電子インボイス制度とスケジュールをわかりやすく
公開日：2022年03月31日
最終更新日：2023年05月23日
目次
この記事のポイント
- 電子インボイスとは、電子データによるインボイスの提供を行うこと。
- 電子データでやり取りする場合には、データ自体の保存方法が別途定められている。
- 令和3年度の税制改正によって、電子インボイスは大きく変わった。
「電子インボイス(Electronic Invoicing)」とは、適格請求書の記載内容を電磁的記録で提供したものをいいます。
つまり取引先などとのデータのやりとりを、電子メールやインターネット上のサイトで行うことができるようになります。
インボイス制度の導入によるコスト増加を最小化するためには、電子インボイスの活用は必須といえますから、導入方法や必要な要件について早めに対策を講じることが大切です。
電子インボイスとは
令和5年（2023年）10月1日から、消費税の仕入税額控除の要件としてインボイス制度が始まります。
電子インボイスとは、インボイス制度導入後から、仕入税額控除に必須となる適格請求書について、書面での交付に代えて電磁的記録（電子データ）で提供することをいいます。適格請求書発行事業者は、国内において課税資産の譲渡等を行った場合、相手方（課税事業者）から求められたときには、適格請求書を交付しなければなりませんが、このとき適格請求書を電磁的記録（電子データ等）で相手方に提供することができます。これが「電子インボイス」と呼ばれるものです。
（1）そもそも「インボイス」とは
インボイスとは、売り手が買い手に対して正確な適用税率や消費税額等を伝えるための手段をいいます。
現在は、「税率ごとに区分して合計した金額」と「軽減税率が適用される項目」の記載がある請求書（区分記載請求書）を受領し保存していれば、仕入税額控除を受けることができます。
しかしインボイス制度が開始された後は、この区分記載請求書等保存方式の請求書等の記載事項に「登録番号」「適用税率」「消費税額等」の項目が追加されたうえに、適格請求書発行事業者が発行した「適格請求書」でなければ、仕入税額控除の計算対象とはなりません。そして、それ以外（適格請求書発行事業者ではない免税事業者など）の請求書では、仕入税額控除が受けられなくなります。
電子インボイスとは、これらの書面の交付に代えてその記載事項に係るデータを提供することをいいます。
「適格請求書」とは、以下の事項を記載した請求書、納品書、その他これらに類する書類をいいます。
|
①インボイス発行事業者の氏名または名称、登録番号 ②課税資産の譲渡等を行った年月日 ③課税資産の譲渡等に係る資産または役務の内容（軽減税率の対象にはその旨） ④税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜、税込）および適用税率 ⑤税率ごとに区分した消費税額等（消費税額、地方消費税額の合計額） ⑥書面の交付を受ける事業者の氏名または名称 |
上記は手書きでも構いませんし、タイトルに「適格請求書」と記載する必要もありません。記載事項を満たしていれば「適格請求書」に該当します。
また、電子インボイスの記載事項は、紙による交付の場合と同じです。
（2）電子インボイスを提供する方法
適格請求書発行事業者は、取引先から求められた時には適格請求書を交付することができます。この請求書は、電子データで提供することができます。
ただし、適格請求書発行事業者が提供した電子データを保存するときには、一定の要件を満たした状態で保存する必要があります（※後述）。また、電子データで提供する方法としては以下のような方法があります。
|
①光ディスク、磁気テープ等の記録用の媒体による提供 ②EDI取引におけるデータの提供 ③Ｅメールによるデータの提供 ④インターネット上にサイトを設けてそのサイトを通じたデータの提供 ※EDI（Electronic Data Interchange）取引とは、異なる企業・組織間で商取引を行うデータについて、通信回線を介してコンピュータ間で交換する取引等をいいます。 |
（3）電子インボイスを提供した場合の保存要件
適格請求書発行事業者が提供した電子データについて、電磁的に保存しようとする場合には、一定の要件を満たした状態で保存する必要があります。
具体的には以下のとおりです。
適格請求書発行事業者は、提供した電磁的記録を電磁的記録のまま、または紙に印刷して、その提供した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間、納税地または当該取引に係る事務所、事業所、その他これらに準じるものの所在地に保存しなければなりません。
令和3年度の電子帳簿等保存制度における税制改正によって、所得税および法人税についてタイムスタンプ付与等について要件は大幅に緩和され、消費税についてもこの電子帳簿等保存制度の要件に準じて保存することとされています。
電子インボイスについては、今後も見直しされることと思われますので、要件や手続き、導入方法については、早めに税理士に確認するようにしてください。
（4）電子インボイスを提供した場合【売手】
電子インボイスを提供した場合には、データのまま保存するか、紙に印刷して保存することができます。
電子インボイスをデータのまま保存する場合には、令和3年度の税制改正による電子帳簿保存法に定められた要件に準じて保存する点について注意が必要です。
