取引先企業の経費を立替えた場合の仕分けや領収書について
役員がある業務を行い請求書を作成しようとしたところ「旅費交通費（新幹線代と荷物の発送料）は立替払いにしてくれ。領収書を送ってほしい」と申し出がありました。
こちら側はfreee上で下記の登録を済ませてしまっています。
＞新幹線の領収書をファイルボックスに登録し、「旅費交通費/￥●● 役員借入金/￥●●」で取引を登録（新幹線代を役員個人が立替えた）
＞但しこの旅費交通費は役員に返してない（まだ取引の登録のみ）
そこで質問です。
①この仕分けとは違う登録になると思いますが、この取引は削除をして無かったことにしても構わないのでしょうか？
②新たに登録する仕分けは「立替金/￥●● 現金／￥●●」で良いでしょうか？
③この立替に対する領収書が無いことなりますが（先方に渡すため）、そこは大丈夫なのでしょうか？
よろしくお願いいたします。
取引先企業の経費を立替えた場合の仕訳と領収書について、以下の通り要約します。
1. 仕訳
役員立替払いの登録済み仕訳は削除し、「立替金/●●円 現金／●●円」で新たに仕訳します。
2. 領収書
原則、領収書は取引先に渡す必要があります。
再発行可能であれば会社名で再発行し、取引先に渡すのが望ましいです。
再発行が難しい場合、領収書のコピーと立替金明細書を作成し、取引先に渡します。
社内では、領収書のコピー、立替金明細書、取引先からの依頼書、役員からの報告書、精算書を保管します。
3. 消費税
立替金は原則として課税対象外ですが、取引先が消費税納税義務者の場合、インボイスが必要となることがあります。
4. 税務上の注意点
立替金が回収されない場合、寄付金とみなされる可能性があります。税務調査に備え、証拠書類を保管し、説明できるようにしておくことが重要です。
- 回答日：2025/02/10
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