見積書とは|発行する理由・作成ルール(テンプレート付き)

公開日:2019年09月03日
最終更新日:2020年09月18日

目次

  1. 見積書とは
    • 商的な取引の流れ
  2. 見積書の作成方法
    • 見積書の作成ルール
    • 有効期限の記載
    • 見積書テンプレート
  3. 見積書以外の書類
    • 請求書
    • 領収書
  4. 見積書作成には、freee受発注サービスβ版を活用しよう
    • 見積書を自動作成
    • 受発注のやり取りも効率化
  5. まとめ
    • 税理士をお探しの方

この記事のポイント

  • 見積書とは、仕事の注文を受けた時に発行する「証憑(しょうひょう」のこと。
  • 見積書は、仕事の注文を受けて正式に仕事を受ける前に発行する。
  • 取引条件を検討したり、受注するか否か判断したりするための資料となる。

 

見積書とは、仕事の注文を受けた時に発行する「証憑(しょうひょう」です。
見積書は、請求書や領収書とともに、取引する際のお金と商品の動きを記録するものとなりますので、作成ルールにしたがって慎重に作成するようにしましょう。

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見積書とは

見積書とは、仕事の注文を受けて正式に仕事を受ける前に発行する証憑(しょうひょう)で、取引条件を検討したり、受注するか否か判断したりするための資料となります。
士業や、ホームページ製作などのクリエイティブ業などの請負業や物販業で価格交渉をする場合には、この見積書をもとに行います。
商的なやり取りのなかで発行される見積書、注文書、納品書、請求書、領収書などを「証憑」といい、帳簿類と同じように保存が義務付けられています。

商的な取引の流れ

商的なやり取りは、一般的に「見積り→注文→納品→検収→請求書の発行→代金支払い→領収書の発行」の流れで進みます。
このような納品から代金受領までに時間が置かれる取引のことを「掛取引」といいます。
見積書は、商的な取引の中でもっとも最初に提示される証憑ということになります。

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見積書の作成方法

見積書は特に決まったフォーマットがあるわけではありませんが、見積書の目的は、取引条件を検討したり、受注するか否か判断したりするためのものですから、項目、単価、数量、単位、小計などの最低限の項目は必要です。

見積書の作成ルール

見積書を作成する際には、まず大まかな金額を算出し、相手に提示します。
その後、提案書や仕様書を作成して双方に誤った認識をしていないことを確認しながら、さらに見積書の内容を詰めていきます。
見積書を提示する際には、項目や数量、単価などを正確に記載していきます。

① 文書のタイトルとして「御見積書」と記載します。

② 取引先が個人の場合は「様」会社の場合は「御中」とつけます。

③ 同一契約の書類の場合はほかの書類(見積書や納品書など)と同じ番号を振ります。

④ 記名の欄に印鑑を押します。

⑤ 見積書の有効期限を記載します。

⑥品名、色、サイズ、個数などをできるだけ詳しく記載します。

⑦ 小計や消費税など、合計額の内訳を明記します。

⑧ 特筆すべき事項があれば、欄外に記載します。

有効期限の記載

作成ルールでご紹介したように、見積書には、「見積書有効期限」を記載するようにしましょう。
有効期限を記載することで、「いつまでなら、この見積書に書いてある金額で業務を受けることができます」という意思表示をすることができます。

見積書テンプレート

以下では、小売業の会社の見積書、ホームページ制作業務の会社を見積書のテンプレートをご紹介します。
それぞれのテンプレートは、ダウンロードできるようになっているので、自社の取引内容に合わせてカスタマイズしてください。

【小売業などの見積書】
※クリックすると、ダウンロード(Excel)できます。

【ホームページ制作会社などの見積書】
※クリックすると、ダウンロード(Excel)できます。

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見積書以外の書類

商取引を行ううえでは見積書以外にもさまざまな証憑が必要となります。

請求書

請求書は、取引先に対して代金の支払いを請求するために作成する証憑です。
請求書を作成する際には、取引先との信頼関係のためにも、正しい金額を記載することはもちろんその他にも注意すべき点が多々あります。

請求書の書き方については、以下の記事で詳しくご紹介しています。あわせてご覧ください。

「請求書の書き方|請求書作成のルール・記載例」を読む

領収書

領収書とは、商品やサービスなどの代金を受け取った人が発行する証憑です。
支払を振込で行う際には発行されないのが一般的ですが、現金取引の場合には、後で「支払った」「支払われていない」などのトラブルを防ぐという意味でも、大変重要です。

領収書の書き方については、以下の記事で詳しくご紹介しています。あわせてご覧ください。

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見積書作成には、freee受発注サービスβ版を活用しよう

freee受発注サービスβ版では、見積書・納品書・請求書のほか、発注書を自動で作成することが可能です。
作成方法は金額と依頼内容を入力するだけで、自動で見積書を作成されるので誰でも簡単に利用することができます。

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見積書を自動作成

(1)見積りを送りたい相手を選択します。

(2)依頼内容と納品期日を記述して送信するだけ。書類は自動で作成されます。

(3)相手に発注依頼を送付後、必要書類をダウンロードすることもできます。

受発注のやり取りも効率化

freee受発注サービスβ版では受注者・発注者でツールを統一し、クラウド上で共同で情報を入力し合うことで情報共有・合意プロセスを効率化することができます。
見積書で記載した情報は自動で請求書にコピーされるので転記作業は、一切不要で必要書類を作成することが可能です。

まとめ

以上、見積書の意味や作成方法などについてご紹介しました。
見積書は、発行を義務付ける法的拘束力はないですが、正式に仕事を受ける前に発行する証憑の役割を果たします。

契約締結後に取引先の都合によって価格が変更された場合は、最終的に合意することになった見積書に記載された金額が対抗手段となり得ます。見積書を書面で残しておくことによってトラブルを抑止する効果を期待することができます。そのため見積書に記載すべき内容を知り、正確に作成するようにしましょう。

freee受発注サービスβ版なら、見積書を自動作成することができます。

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