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電子帳簿保存法と書類の鍵(パスワードをかけること)について

お世話になります。
電帳法では電子データで受領した書類は、電子データのまま保存と言う決まりになりましたので、freeeを活用して取引に添付することで、要件を満たした運用をしていこうと導入を進めている段階です。

取引先より発行されたPDF請求書で、人事関係者以外には閲覧不可としたい明細が記載されているものがあります。
現状、紙処理では会計処理は明細をつけずに証憑とし、印刷したものを人事部のみ閲覧可能なキャビネットに保管しております。
このPDFをfreeeの[取引]に添付すると、仕訳帳や取引が閲覧可能な権限のある者は、添付書類も閲覧できるようになってしまうため、困っています。
PDFの明細部分を削除・明細部分をマスキング・パスワードをかける 等の加工を行うことは、データの加工として電帳法の要件を満たさない形になるのでしょうか。
あるいはPDFをパスワードをかけたZIPに圧縮してfreeeに登録したいのですが、現状は登録できないようです。
何かいい方法はないか、ご教授いただければ幸いです。

佐野会計事務所

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税理士(登録番号: 148499), 公認会計士(登録番号: 017264)

PDFの内容を削除したりマスキングするのは加工に相当し要件を満たさない可能性が高いです。一方でPDFファイルに「文書を開くためのパスワード」をかけることは加工には当たらないと思慮します(個人的な見解です)。

もしくは、下記の方法で要件を満たした上で、アクセス権が制限された(ファイルサーバ等の)フォルダに当該ファイルを保存する方法が考えられます。
・ファイル名を工夫するなどにより検索機能を確保する
・訂正削除の防止に関する事務処理規程を作成し運用する
詳細は下記Q&Aの問12などご参照ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

なおこの場合、freee上の取引と当該ファイルを何らかの方法で関連付けておくことは(電帳法で要件として求められないとしても)経理上の作法として必要かと思います。
また、この方法はスキャナ保存の文書には適用できないことにご留意ください。あくまでも電子で受領した文書のみが対象です。
以上ご参考になれば幸いです。

  • 回答日:2022/06/15
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【スタートアップ支援・創業支援】明治通り税理士法人

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明治通り税理士法人より回答させていただきます。

freee会計を利用するにあたり操作・閲覧範囲を分けたい場合は
設定画面の権限管理からメンバーの権限変更が可能です。
権限は下記5種類に区分されております。
(管理者権限)(一般権限)(取引登録のみ)(閲覧のみ)(申請・承認)

例えば
人事関係者の方を(管理者権限)(一般権限)
その他の方を(取引登録のみ)(閲覧のみ)(申請・承認)
このように権限を設定していただくと請求書を取り込むファイルボックスの
操作・閲覧の利用に制限をかけることができます。

さらに細かく権限を設定したい場合は
ベーシックプラン以上であれば権限を作成することも可能です。
細かい権限の項目について下記のURLが参考になるかと思います。

URL
→https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/203318190
→https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/210265673

少しでもお役に立てれば幸いです。
よろしくお願いします。

  • 回答日:2022/06/15
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