電帳法の保存対象書類について
弊社は自動車部品を手掛ける製造業の会社です。材料の仕入先調達する際に電帳法対応により保存する書類がどのように変わるのか質問させてください。
材料購入は①~④のような流れで注文書を使って進めております。
①仕入先が作成した注文書を紙または電子で受領
➁社内で購入の決裁
③決裁承認後、社印を押印
④押印済注文書(紙)を発送
現在は①で先方に作成いただいている「押印前の注文書」を社内保管しているのですが、24年1月以降は④の「押印済注文書」をスキャナ保存する必要があるのでしょうか？もしくは①と④の双方を保管する必要があるのでしょうか？お手数おかけしますがご回答よろしくお願いします。
具体的なことがまだはっきりしていない状況ですので、電子保存であれば、どちらも保存しておいた方が良いと思います。クラウドサインであれば、クラウド上に保存されているわけですから、受信メールも保存するということで良いと思います。
- 回答日：2023/05/12
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24年1月以降は、電子取引は電子のまま保存する必要があります。
それ以外の取引は紙のままでも問題はありません。
したがって、①の注文書を電子で受領した場合は、電子のまま保存する必要があります。どんな形であれ電子のまま保存してあれば、いままで通りの紙保存との併用で大丈夫です。
とりあえず電子のまま保存し、あとは様子をみる方が良いかと思います。最近は、後から猶予処置が出てくることが多いですので。
- 回答日：2023/05/11
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回答ありがとうございます、ちなみにクラウドサイン等を活用し④もメール送付になった場合は①か④かどちらかを注文書として保管しておけばよいということでしょうか？
投稿日：2023/05/11
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