役員が立て替えた費用の清算をする際の書類について
当社は小さい法人でして、役員が会社の支払いを立て替えているケースがあります。
立替金を法人から役員に払い出す時に、立替金精算書を作っておくと税務調査の際に厄介ごとになりにくいと伺いました。
立替金精算書には必要な項目などがあるのでしょうか？
もしフォーマットのようなものがあれば教えていただきたく存じます。
＞もしフォーマットのようなものがあれば教えていただきたく存じます。
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＞立替金を法人から役員に払い出す時に、立替金精算書を作っておくと税務調査の際に厄介ごとになりにくいと伺いました。
＞立替金精算書には必要な項目などがあるのでしょうか？
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こちら前提として『事業に関連する経費』である必要があります。
ちなみにどのようなものを立替されていますか？
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もしよければ、メッセージいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
- 回答日：2024/10/20
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立替金精算書に必要な項目は以下の通りです：
立替者の氏名または名称：役員が立替払いした場合、その氏名を明記します。
立替の対象となる経費の詳細：商品の発送費用、撮影に必要な道具（例えばマネキン）、倉庫管理用の棚など、具体的な購入品やサービスの内容を記載します。
取引の日時：立替えが発生した時点の具体的な日時を記録します。
金額および消費税：立替えた金額を、消費税を含めた総額で記載します。
支払先の詳細：クレジットカード明細や領収書に基づいて、取引先名や支払先、住所などの情報を記載します。
立替の理由または目的：法人にとって必要かつ正当な支出であることを説明します。
これらの項目を含めた立替金精算書を作成し、すべての領収書や関連書類と一緒に保管しておくことが推奨されます。
- 回答日：2024/10/16
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役員が立て替えた経費を精算する際には、税務調査に備えて立替金精算書を適切に作成することが重要です。立替金精算書には特定のフォーマットはないものの、必要な項目を明確に記載することが求められています。これにより、法人の支出として正当性が認められ、税務調査の際のリスクを軽減できます。
- 回答日：2024/10/16
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ECに関する業務ということで、税務上問題ないものと考えます。
ただし、法人口座で入出金することが原則ではあります。
- 回答日：2024/10/16
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再度ご質問ありがとうございます。
結論から申し上げると、内容を確認しましたが、どれも法人の業務に関連しており、立替金精算書を適切に作成しておけば、税務調査時に問題となることは少ないと考えられます。
具体的に言うと、以下のような経費は法人のためであることが明白です。
①商品発送の送料
役員の方が発送を担当し、実際に支払っている送料は法人の事業に必要な経費です。立替金精算書にしっかり記載し、領収書などの証拠を添付しておけば問題ありません。
②商品写真撮影のためのマネキンの購入
これはネットショップの商品撮影のために使われるものですので、明らかに業務に必要な経費です。領収書とともに立替金精算書に記載しましょう。
③倉庫管理のための棚の購入
棚の購入も事業のための支出であることが明らかです。これも同様に立替金精算書に記載し、領収書を添付してください。
- 回答日：2024/10/15
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結論から申し上げると、特に決まった形式はありませんが、下記の項目を含めたシンプルな表形式で作成すれば問題ありません。役員が立て替えた経費が法人のためのものであり、適切に処理されたことを証明するためにも、領収書の添付を忘れないようにしましょう。
役員が会社の支払いを立て替えている場合、税務調査でトラブルを避けるために、立替金精算書を作成しておくことは非常に重要です。
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立替金精算書には、以下の項目を含めることで、税務調査の際にも安心できる資料となります。
1.精算日：精算を行った日付
2.精算者名：立て替えを行った役員の名前
3.立替日：実際に役員が立て替えた支払日
4.支払先：立替金の支払先（取引先や店舗の名前）
5.内容・目的：何のための支払いか（会議費、交通費、接待交際費など）
6.金額：立て替えた金額（領収書や請求書のコピーが添付できればさらに良いです）
7.支払い方法：現金やクレジットカードなど、どの方法で立て替えたか
8.領収書の有無：立替えに対する領収書の有無を明記
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何か他にご質問があれば、いつでもご相談ください。
- 回答日：2024/10/15
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教えていただきありがとうございます。
内容は主に以下のようなものです。
（当社はネットショップを運営しており発送や商品写真の撮影があります。）
・商品発送の際の送料（役員が発送の役割も担当しており発送方法によっては配送業者に持ち込んでその場で支払っております。）
・商品写真を撮影するためのマネキンの購入
・商品を倉庫で管理する際の棚の購入
このように法人のためであることが明白なものであれば、立替金精算書をちゃんと作っておけば税務調査の際に心配する必要はないでしょうか？投稿日：2024/10/15
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フォーマットはありませんが、
日付
支払先
支払内容
金額
インボイス番号
などを記載しておくと良いと考えます。
また、備考欄などに、
接待である場合などについては、
接待先の氏名、人数などを記載しておくと良いと考えます。
金額的に大きい場合には、事業との関連性を記載する会社もあります。
- 回答日：2024/10/15
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役員との取引となるため、特に注意が必要です。
正当な取引について、
定期同額の役員報酬ではなく、役員賞与などとして認定されないように注意が必要です。
- 回答日：2024/10/15
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教えていただきありがとうございます。
内容は主に以下のようなものです。
（当社はネットショップを運営しており発送や商品写真の撮影があります。）
・商品発送の際の送料（役員が発送の役割も担当しており発送方法によっては配送業者に持ち込んでその場で支払っております。）
・商品写真を撮影するためのマネキンの購入
・商品を倉庫で管理する際の棚の購入
このように法人のためであることが明白なものであれば、立替金精算書をちゃんと作っておけば税務調査の際に心配する必要はないでしょうか？投稿日：2024/10/15
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