経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.48

ご質問ありがとうございます！
「役員資金」は”役員のポケットマネー”＝「役員借入金」という扱いになりますので
従業員が立て替えた分には、口座を「役員資金」でご登録は頂けません。
（従業員は役員ではありませんので、、）

仮に、従業員が立て替えた領収書を提出された際に、
その場で役員が自身のお財布から清算をしたような場合であれば
その領収書は「役員資金」でご登録いただいて問題ございません！
もしくは、会社で管理している小口現金などで清算する場合は、口座を「現金」でご登録する形となります。

従業員立替の領収書分を給与支給時などで精算するのであれば、
ご登録いただく際に「決済」の部分を「未決済」でご登録いただきます。
「未決済」状態でご登録いただくと口座の選択がなくなり、代わりに「未払金」という形で一旦残ります。
これは、その場では従業員さんに立替分を清算せず（＝未決済）、
給与支給時にその未払金の精算が完了することを意味した登録方法です。

給与の支給時に、清算分の金額を「未払金」という勘定科目でご登録いただければ
従業員さんに立て替えたいただいた分の精算が完了した、という流れとなります。

また、売上や経費などの各取引をご登録いただく際には
帳簿上でしっかりと取引の内容が分かるような登録をしていただくことが必要となります！
課税事業者（消費税を納める事業者）は下記の通り、作成・保存義務がございますし、
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6621.htm

その他にも　
・税務調査の際、調査官が内容の確認が困難になる、また「きちんと管理できているのか」といった心証に繋がる。
・今後、同じ勘定科目、金額の取引が発生した際、第三者でも正確に取引の内容を確認・区別できるようにするため。
といった理由が挙げられます！

ご質問にある通り、取引先、品目をつけていただく、
それ以外の内容は「備考」欄がフリーに使えますので、ぜひご活用ください！
何かご不明な点がございましたらお気軽にお問合せ下さい。
初回無料相談でご対応しております。
それでは、よろしくお願い致します！

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• 回答日：2021/08/19
• この回答が役にたった：1

freeeのこちらのヘルプが参考になると思います。
役員以外が立て替えた場合は未決済取引で登録し、精算時に決済を登録します。
https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/204893440--%E6%B3%95%E4%BA%BA-%E7%A4%BE%E5%93%A1%E3%81%8C%E6%B3%95%E4%BA%BA%E3%81%AE%E6%94%AF%E5%87%BA%E3%82%92%E7%AB%8B%E3%81%A6%E6%9B%BF%E3%81%88%E3%81%9F%E5%A0%B4%E5%90%88%E3%81%AE%E8%A8%98%E5%B8%B3%E6%96%B9%E6%B3%95

タグはあくまで補助的な機能ですので、決算申告をする際の必須項目ではございません。

• 回答日：2021/08/13
• この回答が役にたった：1