経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.18885

再発行の依頼をすることが望ましいですが、
実際の出金が通帳を通してなど客観性があると説明はできるかと思います。その経緯については、まとめておくと良いかと考えます。

• 回答日：2025/04/12
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お世話になっております。田中紳太郎税理士事務所の田中紳太郎と申します。

このようなケース、実務でもときどき発生しますね。以下、ご質問の件について税務・会計上の対応方法をまとめます。

📌結論：出金伝票による支出の証明は「代用」として可能。ただし注意点あり
領収書が見当たらない場合、出金伝票や振込明細、メール等のやりとりを組み合わせて合理的な支出証明を行えば、経費として認められる余地があります。
ただし、「領収書が発行されているのに見当たらない」という点があるため、自社だけの伝票では弱い面があります。

✅対応の流れとおすすめ手順
①相手法人に再発行できないか丁寧に依頼
※「控えのPDFやスキャンデータでも構わない」と伝えると、再発行に応じてもらえることがあります。
これが最も望ましい解決策です。

②再発行不可なら、以下の代用書類を整える
出金伝票（支払日・金額・相手法人名・業務内容など記載）
支払に関する振込明細（ネットバンキングの画面キャプチャも可）
当時の業務内容を示す契約書・業務分担を示すメールやチャット等
「相手法人から領収書をもらったが紛失した旨」の社内メモ（経理担当が記録）

大事なポイントは税務調査に備え、支出の「必要性」と「実態」が分かるよう整理することです。
内容が業務に直結し、かつ相手法人とのやりとりがあれば、形式よりも実質を重視してもらえる可能性があります。

⚠️注意点
出金伝票のみでは、水増し請求や仮装経費との区別が難しいため、必ず他の客観資料と一緒に保管しましょう。
金額が大きい場合、後日税務調査等で指摘されるリスクも考慮し、「事情説明書」や「関係資料の保存」をしておくと安心です。

どうぞよろしくお願いいたします。

• 回答日：2025/04/10
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