日次で行う経理事務とは|自計化を目指すための基礎知識①
公開日：2018年11月07日
最終更新日：2022年06月13日
目次
この記事のポイント
- 経理の仕事は、会社の経営状態を把握するための仕事である。
- 会社のお金の出入りを管理するために、毎日取引を記録し月ごとに帳簿をまとめる。
- 日々の経理作業は、会計ソフトの導入で効率化が可能。
経理の仕事は、大きく「経理事務」と「財務管理」に分けることができます。
このうち経理事務とは、主に取引を記録し管理する業務のことをいいますが、大きく日次（毎日行う仕事）、月次（月単位で行う仕事）、年次（年単位で行う仕事）に分けることができます。
経理の自計化を目指す場合には、まずこれらの業務の流れを把握することが大切です。
ここでは、経理の自計化を目指すために知っておきたい日次の経理事務についてご紹介します。
経理の仕事とは
経理の仕事とは、会社の経営状態を把握するために、会社で生じた「お金の流れに関連する活動」（取引）を記録し、管理する仕事のことをいいます。
会社は利益を得るために、日々いろいろな活動を行っています。そしてこの活動に関する情報を「取引」として「簿記」という方法によって記録して資料化します。日々の取引を記録し、月ごとに帳簿をまとめその結果を年度の終わりに年次決算として決算書を作成します。
この一連の流れを、1年間のサイクルで繰り返していくことが経理の仕事です。
（1）経理が担う役割とは
経理が担うのは、会社のお金の出入りを管理することです。
会社の経営者が、会社の状況を正確に把握して、適切なかじ取りができるよう、経営状態を正確に資料化します。経営者は、この資料を基にして経営の問題点を把握し、その後の戦略を練ることができます。
また、会社には貸借対照表や損益計算書といった財務諸表を作成する義務があります。このように会社の経営状態を透明化することは、会社の利害関係者の信頼を獲得し、社会的な地位の向上にもつながります。
（2）経理はどんな仕事をするのか
経理の仕事は、大きく日次（毎日行う仕事）、月次（月単位で行う仕事）、年次（年単位で行う仕事）に分けることができます。
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①毎日行う経理の仕事： 日々の取引である現金・預金の出入りの記録作業が中心となります。 試算表の作成、従業員への給与の支払いなどを行います。 年間の業績の把握や、財務諸表（貸借対照表、損益計算書）の作成、税金の納付額の把握などの業務を行います。 なお、経理業務は業種によっても内容に傾向があります。
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毎日行う経理業務
前述したとおり、経理の仕事は、日次、月次、年次の3種類に分けることができます。
日次の経理事務は、事業内容によって異なりますが、一般的には入金・出金の管理や簿記に基づく帳簿の記帳などが中心となります。
具体的には売上による入金や経費の記録および支払い、日々の入出金の資料作成などの作業ですが、これらの会計データは、最終的に納税につながるほか、会社の重要な指標や経営管理に活用することができます。
単調な作業が多くなることもありますが、決して疎かにしてよいものではありません。
（1）領収書の整理・入力
会社が取扱う経費にはさまざまなものがあります。交際費、会議費、新聞図書費、消耗品費、水道光熱費など、現金の支出に伴って発生する経費については、領収書を受けとることが通常です。
簡単そうに見える領収書の整理・入力ですが、ついついため込んでしまいがちな作業でもあります。
受けとった領収書は、帳簿への入力をスムーズにするためにすぐに整理・保管しておくようにしましょう。
（2）現金出納帳の入力＆現金残高チェック
領収書を、会計ソフトに入力します。
現金出納帳とは、文字通り、現金の出入りを記録するために用いられる帳簿です。現金の収入や支出があったつど、現金出納帳に記録していきます。
現金の収入や支出があった場合に、日付、その相手先と、収入・支出の内容、相手勘定科目を記録し、その金額を「収入金額」「支出金額」欄に記入したうえで、現金残高に加減算します。
現金出納帳の入力は、基本的に毎日行います。1日に複数の取引がある場合には、複数行にわたって入力が必要になります。したがって、1日の現金の入出金が終わるつど、現金の残高をチェックするようにしましょう。
