つです。
発注書(注文書)を作成する際には、後々のトラブルを防ぐためにも、発注者番号や日付、数量、単価などの項目を正確に記載することが大切です。

発注書(注文書)とは

発注書(注文書)とは、発注者が商品・製品、サービスなどを発注(注文)することの意思表示を行う目的で作成される書類です。
実際には発注書(注文書)を作成せず口頭で取引を進めることもありますし、発注書を作成せずメールで発注内容の確認を済ませるケースも増えていますが、公正取引委員会では、「親事業者は発注に際して下記の具体的記載事項をすべて記載している書面(3条書面)を直ちに下請事業者に交付する義務がある」としています。
下請法違反とならないためにも、発注書は作成するべきといえるでしょう。

参照:公正取引委員会「下請代金支払遅延等防止法第3条に規定する書面に係る参考例」

発注書(注文書)を発行する商的な取引の流れ

「商品・製品の売買」や「サービスの提供・利用」など、一般的な商取引でのやりとりは、納品から代金受領までに一定の時間がかかります。このように納品から代金受領まで一定の時間がおかれる取引を「掛取引」といいます。

上記のとおり、発注書(注文書)は、売り手から見積書が提示されて内容を確認した後、買い手から発行する書類です。

つまり、発注書を発行する段階では、まだ買掛金の計上はしません。買掛金の計上は取引先から請求書を受け取った時です。

※買掛金:
商品の購入代金や外注加工費など、取引先との通常の営業活動で生じた費用で未払いのものを処理する時の勘定科目。

▶ 買掛金とは|掛け取引の意味・売掛金との違い・仕訳例まで

発注書(注文書)の作成

発注書は決まったフォーマットがあるわけではありませんが、後々のトラブルを防ぐためにも送付先、発注日など最低限記載すべき項目については知っておくようにしましょう。

(1)文書のタイトル

文書のタイトルとして「発注書(注文書)」と記載します。
発注書を受け取った相手が何の書類が届いたのか、書類の上部に分かるように大きめに記載します。

(2)送付先

発注する相手の名称を記載します。
取引先が個人の場合は「様」とし、会社の場合は「御中」とつけます。

(3)発注NO・発注日

発注NO・発注日は、同一契約の書類の場合はほかの書類(見積書や請求書など)と同じ番号を振ることで管理しやすくなりますし、後日取引先から問い合わせがあった際にも、番号を照合してすぐに対応することができます。

(4)作成者名

発注元の会社名、住所、担当者名、電話番号などを記載します。
記名の欄に印鑑を押す必要はありませんが、担当者の認印を押しておくと後々発注書を確認する時に、すぐ担当者を把握することができます。

(5)発注内容

発注内容は、品名、色、サイズ、個数などをできるだけ詳しく記載します。
後日、商品やサービスが納品された時に発行される納品書や納品物の検収をする際に、確認することもありますので、正確に記載します。

(6)発注金額

発注金額を記載します。
税込の金額については、特に分かりやすくするために文字を大きくしたり、太字にしたりするなど工夫して、強調するとよいでしょう。

(7)納期・支払い条件・有効期限

納期・支払い条件・発注書の有効期限を記載します。発注書の有効期限は記載しなくても問題ありませんが、納期は、納品してほしい日時なので記載しておく方がよいでしょう。

(8)小計・備考

小計:
税抜の合計金額を記載します。
消費税:
小計に対する消費税額を記載します。取引内容によって記載が不要なケースもありますので、注意します。
合計金額:
小計・消費税の合計です。発注金額と金額が合っているか確認します。
備考:
特筆すべき事項がある場合には、備考欄に記載します。

(9)発注書のテンプレート例

以下では、一般的な発注書のテンプレートをご紹介します。
テンプレートはダウンロードできるようになっているので、自社の取引内容に合わせてカスタマイズしてください。

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freee受発注では、見積書・納品書・請求書のほか、発注書を自動で作成することが可能です。
作成方法は金額と依頼内容を入力するだけで、自動で発注書を作成されるので誰でも簡単に利用することができます。

(1)発注書(注文書)を自動作成できる

①発注したい相手を選択します。
②金額と依頼内容、納期期日を記述して送付するだけ。書類は自動で作成されます。
③相手に発注依頼を送付後、必要書類をダウンロードすることもできます。

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(2)受発注のやり取りを効率化できる

freee受発注では受注者・発注者でツールを統一し、クラウド上で情報を入力し合うことで、情報共有・合意プロセスを効率化することができます。
発注書で記載した情報は自動で請求書にコピーされるので、転記作業は一切不要で、すぐに必要書類を作成することが可能です。

まとめ

以上、発注書の意味や作成方法などについてご紹介しました。
発注書は、取引を確実に行い、取引先と発注内容について確認するために必要な証憑です。
また、公正取引委員会でも、親事業者は,発注に際して下記の具体的記載事項をすべて記載している書面(3条書面)を直ちに下請事業者に交付する義務があると指導しています。
取引を安全に遂行するためにも、また下請法違反とならないためにも、発注書に記載すべき内容を知り、正確に作成するようにしましょう。

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この記事の監修者:アトラス総合事務所

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事業を始めると、業者や企業とさまざまな取引をすることになります。このとき、どのような取引をしたかという記録を残す必要があり、その記録を残す書類を「取引書類」といいます。発注書・注文書の他にも、代表的なものとして見積書、納品書、請求書、領収書などがあります。取引をする際のお金と商品の動きを記録するものですから、適切に整理・保管する必要があります。
また、2023年10月からは、インボイス(適格請求書)制度が始まります。以降は、請求書に消費税を付加するためには自社が課税事業者であることを示す登録番号を記載したインボイスを発行しなければならなくなります。
さらに、改正電子帳簿保存法が2022年1月に施行され、税務会計に関する紙の書類を電子データで受領した場合には、紙に印刷して保存することが原則として認められなくなりました。
これらの改正に適切に対応するためには、経理業務効率化は欠かせないと言えるでしょう。
アトラス総合事務所は、発注書・注文書の適切な管理等に関するご相談はもちろん、インボイス制度への対応、改正電子帳簿保存法への対応についてのサポートを行っております。自社でどのようなシステムを構築すればよいのか、適格請求書発行事業者に登録した方がよいのかなどの不明点や疑問点について、お気軽にお問い合わせください。

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