経費で落とせるもの一覧

この記事のポイント

• 経費になる・ならないの基準は、「事業との関連性」。
• 利益を生み出すために必要な支出は、経費となる。
• 会計ソフトなら、適切かつ効率的に経費処理ができる。

経費で落とせるものを、きちんと落とすということは、売上管理と同じくらい大切です。落とせる経費をきちんと落とし、経費を削減しなければ、いくら売上をアップさせても利益が出にくくなってしまうからです。

この記事では、経費で落とせる支出や、経費で落とす際のポイントなどについてご紹介します。
 

経費で落とせるもの

経費で落とせる費用は、事業に関連する支出、つまり収入を得るために必要な支出です。したがって、友人との旅行代金や家族との食事代金など、事業に直接・間接的に関係のない支出は経費とはなりません。

経費として計上できるか否かの話で有名な、フェラーリとクルーザーの話があります。
ある会社が、フェラーリとクルーザーを福利厚生費として認めてもらおうとしましたが、1995年（平成7年）に国税不服審判所は「フェラーリはOKだが、クルーザーはNG」という結論を出しました。
これは、「クルーザーには運行記録がないため、業務に必要とはいえ、経費とならない」とされ、一方「フェラーリは車両の検査記録などから、業務に使用したと認められるため経費とされる」とされたのです。

フェラーリもクルーザーも、高額でかつ個人的な趣味という意味合いが強いと言えますが、ここで明らかになったのは、業務上の支出を裏づける証拠があれば、経費として認められる可能性が高いということです。

（1）経費で落とすメリット

「経費で落とすためには、領収書が必要で面倒だ」と、少額のレシートを捨ててしまったりする人がいますが、これは実にもったいないことです。
経費で落とせば、それだけ税額を減らすことになるからです。

売上から売上原価を差し引いたものを「粗利益」といいますが、事業を行ううえでは、この粗利益がすべて残るわけではなく、また、この粗利益に税金がかかるわけではありません。

この粗利益から「売上原価以外にかかった費用（販売費及び一般管理費）」を差し引いて利益を計算し、さらに営業外損益（営業利益に営業外の活動によって生じる損益）や特別損益（臨時に生じる損益）を加減算し、その残りの利益に税金がかかります。

たとえば、1年間の経費が30万円あったのに、経費に計上しないでいると、どれだけの税金を払うことになるのでしょうか。

仮に法人関連の税金の税率30％とすると、30万円×30％＝9万円、これだけの税金をムダに払ってしまうことになるのです。

もちろん、税金を払うことは悪いことではありませんが、経費を積み上げて利益を減らして税額を抑え、1円でも多く会社にお金を残しさらにそのお金を使って事業を成長させることは、事業を行ううえでの大原則といえるのです。

（2）税務署が確認するポイント

税務調査の際には、税務署は領収書だけでなく帳簿も細かくチェックします。
帳簿とは、売上などの収入や経費の内訳をまとめた資料で、会計ソフトで経理処理を行っていれば、自動で作成されます。帳簿には、売上や経費だけでなく、保有している資産や借入金などについても詳細が記載されています。

税務署は、帳簿に記載されている費用の詳細を知るために領収書の但し書きや、事業との関連性をチェックします。

人件費が架空計上されていないか（本当に雇用している実態があるか）、交際費が適切に処理されているか（事業に関係する人との交際費か）などは、特にチェックされるポイントです。

▶ 税務調査対策｜税務調査はどこまで調べる？

（3）経費で落とすために必要なものは？

経費を落とすためには、レシート、領収書、メモ書き、クレジットの購入履歴などが必要です。
そして、「どのような打ち合わせを行ったか」「取引先の誰を接待したか」などをメモ書きするなどして、事業のための支出であることをきちんと説明できるようにしておきます。

仕事をしようと1人でカフェに入ったけど、仕事に身が入らずぼーっと過ごしてしまった…という場合でも、とりあえずはレシートやクレジットカードの履歴は保管しておくようにします。
たとえ後から「それじゃあ、経費とは認められない」となってしまっても習慣づけることが大切ですし、そのカフェでメールのチェックをすれば、たとえ目に見える仕事の成果がなくても、十分経費として認められる可能性は高いからです。

税法では、「領収書がなければ経費として認めない」ということにはなっておらず、領収書はあくまで「この支出は、事業の経費である」ことを証明する証憑類に過ぎません。
レシートでも、「いつ、どこで、誰に、いくら支払、何に使った」ということが分かれば、経費として認められます。

そして、こまめに会計ソフトに金額を入力し、経費管理を行いましょう。

「freee会計」を活用している場合には、銀行やクレジットカードと連携しておけば、自動で内容が取り込まれ、仕訳まで行われるので、内容を確認するだけでOKなので、作業が大幅に効率アップします。

