取引先への請求書の送付について
お世話になっております。質問させていただきます。
私の親は大工で一人親方をしており、パソコンが使用できません。これまで手書きで紙に書いた請求書を取引先に郵送しておりました。インボイスは登録してあります。 今後は切手代がもったいないのでデータで取引先に送りたいのですが、手書きで紙に書いた請求書をiphoneのメモ帳の長押しから書類をスキャンし、請求書をPDF化して取引先へラインやメールなどで送った場合、電子帳票保存法的に大丈夫でしょうか。
他に問題はございますでしょうか
ご連絡お待ちしております。
ご質問ありがとうございます。取引先への請求書をデータで送る際の電子帳簿保存法やその他の注意点についてお答えします。
1. 電子帳簿保存法の適用について
- インボイス制度では請求書の保存が義務付けられていますが、データ形式の請求書も問題ありません。ただし、電子帳簿保存法に従う必要があります。
- 手書きの請求書をiPhoneのメモアプリでスキャンしてPDF化し、取引先に送付する場合でも次の要件を満たせば問題ありません。
1. 真実性の確保: スキャンデータが改ざんされていないことを証明できる状態で保存する。
- メールやLINEで送信した場合、送信記録を保管することで改ざんのリスクを下げられます。
2. 可視性の確保: 請求書の内容が容易に確認できる形式で保存されている。
- PDF形式であれば問題ありません。
2. 保存方法について
- 取引先に送る際だけでなく、自社側でも請求書の控えを電子データとして適切に保存する必要があります。
- クラウドサービス（例: Google Drive、Dropbox）や専用の会計ソフトを使用することで、安全に保存できます。
3. PDF送付における利点と注意点
- 利点:
- 郵送代の削減。
- インボイス番号や取引内容が明確に残せる。
- 注意点:
- 取引先の担当者がLINEやメールでの受け取りに同意しているか確認してください。
- PDFのファイル名をわかりやすく命名する（例: 「2024年12月_請求書_会社名.pdf」）。
- 送付時に取引先に確認連絡をすることで、受け取り漏れを防ぐ。
4. 他の問題点や改善案
- 法的な保存期間: 請求書は基本的に7年間保存する義務があります。電子データの場合でも同様です。
- 手書きスキャンの見やすさ:
- 手書きのスキャンが読みづらい場合は、代わりにスマホ用の無料請求書作成アプリ（例: Misoca、freee請求書）を使用するのもおすすめです。これにより、簡単にプロ仕様のPDFを作成できます。
まとめ
手書きスキャンのPDFをLINEやメールで送ることは電子帳簿保存法に違反しませんが、保存方法や受け取り側の同意をしっかり確認することが重要です。手間を減らしたい場合は、請求書作成アプリの利用もご検討ください。
- 回答日：2024/12/13
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