なお、令和3年度の税制改正による電子帳簿保存法の改正では、出力書面等による保存制度は廃止されましたが、これは所得税と法人税を対象としており、消費税については、紙に印刷して保存する方法が認められています。
ただし、データで提供したものを紙に印刷して保存する方法は、業務の効率化の観点からいえば煩雑になりやすく、おすすめではありません。
法人税における対応にあわせて、消費税の電子インボイスの保存方法についても、十分に検討することをおすすめします。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| システム概要書やマニュアルの備付とディスプレイへの出力 | ①電子インボイスの保存等にあわせて、システム概要書の備付けを行うこと ②電子インボイスのデータの保存等をする場所に、そのデータの電子計算機処理に使うことができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ並びにこれらの操作説明書の備付けを行い、その電磁的記録をディスプレイの画面・書面に整然とした形式かつ明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと |
| 検索機能 | ③電子インボイスのデータについては、以下の要件を満たす検索機能を確保しておくこと （ア）取引年月日その他の日付、取引金額および取引先を検索条件として設定できること （イ）日付または金額にかかる記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること （ウ）2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること 上記について、国税に関する法律の規定によるデータの提示または提出の要求に応じることができる状態となっている時には、（イ）（ウ）の要件が不要となります。 |
| タイムスタンプ等 | ④以下の（ア）～（エ）のいずれかの措置を行うこと （ア）インボイスのデータを提供する前にタイムスタンプを付して、そのデータを提供する （イ）以下の方法のいずれかによって、タイムスタンプを付して、そのデータ保存を行う者、またはその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくこと ・電子インボイス提供後、速やかにタイムスタンプを付すこと 電子インボイス提供からタイムスタンプを付すまでの各事務処理に関する規程を定めている場合には、その業務の処理に係る通常の期間経過後、速やかにタイムスタンプを付すこと （ウ）電子インボイスの記載事項について、以下のいずれかの要件を満たす電子計算機処理システムを使用して、電子インボイスの提供とデータ保存を行うこと ・訂正や削除を行った時には、その事実と内容が確認できること ・訂正・削除することができないこと （エ）電子インボイスの記載事項について正当な理由なく訂正・削除を行うことを防止するための事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存とともに規程の備付けを行うこと |
（5）電子インボイスを提供された場合【買手】
電子インボイスの提供を受けた場合にも、データのまま、または紙に印刷して保存することができます。
電子インボイスを提供された場合のデータ保存についても、令和3年度税制改正において要件が大幅に緩和されました。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| システム概要書やマニュアルの備付とディスプレイへの出力 | ①電子インボイスの保存等にあわせて、システム概要書の備付けを行うこと ②電子インボイスのデータの保存等をする場所に、そのデータの電子計算機処理に使うことができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ並びにこれらの操作説明書の備付けを行い、その電磁的記録をディスプレイの画面・書面に整然とした形式かつ明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと |
| 検索機能 | ③適格請求書に係る電磁的記録について、以下の要件を満たす検索機能を確保しておくこと （ア）取引年月日その他の日付、取引金額および取引先を検索条件として設定できること （イ）日付または金額にかかる記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること （ウ）2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること 上記について、国税に関する法律の規定によるデータの提示または提出の要求に応じることができる状態となっている時には、（イ）（ウ）の要件が不要となります。 |