なお、現金払いだったのに領収書やレシートをなくした時は、手書きのメモを残しておきましょう。
税務調査の際には、本当に支出があったのか、何のための支出なのかを細かく聞かれるかもしれませんが、領収書をなくしても事業に関連する支出があったということを証明できればいいからです。
基本的には、使用目的、購入日時、購入場所、金額をメモしておくようにします。

経費で落とせるもの一覧

経費として落とせると認められる基本的なものは、以下のとおりです。

そして、税務調査に備えてその経費を支出した目的を明確にしておくことが大切です。

ここではまず、特に多い経費のポイントをご紹介していきます。

（1）タクシー代は旅費交通費or交際費

取引先に接待された時の個人事業主（法人の場合は役員）や、従業員の移動に利用したタクシー代は「旅費交通費」として経費になります。
社内の会議出席のためのタクシー代も、「旅費交通費」として経費で落とせます。

一方、取引先を接待した際の取引先の送迎、および個人事業主（法人の場合は役員）や従業員の移動に使うタクシー代は、「交際費」として処理をします。

（2）出張は「日当」も経費にできる

出張の際の交通費、宿泊費は、経費として落とせますが、この時に「出張旅費規程」を作成しておくと、これらの実費に加えて日当も費用で落とすことができます。日当は、受け取る側にとっては給与ではないので、非課税であり、社会保険料の負担も増えません。

出張旅費規程は、会社にとっても受け取る従業員にとっても嬉しい制度ですが、同規模他社と比較して同水準であることや、全従業員を対象としなければならないこと、規程は書類として保管しておくなどの要件があります。

なお個人事業主の場合には、交通費や宿泊費などの実費は経費となりますが、出張手当や日当を必要経費にすることはできません。

出張旅費規程の記載例については、下記記事でご紹介しておりますので、あわせてご覧ください。

▶ 出張手当とは｜勘定科目は？必要な要件は？税金はどうなる？

（3）残業の食事代は要件あり

残業した際の食事代を会社が負担した場合には、その食事代は福利厚生費として経費で落とすことができます。
ただし、福利厚生費でも一定の額を越えたり一部の従業員だけを優遇したりすれば、給与とみなされます。給与とみなされば、所得税がかかり源泉徴収が必要となりますので、注意が必要です。税務調査で給与と判断された場合には、源泉所得税の徴収漏れとなり、延滞税に加えて本来納税すべき金額の10％が課税されてしまいます。
福利厚生費についても、全従業員が対象であること、金額が常識の範囲内であることが必要ですし、その点に配慮しながら領収書にメモ書きしておくことをおすすめします。

（4）家族への給与はケースバイケース

個人事業主の場合、家族に手伝ってもらうケースも多いでしょう。
白色申告の場合に、配偶者および親族に対して支払う給与を「専従者給与」といい、青色申告の場合に、配偶者および親族に対して支払う給与を「青色事業専従者給与」といいます。
白色申告の場合には、専従者控除額は、配偶者の場合で86万、その他の親族の場合には、50万円と制限がありますが、青色申告の場合には、常識の範囲内の報酬であれば、その全額を経費として落とすことができます。

なお、法人の代表取締役の家族を雇って支払った給与についても、常識の範囲内であれば全額経費となります。

（5）経営者1人の旅行も経費になる

福利厚生費では、社員旅行も認められており、税制上一定の要件を満たせば、福利厚生費として経費で落とすことができます。
一定の要件とは「4泊5日以内」であり「従業員の50％以上が参加すること」です。
家族だけで事業を行っている会社でも、この要件を満たしていればOKです。

それでは、一人会社や経営者1人で旅行する場合はどうでしょうか。
この場合も、単なるプライベートの旅行であれば、経費で落とすことはできませんが、その旅行が事業に関連するものであれば、経費として落とすことができます。
1人で旅行する場合でも、「マーケティングのため」「現地視察のため」など。業務に関連する目的があれば、経費になります。
ただし、実際に業務に関連する視察を行わなければならないのはもちろんですし、出張中の記録も残しておくようにしましょう。

（6）修繕費は全額経費とならないことも

修繕費は、一括して経費で落とせる場合と、数年間で減価償却しなければならない場合があります。
修繕費として処理するのは、有形固定資産（建物など）が使用や時の経過によって故障したり汚れたり、機能や性能が低下したりしたために、原状回復して本来の機能を維持するための支出です。
しかし、修繕をした結果、原状回復以上に建物などの価値が高まった場合には、修繕費で全額を経費として計上することはできません。