チェックの仕方としては、入力された現金出納帳の残高と、実際の現金有高が一致しているかを確認する方法が一般的です。
もし数字が一致していない場合は、不一致の原因を調査し、早期に解決することが重要です。
（3）預金出納帳の入力
預金出納帳は、現金出納帳と同様、銀行預金等の出入りを記録するために用いられる帳簿です。会社では通常、現金のみの取引ではなく、決済や振込みのために銀行口座を使用します。その際、預金の出入りの状況や、一時点の残高を把握することも、日々行う経理業務のひとつです。
なお、複数の口座を使用していたり、普通預金のほか当座預金勘定を用いていたりした場合は、これらを分けて預金出納帳を作成します。
（4）売掛金・買掛金の入力
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・売掛金の入力 売掛金とは、商品やサービスを販売してまだ回収していないお金のことをいいます。 得意先に対して商品を売り上げた場合、売上と同時に現金で回収できることが一番ですが、短期間に複数のやり取りがある相手である場合には、信用取引を基本として、売上代金を後日回収する「掛取引」となることが通常です。 したがって、売上代金を回収するまでは、このお金を「売掛金」として把握し管理しておく必要があります。 商品を売上げても、仕入れ代金や経費は先に支払うケースも多く、売掛金が増えてしまうと手元にキャッシュがなくなる、いわゆる「黒字倒産」の状況に陥りかねません。 ・買掛金の入力 買掛金は、売掛金管理と合わせて行い、回収状況や支払い状況を常に管理しておくことが重要です。 |
（5）在庫取引の入力
商品の仕入や売上ボリュームを把握することも重要ですが、それと同様に重要なのが、在庫（棚卸資産）の管理です。
商品をスムーズに販売するためには、会社の手元に適切な在庫を置いておくことが不可欠です。もし在庫がなかったら、商品をいちいち取り寄せてから販売しなければなりませんし、取引先からの問合せにもスムーズに対応することができません。
このような商品の在庫状況を管理する帳簿として、商品有高帳があります。
商品を仕入れた時（受入）と売上げた時（払出）のつど、商品の種類別に、数量・単価・金額を入力し、ある時点での在庫金額が常にわかるようにしておきます。
（6）経費精算
会社が経営活動を行っていくうえで不可欠なのが、経費の支払いです。
経費は利益計算上、マイナスの項目となるため、具体的な支出内容を把握しておくことが重要です。
主な経費項目を挙げると、先に挙げた従業員の「出張旅費（旅費交通費）」のほか、取引先との接待などで支出する「接待交際費」、社内会議などで負担する「会議費」、従業員の慰労・福利厚生を目的とする「福利厚生費」、事務用文房具、コピー代などの「消耗品費」、会社や商品の宣伝費用である「広告宣伝費」などがあります。
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・出張旅費の仮払・精算 出張旅費精算書は、出張者が出張から帰った時に作成し、提出してもらいます。 そして、その内容にもとづいて出張旅費の仮払いを行い、会計ソフトに入力します。 出張旅費精算書には、精算日・部署名・氏名・訪問先・出張した結果・乗車地・降車地・交通手段・交通費・宿泊費・日当などを記載します。 ・接待交際費は会議費との区分が大切 交際費となるのは、取引先へのお土産代や、記念パーティの費用、お車代、お歳暮・お中元などです。 なお、経費の支払いが多くなると利益が少なくなることから、税額計算のベースも少なくなり、税負担が軽くなるというメリットもありますが、経費が多くなるとその分、支出額も多くなることから手元の現金預金が少なくなり、資金繰りの面からはデメリットとなってしまいます。 ・仮払金の精算は早めに！ 実際に仮払金が用いられるのは、従業員の出張などで、先にある程度の旅費・宿泊費を支払っておき、従業員の帰社後に具体的内容・金額の報告を受け、先に支払っていた金額との精算を行う、というケースです。 この仮払金の精算は、早期に行うことが大切です。 |
経理業務は会計ソフト導入で効率化
日々の取引の記録は、簿記のルールにしたがって手書きで記録することもできますが、時間・手間がかかるうえ、計算ミスなどが起こるリスクもあります。
「クラウド会計ソフト freee会計」を活用してネットバンキングやクレジットカードと連携させれば明細が自動で反映されるので、仕訳作業をほぼ自動化することができますし、仕訳の集計から総勘定元帳、決算書の印刷まで作成することもできます。
