税務調査に関する質問｜質問No.124

はじめまして。
EC事業を実施されているとのことですので、注文書についてはおそらくもともと電磁的記録データ（紙ではない）状態で存在しているという前提で回答いたします。

取引情報のやり取りが紙ではなく（ネットなどを利用し）電磁的方法でで行う電子取引をされている場合には、この電子データを保存することで差し支えありません。もともと電子データで存在する電子取引かという観点がまずの判断材料となります。
紙で収受している注文書をスキャンデータとして保存し活用するような場合には、電子帳簿保存法に基づく手続きが(現状は)必要です。(電子帳簿保存法改正により令和4年4月1日以降分から改正（詳細は電子帳簿保存法改正あらましをご覧ください）**)

https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm
（帳簿書類等の保存期間及び保存方法　国税庁）

**https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf
（改正電子帳簿保存法あらまし　国税庁）

• 回答日：2021/08/25
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特に電子帳簿保存法の要件を満たす場合、スキャナ保存やクラウド会計ソフトを活用するのも選択肢の一つです。
運用方法によって最適な方法が異なるので、現在の保存状況を確認しつつ進めるとよいでしょう。

• 回答日：2025/02/16
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④検索性の確保
注文書を整理し、注文日・注文番号・顧客名などで検索できるようにしておくと、後で参照しやすくなります。
OCR機能（テキスト検索可能なPDF）を活用すると便利。

• 回答日：2025/02/16
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③バックアップとセキュリティ
クラウドストレージ（Google Drive、Dropbox、OneDrive など）や、外付けHDDにも定期的にバックアップを取る。
パスワード管理を行い、不正アクセスを防ぐ。

• 回答日：2025/02/16
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②保存の方法と期間
法人の場合：注文書（取引関係書類）は7年間保存が必要（中小企業は場合により5年）。
個人事業主の場合：青色申告なら7年間、白色申告なら5年間。
データの改ざん防止：PDFの訂正・削除履歴を管理するか、タイムスタンプを付与するとより確実。

• 回答日：2025/02/16
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①法的要件の確認
電子帳簿保存法（電帳法）に対応する場合、保存方法に要件があるため、適切なフォーマットで保存する必要があります。
消費税の仕入税額控除のためには、適格請求書（インボイス）を発行・保存する必要がある場合があります。

• 回答日：2025/02/16
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お客様からの注文書をPDF形式で保存することは、電子帳簿保存法において認められています。ただし、電子データとして保存する場合、以下の要件を満たす必要があります。

真実性の確保：データの改ざん防止のため、タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が確認できるシステムの使用などが求められます。

可視性の確保：保存したデータを速やかに表示・出力できる環境の整備や、取引年月日、取引先、金額などで検索できる機能の確保が必要です。

これらの要件を満たすことで、PDFでの保存が適切と認められます。詳細な保存方法や要件については、専門家に相談されることをお勧めします。

• 回答日：2025/02/04
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令和4年1月1日から、電子取引については、電子データが原本になりますので、フォルダとかに日付順で整理しておいたほうがいいですね。

• 回答日：2021/09/18
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