電子帳簿保存法への対応について
当社では、受領した「請求書」「領収書」をスキャナ保存の対象にしています。
社内ルールはfreeeのひな形をベースにしており、データの改ざん防止の手続きも策定しています。
また、同期機能で銀行口座やクレジットカードの明細を取得し、取り引き登録を行っています。
以下の事例について、対応をご教授いただけると助かります。
1.リアル店舗で法人カード支払いを行い「クレジットカード売上伝票」と「領収書」を受領。
①同期明細があるため「クレジットカード売上伝票」と「領収書」の両方を紐づけずに手元保管だけで良いでしょうか?
②それとも、これらをスキャナ保存し、取り引きと紐づける必要があるのでしょうか?
2.ネット通販で法人カード支払いを行い「領収書」がPDFで発行された。
①同期明細があるため「領収書」を紐づけずに手元保管だけで良いでしょうか?
②それとも、PDFを保存し、取り引きと紐づける必要があるのでしょうか?
3.月額利用料の口座振替を行っており、「ご請求明細」と「預金口座振替のお知らせ」を受領。
①同期明細があるため「ご請求明細」と「預金口座振替のお知らせ」の両方を紐づけずに手元保管だけで良いでしょうか?
②それとも、これらをスキャナ保存し、取り引きと紐づける必要があるのでしょうか?
4.月額利用料のクレジットカード引き落としを行っており、引き落とし完了のメールを受領。
メール記載のマイページにログインすると「領収書」PDFがダウンロードできます。
①同期明細があるため「領収書」PDFをダウンロードしなくても良いでしょうか?
②それとも、PDFをダウンロードし、取り引きと紐づける必要があるのでしょうか?
5.取引先の発行した紙の「請求書」を受領し、指定通りに入金手続きし支払いを済ませた。
①同期明細があるため「請求書」を紐づけずに手元保管だけで良いでしょうか?
②それとも、「請求書」をスキャナ保存し、取り引きと紐づける必要があるのでしょうか?
6.取引先からメールで「請求書」PDFを受領し、指定通りに入金手続きし支払いを済ませた。
①同期明細があるため「請求書」PDFを紐づけずに手元保管だけ良いでしょうか?
②それとも、「請求書」PDFを保存し、取り引きと紐づける必要があるのでしょうか?
宜しくお願いします。
スキャナ保存制度により、紙書類やPDFの原本保存を省略できますが、要件を満たした保存と取引との紐付けが原則です。1〜6すべてにおいて、同期明細のみでは証憑の保存義務を免れません。①ではなく②の対応、すなわち「スキャナ保存またはPDF保存し、freeeの取引と紐付ける」ことが推奨されます。特に法人カードや振替の明細は補助証憑として不十分な場合が多いため、取引の正確性・税務調査対応の観点からも証憑の電子保存と紐付けが望ましいです。手元保管だけでは電子帳簿保存法の要件を満たさず、青色申告特典の否認リスク等が生じ得ます。
- 回答日:2025/07/02
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