貸借対照表や損益計算書はもちろん、株主資本変動計算書や消費税集計表なども作成してくれます。
つまり、経理担当者が行わなければならないのは、取引の仕訳、各勘定科目の残高チェックなどの確認作業だけとなり、大幅な業務の効率化が実現できます。
（1）簿記の仕組みを知っておこう
「freee会計」を利用すれば、簿記の細かい専門知識は強いて覚える必要はありません。
頻出する用語や大枠を理解しておけば、あとは「freee会計」が自動で計算し、必要書類を作成してくれます。
したがって、ここでは簿記の大まかな流れを理解しておくようにしましょう。
簿記とは、会社の財政状態と経営成績を、貸借対照表や損益計算書に表現するために考え出された仕組みのことをいいます。
簿記は、取引→仕訳帳→総勘定元帳→試算表の順で作業し、貸借対照表、損益計算書の書式を使って計算します（※ただし、これらの計算は、会計ソフトでは自動で転記され、書類が作成されます）。
取引とは、財産が増減する事実のことをいいます。現金を支払う、現金を受け取る、取引先から商品を仕入れるなどは、すべて取引に該当します。
帳簿づけの基本は、この「取引を仕訳すること」です。
取引を仕訳する際には、2つの側面から取引を捉え、これを仕訳帳に記録していくことになります。
たとえば、「いろは商店から商品を5万円分現金で仕入れた」という取引では、
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・5万円分の商品という資産が増えたという事実 ・5万円の現金が減ったという事実 |
の2つのことが同時に起きていることになります。
仕訳のルールは、現金が増加したら左側の「借方」に、現金が減少したら右側の「貸方」に記入し、その理由を記入します。
たとえば、「販売促進費を普通預金から20万円支払った」という取引の場合には、以下のように記入します。
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 販売促進費 | 200,000 | 普通預金 | 200,000 |
この仕訳帳への記録は、同時に総勘定元帳へ転記します。
総勘定元帳とは、仕訳帳により発生した勘定科目ごとに、それぞれを集計した帳簿のことを言います。
「freee会計」では、この総勘定元帳への転記は、自動で行われます。
そして総勘定元帳に集計された各勘定科目の残高をもとにして、試算表が作成されます。
この試算表をもとに、勘定科目を貸借対照表のグループと損益計算書のグループに分け、決算書（財務諸表）が作成されることになります。
この一連の流れは、「freee会計」を使えば、自動的に集計することができるため、仕訳の入力方法さえ理解できれば、簿記の知識は必要ありません。ただし、一連の流れを知っておくことで、数字の動きがどのように決算書に現れるのかを理解することができます。
（2）仕訳から作成される決算書を知っておこう
決算書とは、主に年次で行われる決算に基づいて作成される書類のことです。
決算書のうち主なものとしては、貸借対照表、損益計算書などがあります。
貸借対照表は決算日時点における財政状態を表示したもので、損益計算書は一会計期間における経営成績を表示したものであることから、これらの書類は財務諸表とほぼイコールと考えて問題ありません。
ただし、決算書は税金の申告に用いられる「確定申告」のときに必要となるものであり、財務諸表は税務署以外の外部報告のために必要となるものであるという点で異なります。
まとめ
以上、日次で行う経理事務についての基礎知識をご紹介いたしました。
経理の仕事といっても、会社の規模によって経理の仕事の範囲は異なり、中小企業では総務部のなかで人事も経理も一人ですべてを兼任しているというケースもあります。
日々の現金の管理や経費の処理、給与計算、決算までこなしながら、経営者へのアドバイスを求められることもあり、その場合には幅広い知識と柔軟な対応が求められることになります。
したがって、経理業務は「freee会計」を活用し、必要に応じて税理士のアドバイスを受けながら、可能な限り効率化することが求められます。
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監修：「クラウド会計ソフト freee会計」
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