発注書・注文書とは|発行する理由・作成ルール(テンプレート付き)

公開日:2019年11月03日
最終更新日:2019年11月03日

目次

  1. 発注書(注文書)とは
    • 商的な取引の流れ
  2. 発注書(注文書)の作成
    • (1)文書のタイトル
    • (2)送付先
    • (3)発注NO・発注日
    • (4)作成者名
    • (5)発注内容
    • (6)発注金額
    • (7)納期・支払い条件・有効期限
    • (8)小計・備考
    • 発注書のテンプレート例
  3. 会計ソフトを活用しよう
    • freeeの発注書(注文書)の作成手順
    • メール送信もできる
  4. まとめ
    • 税理士をお探しの方
    • あわせて読みたい

この記事のポイント

  • 発注書(注文書)は、商品・製品、サービスなどを発注(注文)する時に作成する書類。
  • 実際には発注書(注文書)を作成せず口頭で取引を進めることもある。
  • ただし、下請法違反とならないためにも、発注書は作成するべきである。

 

発注書(注文書)とは、商品・製品を発注(注文)したり、サービスの提供を発注(注文)したりする時に発行する証憑(しょうひょう)の1つです。
発注書(注文書)には、後々のトラブルを防ぐためにも、発注者番号や日付、数量、単価などの項目を正確に記載することが大切です。

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発注書(注文書)とは

発注書(注文書)とは、発注者が商品・製品、サービスなどを発注(注文)することの意思表示を行う目的で作成される書類です。
実際には発注書(注文書)を作成せず口頭で取引を進めることもありますし、発注書を作成せずメールで発注内容の確認を済ませるケースも増えていますが、公正取引委員会では、「親事業者は発注に際して下記の具体的記載事項をすべて記載している書面(3条書面)を直ちに下請事業者に交付する義務がある」としています。
下請法違反とならないためにも、発注書は作成するべきといえます。

参照:公正取引委員会「下請代金支払遅延等防止法第3条に規定する書面に係る参考例」

商的な取引の流れ

「商品・製品の売買」や「サービスの提供・利用」など、一般的な商取引でのやりとりは、納品から代金受領までに一定の時間がかかります。このように納品から代金受領まで一定の時間がおかれる取引を「掛取引」といいます。

発注書(注文書)は、売り手から見積書が提示された後、買い手から発行します。
つまり、発注書を発行する段階では、まだ買掛金の計上はしません。買掛金の計上は取引先から請求書を受け取った時です。

※買掛金:
商品の購入代金や外注加工費など、取引先との通常の営業活動で生じた費用で未払いのものを処理する時の勘定科目。

「482買掛金とは掛け取引の意味売掛金との違い仕訳例まで」を読む

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発注書(注文書)の作成

発注書は決まったフォーマットがあるわけではありませんが、後々のトラブルを防ぐためにも送付先、発注日など最低限記載すべき項目については知っておくようにしましょう。

(1)文書のタイトル

文書のタイトルとして「発注書(注文書)」と記載します。
発注書を受け取った相手が何の書類が届いたのか、分かるように大きめに記載します。

(2)送付先

発注する相手の名称を記載します。
取引先が個人の場合は「様」会社の場合は「御中」とつけます。

(3)発注NO・発注日

発注NO・発注日は、同一契約の書類の場合はほかの書類(見積書や請求書など)と同じ番号を振ることで、管理しやすくなります。

(4)作成者名

発注元の会社名、住所、担当者名、電話番号などを記載します。
記名の欄に印鑑を押す必要はありませんが、担当者の認印を押しておくと後々発注書を確認する時に、すぐ担当者を把握することができます。

(5)発注内容

発注内容は、品名、色、サイズ、個数などをできるだけ詳しく記載します。
後日、商品やサービスが納品された時に発行される納品書や納品物の検収をする際に、確認することもありますので、正確に記載します。

(6)発注金額

発注金額を記載します。
税込の金額については、特に分かりやすくするために文字を大きくしたり、太字にしたりするなど工夫して、強調するとよいでしょう。

(7)納期・支払い条件・有効期限

納期・支払い条件・発注書の有効期限を記載します。発注書の有効期限は記載しなくても問題ありませんが、納期は、納品してほしい日時なので記載しておく方がよいでしょう。

(8)小計・備考

小計:
税抜の合計金額を記載します。
消費税:
小計に対する消費税額を記載します。取引内容によって記載が不要なケースもありますので、注意します。
合計金額:
小計・消費税の合計です。発注金額と金額が合っているか確認します。
備考:
特筆すべき事項がある場合には、備考欄に記載します。

発注書のテンプレート例

以下では、一般的な発注書のテンプレートをご紹介します。
テンプレートはダウンロードできるようになっているので、自社の取引内容に合わせてカスタマイズしてください。

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会計ソフトを活用しよう

会計ソフトfreeeでは、見積書・納品書・請求書のほか、発注書も作成することができます。
作成方法は、発注書作成画面で必要項目を入力するだけなので、効率よく発注書を作成することができます。

freeeの発注書(注文書)の作成手順

①[取引]メニューの[発注書]をクリックし、[発注書を作成する]ボタンをクリックします。

②各項目を入力し、入力が済んだら問題がないかを確認します。

会計ソフトfreee「発注書を作成する」

メール送信もできる

作成した発注書は、PDFで印刷することができますが、同じ画面で、メール送信することもできます。
積書・納品書・請求書・発注書を一括管理することができ、請求書を受け取った時には、受け取った請求書を元に取引を登録することができます。

会計ソフトfreee「作成した請求書類を送信・郵送・印刷する」

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まとめ

以上、発注書の意味や作成方法などについてご紹介しました。
発注書は、取引を確実に行い、取引先と発注内容について確認するために必要な証憑です。
また、公正取引委員会でも、親事業者は,発注に際して下記の具体的記載事項をすべて記載している書面(3条書面)を直ちに下請事業者に交付する義務があると指導しています。
取引を安全に遂行するためにも、また下請法違反とならないためにも、発注書に記載すべき内容を知り、正確に作成するようにしましょう。

税理士をお探しの方

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