電子帳簿保存法の「受領から約70日以内」に保存が出来なかった場合の扱いについて
12月末に一人法人を設立（登記完了）、先日ようやくfreeeを契約しこれまで溜めていた紙の領収書のスキャン・保存を始めたところですが「受領から2か月と7日以内に保存すること」を今更ながら知りました（通常は7日以内とも）。
9、10月頃からのいわゆる創立費、開業費にあたる紙領収書があり、11月には設立前に仕事が入ってしまいそれに関わる紙領収書があるなど、2か月前のものが多くあります。
そこで下記質問です。
①このような場合、規程の保存期間を超えた領収書は経費として認められないのでしょうか？
②罰則があると書かれているサイトが多くありますが、既に罰則対象者でしょうか？また罰則の内容などのようなものでしょうか？
③紙の領収書は手元にあるのでそれで代用ができるのでしょうか？（ただ”紙の扱い”は電子帳簿保存法に反すると思いますが・・・）
④上記③で認められたとして、すでにアップした領収書は消すべきでしょうか？
何をどのようにすれば良いのか分からなくなりました。
お手数ですが宜しくお願い致します。
設立準備中の個人にも「7日以内ルール」が適用されるかは明確な基準がなく、実務では紙の領収書を保存しておけば問題ないケースが多いです。法人設立前の創立費・開業費に関する領収書も、適切に管理し説明できるようにしておけば認められる可能性が高いです。今後はスキャン保存のルールを守りつつ、紙の原本も保管することでリスクを最小限に抑えられます。適正運用を継続すれば問題になりにくいでしょう。
- 回答日：2025/02/19
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ありがとうございます。紙の領収書は全て管理・保存していますので最低限のラインは大丈夫だと思いますが、今後はきちんと運用をするように致します。
投稿日：2025/02/19
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① 規程の保存期間（2か月と7日以内）を過ぎた領収書でも、紙の原本があれば経費として認められます。電子保存の要件を満たさなくても、従来どおり紙での保存が可能です。
② すぐに罰則が適用されるわけではありません。電子帳簿保存法の要件を満たしていない場合、税務調査時に問題視される可能性がありますが、直ちにペナルティが課されるわけではありません。
③ 紙の領収書があればそれを保存すれば問題ありません。電子保存が義務ではないため、紙のままで保管することで対応できます。
④ すでにアップした領収書を削除する必要はありません。紙の原本と併せて保管し、今後は受領後速やかにスキャン・保存するようにすると良いでしょう。
- 回答日：2025/02/19
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■ 領収書の保存期間と経費認定について
・保存期間を超えた領収書が経費として認められないわけではありません。経費として計上することは可能です。ただし、税務調査時に証拠としての信頼性が問われる可能性があります。
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■ 電子帳簿保存法と罰則について
・電子帳簿保存法に基づく保存義務を怠った場合、罰則が適用される可能性があります。しかし、初犯の場合は指導や改善勧告に留まることが多いです。具体的な罰則は、状況により異なります。
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■ 紙の領収書の代用について
・紙の領収書を手元に保管している場合、それを証拠として使用することが可能です。ただし、電子帳簿保存法の要件を満たすためには、電子データの保存が推奨されています。
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■ アップした領収書の扱いについて
・既にアップした領収書については、特に削除する必要はありません。ただし、紙の領収書と電子データが一致しているか確認しておくと良いです。
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以上、ご不明な点がございましたらお気軽にご相談ください。
- 回答日：2025/02/17
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詳しく教えて頂きありがとうございます。今後は運用に気を付けていきたいと思います。
投稿日：2025/02/18
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対策と今後の対応
紙の領収書をしっかり保管する
紛失を避けるため、整理して保管してください。特に法人設立前後の「創立費」「開業費」にあたる領収書は、正確に区分しておく必要があります。
スキャン保存要件を意識する
今後の領収書については、「受領後7日以内」または「2か月と7日以内」を意識してスキャン保存を行い、電子帳簿保存法に準拠する習慣をつけましょう。
- 回答日：2025/01/24
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早速の回答ありがとうございます。紙原本を適正管理しておき、税務調査で指摘されても説明が出来るようにします。
やや解せないのが、「７日以内ルール」は設立準備中の個人にも適用されてしまうのかどうか・・・。多くの書籍やサイトには「領収書は取っておくように」とあるものの、厳密には「スキャンをしておくように」となりそうな気がします。
いづれにしても今後は適正運用を行います。ありがとうございます。
投稿日：2025/01/24
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④アップした領収書は消すべきでしょうか？
いいえ、消す必要はありません。
紙の原本を保存している場合、スキャンデータは参考資料として残しておいても問題ありません。むしろ、税務調査が入った際に「スキャン保存の要件は満たしていないが、紙の原本を保管している」と説明すれば、信頼性が高まる可能性があります。
- 回答日：2025/01/24
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③紙の領収書で代用は可能ですか？
はい、可能です。
電子帳簿保存法は電子データ保存のルールを規定した法律ですが、紙の原本が存在していれば、紙での保存でも経費計上が認められます。ただし、紙の領収書の場合も、税法上の保存義務（法人税法では7年間）を満たすよう、整理して保管してください。
- 回答日：2025/01/24
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②罰則の対象者でしょうか？罰則内容は？
現段階で罰則の対象となるかどうかは、以下の点に依存します：
電子帳簿保存法に基づく申請・届出を行っているかどうか。
保存要件を守る努力を怠っていないかどうか。
現状、法定要件を満たしていない状態で電子データ保存が行われているため、税務調査で問題視される可能性はあります。ただし、罰則が即適用されるわけではなく、説明責任を果たし、修正申告などで対応する余地があります。
罰則内容：
電子帳簿保存法に違反した場合、最悪の場合は青色申告承認の取消しや、過少申告加算税が課される可能性があります。ただし、意図的な不正ではなく、単なる手続きミスであれば、指導の段階で済むことが一般的です。
- 回答日：2025/01/24
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①保存期間を超えた領収書は経費として認められないのでしょうか？
保存期限を過ぎた電子データ（スキャンした領収書）は、電子帳簿保存法の要件を満たしていないため、厳密には電子データとしての保存が認められません。しかし、紙の領収書が手元にあれば、それを原本として保存することで、経費として認められる可能性があります。
したがって、紙の領収書を正しく保管していれば、経費申請そのものが否定されるわけではありません。ただし、税務調査が入った場合、説明を求められる可能性があります。
- 回答日：2025/01/24
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