| タイムスタンプ等 | ④以下の（ア）～（エ）のいずれかの措置を行うこと （ア）タイムスタンプが付された電子インボイスを受領すること（受領した者がタイムスタンプを付す必要はありません） （イ）以下の方法のいずれかによって、タイムスタンプを付して、そのデータ保存を行う者、またはその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくこと ・電子インボイス提供を受けた後、速やかにタイムスタンプを付すこと 電子インボイス提供からタイムスタンプを付すまでの各事務処理に関する規定を定めている場合には、その業務の処理に係る通常の期間経過後、速やかにタイムスタンプを付すこと （ウ）適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について、以下のいずれかの要件を満たす電子計算機処理システムを使用して、適格請求書に係る電磁的記録の受領、及びその電磁的記録を保存すること ・訂正や削除を行った時には、その事実と内容が確認できること ・訂正・削除することができないこと （エ）適格請求書に係る電磁的記録の記載事項について正当な理由なく訂正・削除を行うことを防止するための事務処理の規定を定め、当該規定に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存とともに既定の備付けを行うこと |
データで受領した場合も、それを紙に印刷して保存するのはやはり業務の効率化の観点からいえば煩雑になりやすく、おすすめではありません。
法人税における対応にあわせて、消費税の電子インボイスの保存方法についても、十分に検討することをおすすめします。
（6）電子帳簿保存法改正に完全対応！freee会計
ここまで電子インボイスについてご紹介してきましたが、要件などを見ると現実的に導入は厳しいと思われた方も多いのではないでしょうか。そのような時に活用していただきたいのが、「クラウド会計ソフト freee会計」です。「freee会計」では、データをそのまま吸い上げて会計データまで生成することができるシステムです。さらに「freee会計」は導入するだけで、「電子帳簿保存法改正に完全対応」することができます。
|
①PDFだけでなく、電子明細まであらゆる電子取引のデータを保存 スキャンした紙の請求書や領収書だけでなく、PDFで受領したデータも「freee会計」にアップロードすれば電子保存が完結します。また「freee会計」は、銀行明細やクレジットカードと連携することで、仕訳生成が自動化されます。 ②請求管理・債権債務管理など、バックオフィス機能を一元化できる ③電子帳簿保存法に完全対応
|
まとめ
電子インボイスは、2023年10月に開始されますが、その導入にはコストの増大などの懸念があります。
インボイス制度の導入による業務コストの負担を最小限に抑え、さらに業務の効率化を図るためには、可能な限り早めにインボイス導入の準備を始めることが大切です。
「freee会計」は、電子帳簿保存法の改正に完全対応し、電子インボイスの導入を全面的にサポートします。ぜひお問合せください。
「電子帳簿保存法 特設サイト | クラウド会計ソフト freee会計」
電子インボイスについて相談する
freee税理士検索では数多くの事務所の中から、電子インボイスについて相談できる税理士を検索することができます。
また、コーディネーターによる「税理士紹介サービス」もあるので併せてご利用ください。
税理士の報酬は事務所によって違いますので、「税理士の費用・報酬相場と顧問料まとめ」で、税理士選びの金額の参考にしていただければと思います。
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この記事の監修者：アトラス総合事務所
監修者
アトラス総合事務所
会計・税務・労務・法務の専門家集団が、会社・個人事業をトータルでサポートいたします！
インボイス制度は、登録を受けた課税事業者が交付する適格請求書および帳簿の保存を仕入税額控除の要件とする制度です。適格請求書の発行は、適格請求書発行事業者でなければできません。
さらに、適格請求書発行事業者の登録は課税事業者でなければできず、もし免税事業者が登録を申請したければ課税事業者を選択することになります。つまり、適格請求書発行事業者は、基準期間の課税売上高が1,000万円以下となった場合であっても免税事業者にはならず、消費税及び地方消費税の申告義務が生じることになります。
このインボイス制度の導入は、免税事業者だけでなく経理システムに大きな影響を与えることが予想されますが、見方を変えれば事業のあり方や経理システムを抜本的に改善するよい機会と考えることもできます。
たとえば、これまでは税法上処理を変更した方が納税額が減少することが分かっていても、システム修正にかかるコストを考慮した結果、現行処理を踏襲してしまうケースも多々見受けられました。
今回のような大規模な改正をきっかけとして、改めて自社にとって最適な会計処理方法を検討し直すよい機会であるととらえ改修を進めることは、生産性を向上させるためにも業務効率化を図るうえでも、効果的といえるのではないでしょうか。
アトラス総合事務所では、経費精算、請求書発行、債権管理をトータルで管理できる経理システムの構築、決算、税務調査、給与計算等、税金・経営に関する相談はもちろん、労務、法務に至るまで法人・個人事業経営を総合サポートしております。
インボイス制度のスムーズな対応はもちろん、経理システムの抜本的な見直しについても対応いたします。
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