経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.380

　まず交通費精算書をデータで作成され、月ごとにまとめて経費登録されているということですが、会計登録をその月ごとの合計額で行っているという理解で正しいでしょうか？
　会計上の取引の登録は原則的には支出ごとに相手先や支出内容を記載する必要があります。また、交通費精算書はあくまでご自身で作成されている資料ですので、基本的には別途SuicaやICの利用記録を証憑として保管頂く必要がございます。
　最後にレンタカーの使用や自転車の駐輪場の代金についても、事業収入を得るための業務上の費用であると認められる限りは問題なく必要経費となりますので上記と同様に証憑を保管いただいた上で一つ一つ会計に反映する形としてください。

• 回答日：2021/09/28
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ご回答いたします。

交通費精算書をデータでつくり、月毎でまとめて経費登録していますがそれは問題ないでしょうか？
⇒問題ありません。
交通費精算書で日付、金額、利用目的(例えばどこのお客様の仕事をしたのかとか)、利用経路を記載しておけば十分証拠になります。

SuicaなどのICを使った場合はそちらのデータを保管しておく必要はありますか？
⇒先の通り、交通費精算書に必要な情報が記載されているのであればそれで十分かと思いますが、データを保存してあれば後で見かえすことも、必要に応じて提示することもできるので安心ですね。

現金で支払った場合などは証拠となるものはありませんがそこは何か対策が必要でしょうか？
⇒こちらも基本的には交通費精算書に必要な情報が記載されているのであればそれで十分かと思います。
ただ、新幹線のような高額な交通費は必ず領収証はもらっておきましょう。
在来線であれば、もらい忘れた分は仕方ないのですが、基本的には券売機で発行される領収証を保管するようにしましょう。

レンタカーを事業用で使った場合や自転車の駐輪場の支払い代金なども交通費精算に入れても大丈夫なのでしょうか？
⇒事業用の経費ですのでもちろん問題ありません。

ご参考になれば幸いです。

• 回答日：2021/09/27
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1:問題ないです。
2:公共交通機関の場合、経路を記載します。
3: もちろん大丈夫です。

• 回答日：2021/09/26
• この回答が役にたった：1

交通費を月ごとにまとめて経費登録することは問題ありません。ただし、SuicaなどICカード利用分は、利用履歴をダウンロードして保管するのが望ましいです。現金払いの場合は、可能な限り領収書を受け取るか、交通費精算書に詳細を記載し、支払いの事実を明確にしましょう。レンタカー費用は事業利用部分のみ経費計上可能で、駐輪場代も事業用であれば交通費として計上できます。証拠書類の保管を徹底することが重要です。

• 回答日：2025/02/17
• この回答が役にたった：0

■ 交通費の経費登録について

① 交通費精算書を月ごとにまとめて登録しても問題ないか？
→ 問題ありません。

月ごとにまとめて登録する方法でも、経費計上は認められます。
ただし、個別の証拠書類（領収書、ICカード履歴など）を保管することが重要 です。
② SuicaなどのICカード履歴の保管が必要か？
→ 必要です。

ICカードの利用履歴（モバイルSuicaや駅の券売機での履歴印字）を PDFやスクリーンショット で保管しておくことが推奨されます。
交通費精算書だけでは証拠として不十分とされる可能性があるため、ICカードの履歴を補完資料として保管しておくと安心です。
③ 現金払いの場合の証拠は？
→ メモや記録を残すことが対策となる。

電車・バスの現金支払いは 領収書が出ない ため、出金伝票（freeeならメモ機能）を利用して記録を残す。
記載例:
日付・交通手段・金額・目的地・利用目的（クライアント訪問等） を明記する。
「2024年2月10日 バス代 210円 クライアントA訪問のため」
④ レンタカーや駐輪場も交通費に含められるか？
→ 含めてもOK。

レンタカー代 → 交通手段として使用する場合、交通費でOK。
ただし、長期間借りる場合は「車両費」や「リース料」にすることも可能（数日程度なら交通費で問題なし）。
駐輪場代 → 事業用での移動なら交通費として計上OK。
ただし、自宅近くの駐輪場など 事業とは無関係の駐輪費用 は対象外。
まとめ
月ごとにまとめて交通費精算書を登録するのは問題なし。
SuicaなどICカード履歴はデータで保管推奨。
現金払いの際は「出金伝票」やメモを残しておく。
レンタカーや駐輪場代も交通費として計上OK。
この対応で、税務調査などがあった際にもスムーズに対応できます。

• 回答日：2025/02/11
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