修繕することで、その資産の価値を高めることを「資本的支出」といい、その支出額を取得原価に加えなければならず、減価償却期間で減価償却をしていかなければなりません。

1回の支出が20万円未満のもの・3年以内の周期で行われるものは、修繕費か資本的支出かにかかわらず、修繕費となります。

修繕費か資本的支出か明確でない場合には、60万円未満ならすべて修繕費となり、前期末の取得価額の10％以下の支出はすべて修繕費となります。

修繕費か資本的支出かで、全額を経費にできるか否か異なってきますので、そのあたりを意識して工事等を行うことをおすすめします。なお、その場合にも、修理の内容など記録しておく必要があります。

▶ 修繕費とは｜資本的支出との違いは？

（7）交際費と会議費の違いは？

取引先を接待するためにかかった費用は、交際費、社内での会議や取引先との打ち合わせでかかった費用は会議費として経費で落とすことができます。

つまり、打ち合わせをしながら食事をとる場合、その飲食代は「会議費」として認められるわけです。

従業員や取引先と一緒にランチを取った場合には、交際費として経費計上することもできます。
税務上、1人あたり1回5,000円以下の飲食費は、一定の要件の元で交際費から除外されますので、交際費と区別して会議費で処理する方が効率的です。
したがって、1人5,000円を超える飲食代は交際費、1人5,000以下の飲食代であれば会議費として覚えておくとよいでしょう。

ちなみに、法人の場合には、交際費として計上できる金額に制限がありますので、注意が必要です。資本金1億円以下の法人は、年間800万円まで、もしくは接待飲食代の50％のうちいずれか多い金額を損金扱いすることができます。

また、従業員の食事代については、①従業員が1食あたり半分以上を支払うこと、②月3,500円以内であることという要件を満たせば、福利厚生費として処理することもできます。

（8）雑誌やゲーム機、経費にできる？

業務に関係のある書籍や雑誌は、当然経費で落とすことができます。
業界や世間の動向を知るための書籍はもちろん、一般的な週刊誌でも経済の動向を知るための重要なツールですから、費用として認められます。

ゲーム機やスマホゲームの課金も、ケースバイケースで経費として認められます。
プログラマーやソフト開発の仕事をしている人はもちろん、「顧客にゲーム好きな人が多い」というケースでも、顧客との話題づくりに必要となりますから、経費で落として問題ないでしょう。

（9）自宅の光熱費やワーケーションは経費？

個人事業主で、自宅で仕事をしている場合には、家賃、光熱費、通信費等のうち、仕事に使っている部分とプライベートで使っている部分を按分し、仕事で使っている部分を経費で落とすことができます。

また、最近はコロナ禍をきっかけとしてワーケーション（リゾート地で仕事をすること）を行う人も増えましたが、ワーケーションといっても仕事は仕事ですから、仕事に関連する支出は経費で落とすことができます。

ただし、ワーケーションとは名ばかりで、実はただ観光をしていたというケースは業務として認められませんから、そのような場合には、福利厚生費で処理をすることを検討しましょう。

（10）仕事で使うスーツ、経費になる？

仕事で必要となるスーツは、一定の要件を満たせば、経費で落とすことができます。
業務で使う制服はもちろんですが、スーツはいわば業務を行う上でのユニホームですから、きちんと説明ができれば経費で落とすことができます。

ただし、社長がオーダースーツ仕立てる場合の支出は、経費計上することはできません。「現物給与」として源泉徴収の対象となります。

つまり、スーツ代を経費で落とせるか否かは「常識の範囲内」ということになります。個々の事業の内容や状況によっても異なりますので、経費で落としたいと思う時は、税理士に相談することをおすすめします。

（11）経費で落とせる勘定科目一覧

これまでご紹介したように、経費で落とせる範囲は意外に多いものですから、落とせる経費は上手に、かつ適切に落としていくことが大切です。

以下に、経費で落とせる支出についてまとめましたので、参考にしてください。

まとめ

経費の取り扱いは、会社と個人事業では異なります。会社では認められるけど個人事業主には認められない費用、個人事業主では認められるけど会社では認められない費用というものは、多々あります。
たとえば、接待交際費は大企業では損金（税法上の経費）とは認められず、中小企業でも上限が決まっています。
一方個人事業主の場合には、業務に関連する者であれば、接待交際費に制限はありません。

また、個人事業主でも、青色申告か白色申告かで特例に違いがあり、税額が大きく変わります。

したがって、詳細については税理士に相談し、アドバイスを受けることをおすすめします。

経費について相談する

freee税理士検索では、数多くの事務所の中から、経費で落とせるものや、中小企業が活用できる特例、経理システムの効率化などについて相談できる税理士を検索することができます。
また、コーディネーターによる「税理士紹介サービス」もあるので併せてご利用ください。

税理士の報酬は事務所によって違いますので、「税理士の費用・報酬相場と顧問料まとめ」で、税理士選びの金額の参考にしていただければと思います。

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